La semana pasada fui a ver a mi banco por un pr\u00e9stamo personal. Le cont\u00e9 con bastante orgullo que era el fundador de LegalProd, una start-up que desarrolla un software de gesti\u00f3n totalmente innovador para bufetes de abogados. Vale, reconozco que me dio un poco de grima cuando dijo “\u00bfsoftware para abogados? \u00a1Pero si siguen usando papel y dict\u00e1fono! (Debe de haber estado leyendo Les Fourberies de Scapin durante sus vacaciones…)”. <\/p>\n
Al principio no quise discutir, ella piensa lo que quiere, pero yo s\u00e9 de abogados y mis productos venden. Y entonces, al cabo de unos segundos, me dije: \u00a1no! Tienes que explicarle por qu\u00e9 la innovaci\u00f3n y la tecnolog\u00eda ocupan el lugar que les corresponde en la empresa: \u00a1lo que est\u00e1 en juego es tu pr\u00e9stamo! <\/p>\n
As\u00ed que s\u00ed, la abogac\u00eda no es la m\u00e1s digitalizada, pero lo importante es que una vez constatado este hecho y formulada la famosa pregunta “\u00bfPor qu\u00e9?”.<\/p>\n
\u00bfPorque los abogados son demasiado viejos? No, las estad\u00edsticas muestran que la poblaci\u00f3n es cada vez m\u00e1s joven. <\/p>\n
\u00bfPorque se pierden r\u00e1pidamente cuando utilizan la tecnolog\u00eda? No, al contrario, vete a los bufetes y ver\u00e1s a todos los abogados, con el tel\u00e9fono en la oreja o chateando con sus contactos en Whatsapp y con un port\u00e1til bajo el brazo. <\/p>\n
\u00bfPorque la tecnolog\u00eda no tiene cabida en la abogac\u00eda? \u00a1No, al contrario! La tecnolog\u00eda es una verdadera fuente de desarrollo para las empresas. <\/p>\n
Un programa dise\u00f1ado para empresas no tiene por qu\u00e9 adaptarse a las necesidades de un bufete de abogados. La gesti\u00f3n de expedientes, el acceso a la informaci\u00f3n y la comunicaci\u00f3n con los clientes requieren funciones espec\u00edficas. As\u00ed que la idoneidad de una herramienta se juzga en funci\u00f3n de estas necesidades concretas, m\u00e1s que solo por su promesa de modernidad. Las herramientas disponibles y las pr\u00e1cticas del bufete deben poder combinarse para facilitar el trabajo diario. <\/p>\n
\u00bfQu\u00e9 ha cambiado hoy?<\/p>\n
En los \u00faltimos a\u00f1os, LegalTech se ha centrado en las necesidades reales de los abogados en todas sus actividades: HRIS, traducci\u00f3n, asistencia en la redacci\u00f3n, EDM, gesti\u00f3n de archivos, gesti\u00f3n administrativa del bufete, etc. y ahora Inteligencia Artificial.<\/p>\n
Los despachos de abogados empezaron a digitalizarse hace unos diez a\u00f1os y, aunque siguen estando relativamente mal equipados, han comprendido plenamente las ventajas de dotarse de tales herramientas. Sin hacer un estudio exhaustivo de todo lo que puede aportar la digitalizaci\u00f3n de una consulta, podemos centrarnos en dos elementos clave. <\/p>\n
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Probablemente me dir\u00e1 que la tecnolog\u00eda est\u00e1 deshumanizando las relaciones entre las personas, que las interacciones son cada vez menos personales y las relaciones humanas cada vez m\u00e1s distantes. Aunque estos estereotipos son dif\u00edciles de disipar, la realidad es bien distinta. La tecnolog\u00eda y la innovaci\u00f3n son, de hecho, catalizadores de las relaciones humanas. <\/p>\n
Desde hace unos veinte a\u00f1os, los consumidores han dejado de ser consumidores pasivos para convertirse en actores atentos y cada vez m\u00e1s exigentes. Quieren saber qu\u00e9 compran, qu\u00e9 productos se utilizan en el proceso de producci\u00f3n, de d\u00f3nde proceden sus compras… En definitiva, son cada vez m\u00e1s exigentes y piden transparencia. El consumo de servicios no es una excepci\u00f3n a esta regla. <\/p>\n
Las empresas, por su parte, no tienen m\u00e1s remedio que adaptarse, ya que los consumidores disponen ahora de poderosas armas para hacer triunfar o fracasar un producto, un servicio o una marca. Con Internet, los compradores punt\u00faan, eval\u00faan y utilizan las redes sociales para expresar su descontento a cualquiera que quiera escucharles. Los bufetes de abogados, como cualquier otra empresa, tienen que hacer frente a este nuevo fen\u00f3meno. <\/p>\n
El otro factor a tener en cuenta es el cambio en las pautas de consumo. Con Internet, puede decidir qu\u00e9 comprar en l\u00ednea, hacer pedidos en l\u00ednea y controlar su expediente en l\u00ednea. La llegada del teletrabajo no ha hecho sino acelerar esta tendencia. Cada vez m\u00e1s abogados me dicen que ven menos a sus clientes. <\/p>\n
Los despachos de abogados se est\u00e1n viendo muy afectados por estos acontecimientos y tienen que hacerles frente. Aqu\u00ed es donde la tecnolog\u00eda se convierte en un salvavidas. <\/p>\n
En resumen, los clientes de los abogados quieren :<\/p>\n
Para satisfacer estas necesidades, los abogados pueden recurrir a la tecnolog\u00eda para facilitar el acceso remoto a trav\u00e9s de una intranet o utilizar un sistema de chat seguro, por ejemplo.<\/p>\n
En estos ejemplos, la tecnolog\u00eda reduce la distancia entre el abogado y su cliente.<\/p>\n
Un servicio de mensajer\u00eda adecuado puede facilitar la comunicaci\u00f3n a distancia entre el abogado y su cliente, pero el mero hecho de que se denomine \u00abseguro\u00bb no elimina el riesgo de filtraci\u00f3n. El bufete debe, sobre todo, proteger las cuentas, comprobar qui\u00e9nes son los destinatarios y definir qui\u00e9n tiene acceso a la informaci\u00f3n del expediente. El cliente puede enviar una pregunta sin tener que desplazarse, sin que eso implique una respuesta inmediata por parte de su abogado. <\/p>\n
Un \u00e1rea de cliente puede permitirte seguir ciertas fases del expediente y enviar documentos a distancia. La protecci\u00f3n de estos intercambios depende, sobre todo, de la autenticaci\u00f3n de los usuarios, de los permisos concedidos y de las medidas de seguridad del espacio documental; no se debe \u00fanicamente a la existencia de una \u00abcaja fuerte\u00bb digital. <\/p>\n
Estos dos ejemplos demuestran claramente que la tecnolog\u00eda, cuando se utiliza correctamente, reduce la distancia entre un cliente y su abogado, y refuerza a\u00fan m\u00e1s la noci\u00f3n de confianza, esencial en el trabajo de un abogado.<\/p>\n
El uso de estas herramientas vuelve a situar al cliente en el centro de la relaci\u00f3n, dejando de verse como un mero n\u00famero para convertirse en un individuo \u00fanico al que prestamos atenci\u00f3n. \u00bfY sabes qu\u00e9? Eso es exactamente lo que esperan estos nuevos consumidores. En eso consiste la relaci\u00f3n con el cliente. <\/p>\n
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Ya no es necesario que el valor a\u00f1adido de un grupo supere la suma del valor de los individuos que lo componen. Los bufetes de abogados lo han entendido, y al menos mis clientes me preguntan cada vez m\u00e1s por ello. <\/p>\n
Al facilitar la comunicaci\u00f3n entre socios, un despacho puede fomentar las sinergias: compartir experiencias, identificar competencias complementarias o coordinar una intervenci\u00f3n. Estos beneficios dependen de c\u00f3mo se organicen las conversaciones y de la participaci\u00f3n de cada uno; no surgen autom\u00e1ticamente por el simple hecho de que haya m\u00e1s interacciones. La tecnolog\u00eda puede complementar las charlas informales y las reuniones, proporcionando un marco para compartir informaci\u00f3n. <\/p>\n
Sin embargo, los bufetes de abogados disponen de una mina de oro que a\u00fan no se ha explotado lo suficiente: \u00a1la red interna!<\/p>\n
Es esta red en la que tenemos que trabajar prioritariamente, pero no basta con decirlo o querer hacerlo. Si todo el mundo lo sabe y todo el mundo est\u00e1 de acuerdo, \u00bfpor qu\u00e9 no se aplica? Porque hay obst\u00e1culos que la tecnolog\u00eda puede superar con bastante facilidad. <\/p>\n
El principal obst\u00e1culo proviene de las asimetr\u00edas de informaci\u00f3n: “Si doy un contacto a uno de mis socios, \u00bf\u00e9l har\u00e1 lo mismo?” “\u00bfC\u00f3mo puedo estar seguro de que me pagar\u00e1n por una aportaci\u00f3n empresarial?” “Si doy una de mis producciones a un socio, \u00bfc\u00f3mo puedo ponerle un valor?<\/p>\n
Son preguntas l\u00f3gicas. Una herramienta puede facilitar el seguimiento de los intercambios, pero las autorizaciones para compartir y las posibles condiciones de remuneraci\u00f3n se rigen por normas que se establecen por separado dentro del bufete. <\/p>\n
Un CRM<\/a> puede ayudarte a organizar el intercambio de contactos dentro de un despacho, siempre y cuando definas los derechos de acceso seg\u00fan los roles. Ocultar el nombre o los datos de contacto a algunos socios no supone una anonimizaci\u00f3n si la persona sigue siendo identificable o puede volver a identificarse. La elecci\u00f3n de la herramienta, por s\u00ed sola, no resuelve las cuestiones relacionadas con la autorizaci\u00f3n para compartir informaci\u00f3n o la remuneraci\u00f3n derivada de la aportaci\u00f3n de clientes. <\/p>\n Por ejemplo, s\u00e9 que mi asociado tiene un contacto de RRHH en tal o cual empresa, pero no s\u00e9 qui\u00e9n es, as\u00ed que tengo que pedirle autorizaci\u00f3n para acceder a otros datos como apellidos, nombre, n\u00famero de tel\u00e9fono y direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico……<\/p>\n Este funcionamiento puede hacer que compartir contactos sea m\u00e1s claro: el socio que solicita un contacto identifica a su interlocutor dentro del bufete y el que lo comparte guarda un registro de ese intercambio. Esto puede fomentar la cooperaci\u00f3n, sin que sea algo autom\u00e1tico. Cualquier remuneraci\u00f3n o asignaci\u00f3n de la cuenta depende de los acuerdos y las normas aplicables; no se deriva del mero uso del CRM. <\/p>\n Otra herramienta fundamental dentro de un bufete de abogados es un EDM<\/a>, que permitir\u00e1 a todo el bufete encontrar precedentes o modelos de producci\u00f3n. Pero, una vez m\u00e1s, se trata de equiparse con un GED que responda a las necesidades de los abogados. <\/p>\n Pongamos como ejemplo una plantilla de documento preparada por un socio y reutilizada en otro expediente. Un sistema de gesti\u00f3n documental (GED) puede facilitar su b\u00fasqueda y adaptaci\u00f3n, siempre que se respeten los derechos de acceso y la protecci\u00f3n de la informaci\u00f3n del primer cliente. El documento debe adaptarse al nuevo expediente y revisarse. El posible ahorro de tiempo no determina ni la remuneraci\u00f3n entre socios ni los honorarios que se facturan al cliente: estas cuestiones son independientes del almacenamiento y el intercambio del documento. <\/p>\n \u00a1Y s\u00ed! Como puede ver, si queremos trabajar juntos, cada parte debe tener una ventaja al hacerlo, y debemos evitar los comportamientos de poliz\u00f3n. <\/p>\n <\/p>\n As\u00ed que no, \u00a1los abogados no son antitecnol\u00f3gicos! Por el contrario, el retraso en la digitalizaci\u00f3n que sufren hoy los bufetes se debe simplemente a que los editores de software no han considerado necesario invertir en este mercado. Afortunadamente, esos d\u00edas ya han pasado. Las Legaltechs han surgido para desarrollar productos especializados dirigidos exclusivamente a los abogados. <\/p>\n Al ver estas explicaciones, \u00a1sent\u00ed que mi director comercial se re\u00eda a carcajadas! Creo que es justo decir que he hecho mi trabajo, como se suele decir. Unos d\u00edas m\u00e1s tarde lleg\u00f3 la buena noticia: \u00a1hab\u00eda conseguido el pr\u00e9stamo! <\/p>\n <\/p>\n Si te ha gustado este art\u00edculo, no dudes en echarle un vistazo a este otro:<\/p>\n Le cabinet d’avocat, une entreprise comme une autre ?<\/a><\/p><\/blockquote>\n