Política de privacidad

LegalProd concede gran importancia a la protección de su privacidad. Por eso hemos adoptado principios comunes en nuestra Política de Confidencialidad.
LegalProd SAS, con domicilio social en 16-18 rue de Londres, 75009 París, es responsable del tratamiento de sus datos personales. El objetivo de este documento es informarte de la forma en que utilizamos y protegemos tus datos personales, así como de los motivos por los que tratamos estos datos.
Se aplica de manera uniforme a todos los servicios prestados por LegalProd, especificándose que se te podrá comunicar información adicional si fuera necesario en el caso de un pedido concreto.

I- ¿QUÉ DATOS PERSONALES TRATAMOS?

La recogida de datos personales se limita a lo estrictamente necesario (principio de minimización de datos).
Sólo recogemos y utilizamos los datos personales que necesitamos para llevar a cabo nuestras actividades empresariales y ofrecerle productos y servicios personalizados y de alta calidad.

Podemos recopilar varias categorías de datos personales suyos, en particular:

• Datos de identificación y contacto (empresa, apellidos, nombre, dirección postal y electrónica, número de teléfono, número de fax, sexo, titulación, cargo y firma);
• Información necesaria para el envío y la gestión de sus pedidos (dirección de entrega, dirección de facturación, número de IVA intracomunitario, etc.).
• Datos de identificación y autenticación, en particular al utilizar nuestros servicios (registros técnicos, rastros informáticos, información de seguridad, dirección IP);
• Datos relativos a las interacciones con nosotros en nuestros sitios web, en nuestras aplicaciones, en nuestras páginas, en las redes sociales, durante entrevistas y conversaciones telefónicas o de vídeo y en correos electrónicos).

En ningún caso recogeremos datos sensibles.
Los datos que utilizamos pueden ser recogidos directamente de ti u obtenidos de las siguientes fuentes, con el fin de verificar o enriquecer nuestras bases de datos:

• Publicaciones/bases de datos accesibles por las autoridades oficiales (Diario Oficial) ;
• Proveedores de servicios ;
• Terceros, como organizaciones de información comercial, en cumplimiento de la normativa sobre protección de datos;
• Sitios web/directorios/bases de datos/páginas de redes sociales que contengan información que usted haya hecho pública o que haya sido hecha pública por terceros.

Además, cada formulario indica :

• ¿Para qué se recogen estos datos?
• Si estos datos son obligatorios o facultativos para la gestión de su solicitud;
• Quién podrá leerlo (en principio sólo LegalProd, salvo que se especifique en el formulario que se cederá a un tercero para gestionar su solicitud);
• Sus derechos en materia de protección de datos y cómo ejercerlos con LegalProd.

II. CASOS ESPECIALES DE RECOGIDA DE DATOS, EN PARTICULAR LA RECOGIDA INDIRECTA DE DATOS

LegalProd puede recopilar información sobre usted aunque no sea cliente. La siguiente lista (no exhaustiva) es un ejemplo de las categorías de datos personales recogidos por LegalProd de no clientes, como :

• Perspectivas,
• Instruir a las partes o beneficiarios en las operaciones realizadas en relación con un cliente ;
• Empleados de nuestros proveedores de servicios ;
• Red de distribución de socios.

 

Anexos a la Política de Privacidad – Operaciones de tratamiento específicas

 

1. Tratamiento de datos sensibles – Integración con Nylas (correo electrónico, calendario y contactos)

Como parte de nuestro servicio, ofrecemos una función para sincronizar correos electrónicos, calendarios y contactos a través de la API de nuestro socio Nylas. Esta integración te permite automatizar la gestión de las citas, los intercambios de correo electrónico, la centralización de los contactos y el seguimiento de las tareas asociadas.

*Naturaleza de los datos procesados:*
– Contenido del correo electrónico (asunto, cuerpo del mensaje, archivos adjuntos)
– Información del calendario (título, descripción, fecha, hora, participantes)
– Metadatos asociados (remitente, destinatario, dirección de correo electrónico, etc.)
– *Contactos extraídos de la bandeja de entrada del correo electrónico* (nombre, dirección de correo electrónico, organización, número de teléfono, etc.)

*Nota sobre los contactos:*
Los contactos se *leen de la bandeja de entrada del correo electrónico* del usuario en el momento de la sincronización. Se *registran en la base de datos* para su uso en nuestra interfaz. *No se realiza ningún tratamiento, modificación o supresión en el propio buzón de correo electrónico*. Todo el procesamiento se realiza exclusivamente en nuestra base de datos.

*Finalidad del tratamiento:*
Los datos se utilizan exclusivamente para su visualización y sincronización en nuestra interfaz, automatizando tareas, enriqueciendo la base de datos de contactos y mejorando la productividad del usuario.

*Base jurídica:*
– Ejecución del contrato (artículo 6.1.b RGPD)
– Consentimiento explícito del usuario

*Medidas de seguridad y subcontratación:*
Los datos se transmiten de forma segura. Nylas actúa como subcontratista conforme al RGPD. Existe un contrato de subcontratación que garantiza la confidencialidad y seguridad de los datos.

*Duración del almacenamiento:*
Los datos no se almacenan más allá de lo estrictamente necesario. La desconexión provoca la eliminación de los datos sincronizados.

*Derechos de los usuarios:*
Acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad, retirada del consentimiento.

2. Uso de la inteligencia artificial (IA)

• Finalidad :

– Ayuda a la redacción
– Sugerencias de tareas y respuestas
– Análisis y extracción de datos
– Clasificación inteligente

• Tratamiento de datos :

Contenido introducido, metadatos de uso, historial seudonimizado. No se utilizan datos para generar modelos accesibles a terceros.

• Ninguna decisión automatizada :

El usuario conserva el control total. No se toma ninguna decisión legal o financiera sin validación humana.

• Base jurídica :

Interés legítimo (6.1.f), cumplimiento de contrato (6.1.b), consentimiento para determinadas funciones.

• Derechos :

Información, oposición, retirada, revisión humana.

 

3. Integración de firma electrónica – API Yousign

• Datos procesados :

– Apellidos, nombre, correo electrónico, teléfono, IP
– Contenido de los documentos a firmar
– Prueba de firma y certificados de firma

• Finalidad :

– Gestión de firma electrónica
– Provisión de pruebas legales

• Subcontratación y seguridad :

Yousign es un subcontratista certificado, con alojamiento en la UE, encriptación, eIDAS y cumplimiento del RGPD.

• Caducidad :

Conservación conforme a los requisitos legales (de 5 a 10 años).

• Derechos del usuario :

Acceso, copia, supresión (sujeta a retención legal), oposición.

III. ¿POR QUÉ Y EN QUÉ NOS BASAMOS PARA UTILIZAR SUS DATOS PERSONALES?

A. CUMPLIR CON NUESTRAS OBLIGACIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS

Utilizamos sus datos personales para cumplir diversas obligaciones legales y reglamentarias.

B. PARA EJECUTAR UN CONTRATO CON USTED O FACILITARLE INFORMACIÓN PRECONTRACTUAL

Utilizamos sus datos personales para concluir y llevar a cabo nuestros servicios, incluyendo :

• Para proporcionarle información sobre nuestros productos y servicios;
• Ayudarle con sus peticiones.

En el marco de la gestión de las relaciones con los clientes, en particular :

• Gestión y entrega de productos y servicios.

IV. ¿A QUÉ CATEGORÍAS DE ENTIDADES PUEDEN COMUNICARSE SUS DATOS PERSONALES?

Los datos personales recogidos en el marco de los servicios ofrecidos por LegalProd son tratados mediante protocolos seguros y permiten a LegalProd gestionar los datos recibidos en sus aplicaciones informáticas. Para cumplir los fines antes mencionados, podemos revelar sus datos personales únicamente a :

• Proveedores de servicios y subcontratistas que prestan servicios en nuestro nombre;
• Agentes independientes e intermediarios ;
• Red de distribución ;
• Socios comerciales ;
• Autoridades financieras, autoridades judiciales u organismos estatales, organismos públicos previa solicitud y dentro de los límites permitidos por la normativa;
• Determinadas profesiones reguladas, como abogados, notarios, auditores y agentes judiciales.

V. ¿CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SUS DATOS PERSONALES?

Conservamos sus datos personales durante el periodo más largo necesario para cumplir las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, o durante otro periodo teniendo en cuenta las limitaciones operativas. En el caso de los clientes, la mayor parte de la información se conserva durante la duración de la relación contractual y durante 10 años tras la finalización de la relación contractual.
En el caso de los clientes potenciales, la información se conserva durante 3 años desde la fecha en que se recopiló o desde nuestro último contacto contigo.

VI. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS Y CÓMO PUEDE EJERCERLOS?

De acuerdo con la normativa aplicable, usted tiene una serie de derechos:

• Derecho de acceso: puede obtener información sobre el tratamiento de sus datos personales y una copia de los mismos;
• Derecho de rectificación: si considera que sus datos personales son inexactos o incompletos, puede solicitar que se modifiquen en consecuencia;
• Derecho de supresión: puede solicitar la supresión de sus datos personales en la medida en que lo permita la ley;
• Derecho a restringir el tratamiento: puede solicitar que se restrinja el tratamiento de sus datos personales;
• Derecho de oposición: puede oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos relacionados con su situación particular. Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales con fines de prospección comercial, incluida la elaboración de perfiles asociados a dicha prospección;
• Derecho a la portabilidad de sus datos, cuando este derecho sea aplicable, usted tiene derecho a que se le devuelvan los datos personales que nos ha facilitado o, cuando sea técnicamente posible, a que se transfieran a un tercero;
• Derecho a establecer instrucciones para la conservación, supresión o divulgación de sus datos personales, aplicables tras su fallecimiento;
• Derecho a retirar su consentimiento: si ha dado su consentimiento al tratamiento de sus datos personales, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento.

Para saber cómo ejercer los derechos enumerados anteriormente, visite nuestra página “Tratamiento de sus datos personales”. De conformidad con la normativa aplicable, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente, como la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) en Francia.

VII. ¿CÓMO PUEDE INFORMARSE DE LAS MODIFICACIONES DE ESTE DOCUMENTO INFORMATIVO SOBRE DATOS PERSONALES?

En un mundo en constante cambio tecnológico, actualizaremos periódicamente este documento informativo. Le invitamos a consultar la última versión de este documento en nuestro sitio web y le informaremos de cualquier cambio sustancial a través de nuestros sitios web o por nuestros medios de comunicación habituales.

VIII. CÓMO PONERSE EN CONTACTO CON NOSOTROS

Si tiene alguna pregunta sobre el uso de sus datos personales descrito en este documento, puede ponerse en contacto con nosotros en nuestra dirección de correo electrónico contact@legalprod.com.