Datenschutzrichtlinie

1. Umgang mit sensiblen Daten – Nylas-Integration (E-Mail und Kalender)

Im Rahmen unserer Dienstleistung bieten wir eine Funktion zur Synchronisierung von E-Mails und Kalendern über die API unseres Partners Nylas an. Diese Integration ermöglicht insbesondere die Automatisierung der Verwaltung von Terminen, des Austauschs von E-Mails und der Verfolgung der damit verbundenen Aufgaben.

• Art der verarbeiteten Daten :

– Inhalt der E-Mails (Betreff, Nachrichtentext, Anhänge)
– Kalenderinformationen (Titel, Beschreibung, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer)
– Zugehörige Metadaten (Absender, Empfänger, E-Mail-Adresse usw.).

• Zweck der Verarbeitung :

Die Daten werden ausschließlich zur Anzeige und Synchronisierung in unserer Schnittstelle, zur Automatisierung von Aufgaben und zur Verbesserung der Produktivität des Nutzers verwendet.

• Rechtsgrundlage :

– Erfüllung des Vertrags (Artikel 6.1.b DSGVO)
– Ausdrückliche Zustimmung des Nutzers

• Sicherheitsmaßnahmen und Vergabe von Unteraufträgen :

Die Daten werden auf sichere Weise übertragen. Nylas handelt als Auftragsverarbeiter gemäß der DSGVO. Es besteht ein Vertrag mit einem Subunternehmer, der die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten gewährleistet.

• Haltbarkeitsdauer :

Die Daten werden nicht länger als unbedingt notwendig gespeichert. Wenn Sie sich abmelden, werden die synchronisierten Daten gelöscht.

• Benutzerrechte :

Zugang, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerruf der Zustimmung.

2. Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI)

• Zweck :

– Unterstützung beim Verfassen von Texten
– Aufgabenvorschläge und Antworten
– Analyse und Extraktion von Daten
– Intelligente Klassifizierung

• Datenverarbeitung :

Eingegebene Inhalte, Nutzungsmetadaten, pseudonymisierte Verläufe. Es werden keine Daten verwendet, um Modelle zu erstellen, die für Dritte zugänglich sind.

• Keine automatisierten Entscheidungen :

Der Nutzer behält die volle Kontrolle. Keine rechtliche oder finanzielle Entscheidung wird ohne menschliche Zustimmung getroffen.

• Rechtsgrundlage :

Berechtigtes Interesse (6.1.f), Erfüllung des Vertrags (6.1.b), Zustimmung für bestimmte Funktionen.

• Rechte :

Information, Widerspruch, Rücknahme, menschliche Revision.

3. Integration der elektronischen Signatur – Yousign API

• Verarbeitete Daten :

– Name, Vorname, E-Mail, Telefon, IP
– Inhalt der zu unterzeichnenden Dokumente
– Signaturnachweise und Zertifikate

• Zweck :

– Verwaltung der elektronischen Signatur
– Bereitstellung von rechtlichen Beweisen

• Outsourcing und Sicherheit :

Yousign ist ein zertifizierter Auftragsverarbeiter, Hosting in der EU, Verschlüsselung, eIDAS- und RGPD-Konformität.

• Haltbarkeitsdauer :

Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Anforderungen (5 bis 10 Jahre).

• Benutzerrechte :

Zugang, Kopieren, Löschen (vorbehaltlich der gesetzlichen Aufbewahrung), Widerspruch.