Guide de gestion : départements, équipes, accès, clients & fichiers

Départements & équipes

Création

Pour créer et gérer vos départements et équipes :

1. Cliquez sur votre nom et photo de profil en bas du menu (à gauche).
2. Dans le menu qui s'ouvre, cliquez sur Cabinet (juste au-dessus de "Déconnexion").
3. Vous arriverez sur la page de gestion des départements.
4. Ici, vous pouvez ajouter de nouveaux départements et ensuite créer des équipes à l'intérieur de chacun.

Ajouter une personne dans une équipe

Si une personne n'apparaît pas dans la liste pour être ajoutée à une équipe, c'est probablement parce qu'elle n'a pas été assignée au département dans son profil.

1. Allez dans Paramètres > Répertoire interne.
2. Cliquez sur la personne concernée.
3. Cliquez sur l'icône crayon pour ouvrir sa fiche.
4. Renseignez le champ « Département » puis sauvegardez.
5. Retournez dans les paramètres du Cabinet : la personne est désormais disponible et peut être ajoutée à une équipe de ce département.

Gestion des comptes bancaires

Vous pouvez définir des comptes de facturation distincts par bureau. Par défaut, un compte global est utilisé.

1. Cliquez sur votre nom et photo de profil en bas du menu, puis sur Cabinet.
2. Vous êtes sur la page des paramètres du cabinet, avec le compte de facturation global.
3. Cliquez sur un bureau existant ou créez-en un nouveau via le bouton Ajouter un bureau.
4. Cliquez sur Ajouter un compte personnalisé.
5. Remplissez les informations (SIRET, libellé, responsable, IBAN, BIC) et enregistrez.
6. Assurez-vous que les collaborateurs concernés sont bien rattachés à ce bureau dans le Répertoire interne (via l'icône crayon sur leur fiche).

Accès & autorisations

Administrateurs

• Les associés sont administrateurs par défaut.
• Un autre utilisateur doit appartenir à un département marqué comme "administrateur" pour avoir ces droits.
• Seuls un associé ou un administrateur peuvent modifier les fiches du personnel, les informations du cabinet, etc.

Validation des temps

• Pour un associé ou un administrateur : Il peut valider ses propres temps directement dans LegalDay. Le temps est alors immédiatement ajouté au tableau des temps et devient facturable.
• Pour un collaborateur : Il doit soumettre ses heures depuis LegalDay. Un associé ou un administrateur doit ensuite valider ces temps pour qu'ils apparaissent dans le tableau des temps et puissent être inclus dans une facture.

Onglets visibles selon les profils

Importer vos clients

Vous avez deux manières principales d'importer vos contacts :

• Depuis une boîte mail : Disponible uniquement pour les boîtes mail Microsoft.
• Depuis un fichier CSV : La méthode universelle pour tous les autres cas.

1. Allez dans l’onglet Base de contacts > Contacts.
2. Cliquez sur Importer des contacts.
3. Choisissez votre méthode d'import (si CSV, importez le fichier).
4. Le système détecte automatiquement les colonnes (nom, prénom, société…).
5. Ajustez les correspondances si besoin avant de valider.

Gestion des dossiers clients

Les dossiers clients

Pour créer des dossiers :

1. Allez dans l'onglet Dossier client et cliquez sur le bouton + pour créer un nouveau dossier pour votre client.
2. Ouvrez ce nouveau dossier, puis importez les fichiers et documents correspondants dans sa GED (Gestion Électronique de Documents) dédiée.

Changer le statut d'un dossier

Une fois dans un dossier client, vous pouvez modifier son état (par ex. : validé, archivé, etc.).

1. Sélectionnez un dossier client pour l'ouvrir.
2. En haut à droite, à côté des autres icônes d'action, cliquez sur l'icône avec un point ().
3. Choisissez le nouveau statut dans la liste déroulante.

Enregistrer et utiliser un modèle de dossier

Pour gagner du temps, vous pouvez enregistrer la structure d'un dossier existant comme modèle.

• Pour enregistrer un modèle : Dans un dossier client, cliquez sur l'icône "télécharger" () en haut à droite. Cela enregistre sa structure (budget, tâches, arborescence de fichiers, etc.) en tant que modèle.
• Pour utiliser un modèle : Dans l'onglet Dossier client, cliquez sur le bouton + pour ajouter un dossier, puis sélectionnez Choisir un modèle pour rappeler une structure pré-enregistrée.

Ajouter et suivre les temps

Dans un dossier client, plusieurs options s'offrent à vous pour imputer du temps. En haut à droite, vous trouverez :

• Le bouton + pour ajouter une entrée de temps manuellement.
• Le bouton pour lancer un chronomètre qui enregistrera le temps en direct.

Vous pouvez aussi aller dans l'onglet Temps pour créer des tâches et y associer des temps. Une fois qu'une tâche est marquée avec le statut Validé, le temps associé devient facturable. L'ensemble des temps enregistrés est consultable dans le Tableau des temps.

Gérer les matrices de documents

Qu'est-ce qu'une matrice ?

Les matrices sont des modèles de documents (ex: lettre d'engagement) que vous créez pour y insérer des variables dynamiques (ex: nom du client, date, etc.). Lors de la création d'un document à partir d'une matrice, notre système remplace automatiquement ces variables par les informations correspondantes du dossier client, vous faisant gagner un temps précieux.

Créer une matrice

1. Ouvrez un document Word (.docx) depuis la GED d'un dossier client ou depuis la Bibliothèque générale.
2. Une fois dans l'éditeur, cliquez sur Module complémentaire dans le menu supérieur, puis sur Matrice.
3. Un volet s'ouvre à droite avec toutes les variables reconnues par le système. Cliquez sur une variable pour l'insérer à l'endroit souhaité dans votre document.

Utiliser l'IA pour créer des matrices

Dans le même menu, l'option IA matrice analyse votre document pour tenter de remplacer automatiquement des informations textuelles par des variables dynamiques. À la fin du processus, elle vous propose une liste de changements que vous pouvez accepter ou refuser via des cases à cocher.

Publiposter et gérer les variables

Après avoir importé ou créé une matrice dans un dossier client, vous devez cliquer sur le bouton Publiposter pour lancer la fusion.

• Si certaines variables ne sont pas reconnues (car elles ne font pas partie de notre système), une fenêtre vous demandera de renseigner manuellement leur valeur pour ce document.
• Vous aurez alors l'option de transformer cette variable en variable globale (via l'icône ). Une variable globale conservera la valeur que vous lui donnez pour toutes ses futures utilisations, dans n'importe quel dossier. Utilisez cette option avec prudence, uniquement pour des informations qui ne changent jamais même entre deux dossier clients différents.

Bibliothèque & gestion de fichiers

Importer des fichiers dans la bibliothèque

Pour importer des fichiers individuels dans la bibliothèque, vous devez toujours commencer par les placer dans un dossier.

1. Allez dans Bibliothèque.
2. Créez un sous-dossier (il est impossible de téléverser des fichiers directement à la racine).
3. Ouvrez ce sous-dossier, puis ajoutez vos fichiers via le bouton de téléversement ou par glisser-déposer.

Gérer un document dans l'éditeur

• Télécharger ou enregistrer une copie : Dans l'éditeur, cliquez sur Fichier en haut à gauche, puis choisissez Télécharger comme ou Enregistrer une copie sous.
• Consulter l'historique des versions : Cliquez sur Fichier en haut à gauche, puis tout en bas du menu, sélectionnez Historique des versions pour voir et restaurer les modifications antérieures.

Partager, convertir ou télécharger un fichier

Dans la bibliothèque (ou la GED d'un dossier client), localisez la ligne du fichier ou dossier souhaité. Tout à droite, dans la colonne "Actions", vous trouverez plusieurs icônes :

• Partager : Cliquez sur cette icône pour générer un lien de partage. Vous pouvez choisir entre un accès en Lecture seule ou en Mode édition, qui autorise les modifications par un externe. Le lien à envoyer est directement copié dans votre presse papier.
• Convertir : Cette icône vous permet de convertir le fichier dans un autre format (par ex., Word en PDF).

Migrer d'anciens dossiers (archivage)

Les dossiers clients clôturés provenant d'un autre logiciel ne peuvent pas être importés directement, car leur structure est différente. La méthode recommandée est d'utiliser la Bibliothèque pour les archiver.

1. Dans la Bibliothèque, créez un dossier principal nommé, par exemple, « Archives Dossiers Clients ».
2. Ouvrez ce dossier.
3. Glissez-déposez ici l'ensemble de vos anciens dossiers et fichiers clients.

Gérer l’espace client

Voir l'interface client

1. Créez un client fictif avec une de vos adresses e-mail.
2. Vous recevrez ses identifiants de connexion.
3. Accédez à l’URL de l'espace client pour voir l'interface telle que vos clients la verront.

Visibilité des dossiers côté client

Lorsque vous créez un dossier pour un client, vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez lui rendre visibles. Par défaut, pour des raisons de confidentialité, toutes les options sont décochées.

• Description du dossier
• Détails du budget
• Liste des avocats affectés
• Montant des provisions

Paramétrer l'apparence de l'espace client

Vous pouvez personnaliser l'espace client avec des actualités ou des liens.

1. Cliquez sur votre nom et photo de profil en bas du menu, puis sur Cabinet.
2. Cliquez sur l'onglet Espace client.
3. Depuis cette page, vous pouvez ajouter une actualité, des liens vers vos réseaux sociaux ou tout autre lien utile qui apparaîtra dans le pied de page (footer) de l'espace client.

Calendrier & liens de réservation

Configurer les liens de réservation

Pour configurer vos liens de prise de rendez-vous :

1. Allez sur votre Tableau de bord.
2. Cliquez sur la roue crantée () en haut à droite du calendrier pour accéder aux paramètres.

Partager son calendrier

Vous pouvez autoriser un collègue à voir l'ensemble de vos rendez-vous directement dans son calendrier LegalProd.

1. Sur le Tableau de bord, cliquez sur l'icône de partage () en haut du calendrier.
2. Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez partager.
3. Choisissez le collègue avec qui le partager et son adresse e-mail de destination.
4. Définissez les permissions (lecture seule, etc.).
5. Cliquez sur Partager. Votre collègue verra désormais vos événements dans son propre calendrier.

Usage interne : planifier des réunions avec vos collaborateurs

Usage externe : permettre aux clients de prendre rendez-vous

Pour les liens de rendez-vous généraux destinés à vos clients, vous pouvez choisir entre deux modes de répartition :

• Disponibilité maximale : Le système proposera tous les créneaux où au moins un avocat est disponible.
• Disponibilité équitable : Le système répartit les rendez-vous de manière égale entre les collaborateurs disponibles pour assurer une charge de travail équilibrée.

Dépannage & Questions fréquentes

Je n'arrive pas à me connecter à LegalProd, que faire ?

1. Avez-vous bien souscrit à une licence sur notre page "Prix" ? La connexion n'est possible qu'après avoir pris un abonnement.
2. Si oui, vous avez dû recevoir un e-mail d'onboarding à l'adresse utilisée pour le paiement.
3. Cet e-mail contient un lien d'onboarding unique, une fois complété vous recevrez vos identifiants de connexion sur le même mail.
4. Pensez à vérifier votre dossier de courriers indésirables (spams) si vous ne trouvez pas l'e-mail.
5. Si vous ne trouvez toujours rien, n'hésitez pas à contacter le support.

Que faire si je n'arrive pas à créer de réunion ?

Si vous ne parvenez pas à créer des réunions, c'est probablement parce que votre boîte mail n'est pas synchronisée avec LegalProd.

1. Pour synchroniser votre mail : Allez sur le Tableau de bord. Si aucun mail n'est synchronisé, un encart au centre de l'écran vous proposera de le faire.
2. Cliquez dessus, vous serez redirigé vers votre fiche personnelle dans le répertoire interne.
3. Cliquez sur l'icône de synchronisation () pour lier votre compte mail.
4. Si un mail est déjà synchronisé (l'icône sera une enveloppe ), vous pouvez en ajouter un nouveau en cliquant dessus (si votre offre le permet) ou en allant dans l'onglet Messagerie > Menu déroulant de votre mail > + Nouvelle boîte mail.