Facturas duplicadas, datos bancarios modificados sin verificar, asientos contables inusuales: algunas anomalías justifican una revisión, aunque por sí solas no constituyan una prueba de fraude. Para los departamentos financieros, los responsables de cumplimiento normativo y los abogados, el reto consiste en detectar estas anomalías, verificar su origen y documentar las conclusiones. Un método que combina el control interno, el análisis de datos y la revisión humana permite orientar mejor las investigaciones.
Una irregularidad contable no tiene por qué ser un fraude
El fraude implica la intención de engañar. Un error al introducir datos, un problema al importar información o un desfase en la contabilización también pueden provocar incoherencias. Esta distinción aparece en la norma de auditoría NEP 240 publicada por la Alta Autoridad de Auditoría.
Las investigaciones pueden centrarse en una manipulación de las cuentas, una operación ficticia o una malversación de activos. Así que la pregunta clave no es solo «¿es inusual este asiento?», sino «¿corresponde a una operación real, justificada y debidamente autorizada?». También hay que diferenciar las irregularidades contables de los intentos de desviación de pagos, que requieren comprobaciones adicionales.
Cinco señales que hay que tener en cuenta y las comprobaciones correspondientes
1. Facturas similares o que no están lo suficientemente justificadas
Si ves dos facturas con el mismo proveedor, el mismo importe y referencias parecidas, vale la pena compararlas. Puede tratarse de una duplicación, de un anticipo o de servicios recurrentes totalmente legítimos. Compara las facturas con los pedidos, los comprobantes de entrega o de los servicios prestados y los pagos que ya hayas hecho. Una factura por sí sola no basta para confirmar que el servicio se ha prestado realmente.
2. Un cambio de datos bancarios relacionado con una solicitud urgente
Cualquier cambio en los datos bancarios justo antes de un pago debe dar lugar a una verificación independiente. El correo electrónico puede provenir de una cuenta comprometida o de un tercero que se haga pasar por el proveedor. Bpifrance Création recomienda que llames al proveedor a un número que ya conozcas, y no al que aparece en el mensaje sospechoso. Después, guarda un registro de esta verificación.
3. Asientos manuales inusuales al cierre del ejercicio
Un asiento importante, una descripción imprecisa o una corrección introducida fuera de las prácticas habituales pueden requerir una revisión. Estos elementos, por sí solos, no prueban nada: los cierres también incluyen ajustes normales. Revisa la justificación económica, quién ha introducido el dato, los documentos relacionados y el proceso de validación, y compáralo con los periodos anteriores.
4. Gastos recurrentes que eluden las validaciones
Varios pagos conciliados a un mismo beneficiario pueden ocultar una operación global que debería haberse revisado a otro nivel. El control debe conciliar los gastos por proveedor, periodo y concepto, más allá de su importe individual. A continuación, hay que comprobar si su desglose corresponde a prestaciones distintas o a una forma de eludir las normas internas.
5. Discrepancias persistentes entre las cuentas y los comprobantes
Una diferencia bancaria sin explicar, cuentas de espera que siguen abiertas o saldos de proveedores incoherentes son motivos para hacer un análisis. Reconstruye el recorrido de la operación, desde el documento inicial hasta su liquidación. La repetición de anomalías y la falta de una explicación fundamentada tienen más peso que un importe inusual considerado por sí solo.
Automatizar los controles sin dejar de lado el análisis humano
Cuando los asientos provienen de varias entidades o programas, primero hay que comprobar la calidad de los datos: los periodos que abarcan, si las exportaciones están completas, las divisas y la correspondencia de las cuentas. Un control automatizado aplicado a una base de datos incompleta puede dar una impresión engañosa de que todo está bajo control.
Sixthfin ofrece, con Geoficiency, una plataforma que combina la identificación de anomalías y errores con la detección de riesgos de fraude contable. Permite, entre otras cosas, armonizar los datos, configurar controles, detectar asientos atípicos y centralizar la documentación de las investigaciones. Este enfoque ayuda a los equipos de finanzas, auditoría y cumplimiento normativo a centrar sus verificaciones en las operaciones que requieren una explicación.
La automatización y la inteligencia artificial pueden facilitar la detección de anomalías. Pero por sí solas no determinan si hay intención fraudulenta. Cada alerta debe poder explicarse, contrastarse con los documentos justificativos y ser revisada por alguien competente.
¿Qué hacer cuando una anomalía sigue sin tener explicación?
Nombra a alguien que se encargue de la investigación, guarda los documentos originales y deja constancia de las comprobaciones realizadas: documentos consultados, respuestas obtenidas, decisiones y medidas correctivas. Combinar las funciones financiera, jurídica y de cumplimiento normativo permite evaluar las medidas adecuadas en función de los hechos, sin convertir una sospecha en una acusación.
La circulación de la información debe estar controlada. Cuando se utiliza un sistema de alerta profesional, la CNIL recuerda que el acceso a los datos debe limitarse estrictamente a las personas encargadas de gestionar la alerta o de decidir qué medidas tomar al respecto.
Por último, corrige la deficiencia que ha hecho posible que se produjera la anomalía: derechos de acceso demasiado amplios, justificantes que faltan o una validación que no es lo suficientemente independiente. Las auditorías presentadas por la Agencia Francesa Anticorrupción ponen de manifiesto, sobre todo, la importancia de comprobar las autorizaciones y los documentos justificativos. Para cada anomalía examinada, la empresa debe poder saber qué se ha comprobado, quién lo ha hecho y cuál ha sido el resultado.