Doppelte Rechnungen, ohne Überprüfung geänderte Bankverbindungen, ungewöhnliche Buchungen: Bestimmte Unstimmigkeiten rechtfertigen eine Überprüfung, stellen jedoch für sich genommen noch keinen Beweis für Betrug dar. Für Finanzabteilungen, Compliance-Beauftragte und Juristen besteht die Herausforderung darin, diese Unregelmäßigkeiten zu erkennen, deren Ursprung zu überprüfen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Ein Ansatz, der interne Kontrollen, Datenanalyse und manuelle Überprüfung miteinander verbindet, ermöglicht es, die Untersuchungen gezielter auszurichten.
Eine Unregelmäßigkeit in der Buchführung ist nicht zwangsläufig ein Betrugsfall
Betrug setzt eine Täuschungsabsicht voraus. Ein Eingabefehler, ein Problem beim Import oder eine zeitliche Verschiebung bei der Verbuchung können ebenfalls zu Unstimmigkeiten führen. Diese Unterscheidung ist in der von der Obersten Rechnungsprüfungsbehörde veröffentlichten Prüfungsnorm NEP 240 enthalten.
Die Untersuchungen können sich auf eine Manipulation der Konten, einen fiktiven Vorgang oder eine Veruntreuung von Vermögenswerten beziehen. Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur: „Ist dieser Buchungsvorgang ungewöhnlich?“, sondern: „Entspricht er einem tatsächlichen, gerechtfertigten und ordnungsgemäß genehmigten Vorgang?“ Zudem muss zwischen buchhalterischen Unregelmäßigkeiten und Versuchen der Zahlungsumleitung unterschieden werden, die zusätzliche Überprüfungen erfordern.
Fünf zu beachtende Anzeichen und die damit verbundenen Kontrollmaßnahmen
1. Ähnliche oder unzureichend begründete Rechnungen
Zwei Rechnungen, die denselben Lieferanten, denselben Betrag und ähnliche Referenznummern aufweisen, sollten abgeglichen werden. Es kann sich dabei um einen Doppelbeleg, eine Anzahlung oder um völlig legitime wiederkehrende Leistungen handeln. Vergleichen Sie die Rechnungen mit den Bestellungen, den Liefer- oder Leistungsnachweisen sowie den bereits getätigten Zahlungen. Eine einzelne Rechnung reicht nicht aus, um die tatsächliche Erbringung der Leistung nachzuweisen.
2. Eine Änderung der Bankverbindung im Zusammenhang mit einer dringenden Anfrage
Eine Änderung der Bankverbindung unmittelbar vor einer Zahlung muss eine unabhängige Überprüfung auslösen. Die E-Mail könnte von einem gehackten E-Mail-Konto stammen oder von einem Dritten, der sich als der Anbieter ausgibt. Bpifrance Création empfiehlt, den Anbieter unter einer bereits bekannten Telefonnummer anzurufen und nicht unter der in der verdächtigen Nachricht angegebenen Nummer. Bewahren Sie anschließend den Nachweis dieser Überprüfung auf.
3. Ungewöhnliche manuelle Buchungen zum Bilanzstichtag
Ein auffälliger Buchungseintrag, eine ungenaue Bezeichnung oder eine Korrektur, die abweichend von den üblichen Vorgehensweisen erfasst wurde, kann eine Überprüfung erforderlich machen. Diese Elemente allein sind kein Beweis: Auch bei Jahresabschlüssen kommen normale Anpassungen vor. Prüfen Sie die wirtschaftliche Begründung, den Verfasser des Eintrags, die zugehörigen Belege und den Freigabeprozess und vergleichen Sie die Angaben mit den vorangegangenen Perioden.
4. Wiederkehrende Ausgaben, die die Freigabeverfahren umgehen
Mehrere miteinander abgeglichene Zahlungen an denselben Empfänger können einen Gesamtvorgang verschleiern, der eigentlich auf einer anderen Ebene hätte geprüft werden müssen. Bei der Kontrolle müssen die Ausgaben über ihren einzelnen Betrag hinaus nach Lieferant, Zeitraum und Verwendungszweck abgeglichen werden. Anschließend ist zu prüfen, ob ihre Aufschlüsselung auf separate Leistungen zurückzuführen ist oder ob damit interne Vorschriften umgangen werden.
5. Anhaltende Abweichungen zwischen den Buchungen und den Belegen
Eine ungeklärte Bankabweichung, offene Zwischenkonten oder unstimmige Kreditorensalden rechtfertigen eine Analyse. Verfolgen Sie den Weg der Transaktion vom ursprünglichen Beleg bis zu deren Begleichung zurück. Wiederkehrende Unregelmäßigkeiten und das Fehlen einer fundierten Erklärung sind aussagekräftiger als ein einzelner ungewöhnlicher Betrag.
Prüfungen automatisieren und gleichzeitig die menschliche Auswertung beibehalten
Wenn die Buchungsdaten aus mehreren Systemen oder Softwareprogrammen stammen, muss zunächst die Datenqualität überprüft werden: erfasste Zeiträume, Vollständigkeit der Exporte, Währungen und Übereinstimmung der Konten. Eine automatisierte Prüfung, die auf eine unvollständige Datenbasis angewendet wird, kann einen trügerischen Eindruck von Kontrolle vermitteln.
Sixthfin bietet mit Geoficiency eine Plattform an, die die Erkennung von Anomalien und Fehlern mit der Aufdeckung von Risiken im Zusammenhang mit Bilanzfälschungen verbindet. Sie ermöglicht insbesondere die Harmonisierung von Daten, die Einrichtung von Kontrollen, die Identifizierung ungewöhnlicher Buchungen sowie die zentrale Dokumentation von Untersuchungen. Dieser Ansatz unterstützt die Teams in den Bereichen Finanzen, Revision und Compliance dabei, ihre Prüfungen auf diejenigen Vorgänge zu konzentrieren, die einer Erklärung bedürfen.
Automatisierung und künstliche Intelligenz können die Erkennung von Unregelmäßigkeiten erleichtern. Sie allein reichen jedoch nicht aus, um eine betrügerische Absicht festzustellen. Jeder Alarm muss erklärbar sein, mit Belegen abgeglichen und von einer sachkundigen Person geprüft werden können.
Was ist zu tun, wenn eine Anomalie ungeklärt bleibt?
Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Prüfung, bewahren Sie die Originalunterlagen auf und dokumentieren Sie die durchgeführten Überprüfungen: eingesehene Dokumente, erhaltene Antworten, Entscheidungen und Korrekturmaßnahmen. Durch die Einbindung der Bereiche Finanzen, Recht und Compliance lassen sich den Sachverhalten angemessene Folgemaßnahmen festlegen, ohne einen Verdacht in eine Anschuldigung umzuwandeln.
Der Informationsfluss muss unter Kontrolle bleiben. Bei der Nutzung eines Systems zur Meldung von Verdachtsfällen weist die CNIL darauf hin, dass der Zugriff auf die Daten streng auf diejenigen Personen beschränkt sein muss, die mit der Bearbeitung des Verdachtsfalls oder der Entscheidung über dessen weitere Vorgehensweise betraut sind.
Beheben Sie schließlich die Schwachstelle, die die Unregelmäßigkeit erst ermöglicht hat: zu weitreichende Zugriffsrechte, fehlende Belege oder eine unzureichend unabhängige Überprüfung. Die von der französischen Antikorruptionsbehörde vorgestellten Buchhaltungskontrollen verdeutlichen insbesondere, wie wichtig es ist, Berechtigungen und Belege zu überprüfen. Für jede untersuchte Unregelmäßigkeit muss das Unternehmen nachvollziehen können, was geprüft wurde, von wem und mit welchem Ergebnis.