Factures en double, coordonnées bancaires modifiées sans vérification, écritures inhabituelles : certains écarts justifient un contrôle, sans constituer à eux seuls une preuve de fraude. Pour les directions financières, les responsables conformité et les juristes, l’enjeu consiste à repérer ces anomalies, vérifier leur origine et documenter les conclusions. Une méthode qui associe contrôle interne, analyse des données et examen humain permet de mieux cibler les investigations.
Une anomalie comptable n’est pas nécessairement une fraude
La fraude suppose une intention de tromper. Une erreur de saisie, un problème d’import ou un décalage de comptabilisation peuvent également produire des incohérences. Cette distinction figure dans la norme d’audit NEP 240 publiée par la Haute Autorité de l’audit.
Les investigations peuvent porter sur une manipulation des comptes, une opération fictive ou un détournement d’actifs. La bonne question n’est donc pas seulement « cette écriture est-elle inhabituelle ? », mais « correspond-elle à une opération réelle, justifiée et correctement autorisée ? ». Il faut aussi distinguer les irrégularités comptables des tentatives de détournement de paiement, qui appellent des vérifications complémentaires.
Cinq signaux à examiner et les contrôles associés
1. Des factures similaires ou insuffisamment justifiées
Deux factures présentant le même fournisseur, un montant identique et des références proches méritent un rapprochement. Il peut s’agir d’un doublon, d’un acompte ou de prestations récurrentes parfaitement légitimes. Comparez les factures aux commandes, aux justificatifs de livraison ou de service réalisé et aux paiements déjà effectués. Une facture isolée ne suffit pas à établir la réalité de la prestation.
2. Un changement de RIB associé à une demande urgente
Une modification des coordonnées bancaires juste avant un règlement doit déclencher une vérification indépendante. Le courriel peut provenir d’une messagerie compromise ou d’un tiers usurpant l’identité du fournisseur. Bpifrance Création recommande de rappeler le fournisseur sur un numéro déjà connu, et non sur celui transmis dans le message suspect. Conservez ensuite la trace de cette validation.
3. Des écritures manuelles inhabituelles à la clôture
Une écriture importante, un libellé imprécis ou une correction saisie en dehors des pratiques habituelles peuvent nécessiter une revue. Ces éléments ne prouvent rien isolément : les clôtures comportent aussi des ajustements normaux. Examinez la justification économique, l’auteur de la saisie, les pièces associées et le circuit de validation, puis comparez avec les périodes précédentes.
4. Des dépenses répétées qui contournent les validations
Plusieurs paiements rapprochés au même bénéficiaire peuvent masquer une opération globale qui aurait dû être examinée à un autre niveau. Le contrôle doit rapprocher les dépenses par fournisseur, période et objet, au-delà de leur montant individuel. Il faut ensuite vérifier si leur découpage correspond à des prestations distinctes ou à un contournement des règles internes.
5. Des écarts persistants entre les comptes et les justificatifs
Un écart bancaire non expliqué, des comptes d’attente qui restent ouverts ou des soldes fournisseurs incohérents justifient une analyse. Reconstituez le chemin de l’opération, depuis le document initial jusqu’à son règlement. La répétition des anomalies et l’absence d’explication étayée comptent davantage qu’un montant inhabituel pris séparément.
Automatiser les contrôles tout en conservant une analyse humaine
Lorsque les écritures proviennent de plusieurs entités ou logiciels, il faut d’abord vérifier la qualité des données : périodes couvertes, exhaustivité des exports, devises et correspondance des comptes. Un contrôle automatisé appliqué à une base incomplète peut donner une impression trompeuse de maîtrise.
Sixthfin propose avec Geoficiency une plateforme qui associe le repérage des anomalies et des erreurs à la détection des risques de fraudes comptables. Elle permet notamment d’harmoniser les données, de paramétrer des contrôles, de repérer des écritures atypiques et de centraliser la documentation des investigations. Cette approche aide les équipes finance, audit et conformité à concentrer leurs vérifications sur les opérations qui nécessitent une explication.
L’automatisation et l’intelligence artificielle peuvent faciliter le tri des anomalies. Elles ne déterminent pas, à elles seules, l’intention frauduleuse. Chaque alerte doit pouvoir être expliquée, rapprochée de justificatifs et examinée par une personne compétente.
Que faire lorsqu’une anomalie reste inexpliquée ?
Désignez un responsable de l’examen, conservez les pièces originales et retracez les vérifications effectuées : documents consultés, réponses obtenues, décisions et mesures correctrices. Associer les fonctions financière, juridique et conformité permet d’apprécier les suites adaptées aux faits, sans transformer un soupçon en accusation.
La circulation des informations doit rester maîtrisée. Lorsqu’un dispositif d’alerte professionnelle est utilisé, la CNIL rappelle que l’accès aux données doit être strictement limité aux personnes chargées de traiter l’alerte ou de décider de ses suites.
Enfin, corrigez la faiblesse qui a rendu l’anomalie possible : droits d’accès trop larges, justificatifs manquants ou validation insuffisamment indépendante. Les contrôles comptables présentés par l’Agence française anticorruption illustrent notamment l’importance de vérifier les habilitations et les pièces justificatives. Pour chaque anomalie examinée, l’entreprise doit pouvoir retrouver ce qui a été contrôlé, par qui et avec quel résultat.