Die elektronische Rechnungsstellung wird in Frankreich allmählich zur Pflicht, und die Anwaltskanzleien müssen sich darauf vorbereiten. Die Einreichungs- und Empfangstelle (PDP) ist ein zentrales Element dieses neuen Systems. Das Verständnis seiner Funktionsweise wird Ihnen helfen, den Übergang zu antizipieren und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Diese technische Plattform erleichtert die Übermittlung elektronischer Rechnungen zwischen Sender und Empfänger und garantiert ihre Rückverfolgbarkeit. Sie stützt sich auf fortschrittliche Sicherheitsmechanismen, einschließlich der elektronischen Signatur, um die Dokumente zu authentifizieren und ihre Integrität während des gesamten Prozesses der Digitalisierung zu gewährleisten.

Was ist die PDP für die elektronische Rechnung?

Die Einreichungs- und Übernahmestelle (PDP) ist eine private Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die bei der Steuerbehörde als “Opérateur de Dématérialisation” (OD) registriert ist. Es handelt sich um eine optionale Lösung, die als technischer Vermittler zwischen Ihrer Kanzlei und Ihren Kunden für den Austausch von elektronischen Rechnungen dient. Konkret heißt das, dass der PDP Ihre Rechnungen empfängt, ihre Übereinstimmung mit dem erforderlichen elektronischen Rechnungsformat prüft und sie dann auf festgelegten Wegen weiterleitet. Wichtig: Anwaltskanzleien können auch direkt das öffentliche Rechnungsportal (PPF) nutzen, eine kostenlose Alternative, die vom Staat zur Verfügung gestellt wird, ohne einen privaten PDP in Anspruch zu nehmen.

Der Betrieb basiert auf genauen Übermittlungswegen. Alle Rechnungen müssen über die PPF geleitet werden, um die Steuerdaten an die Behörden zu übermitteln. Die Weiterleitung an Ihren Kunden erfolgt dann entweder direkt über die PPF oder von PDP zu PDP, wenn Ihr Empfänger ebenfalls einen privaten Anbieter nutzt. Dieses System garantiert die Sicherheit und Rückverfolgbarkeit Ihres Datenaustauschs durch einen automatischen Kontrollprozess. Die PDP gewährleistet auch die gesetzliche Archivierung Ihrer Dokumente für die vorgeschriebene Dauer. Für Anwaltskanzleien vereinfacht diese Infrastruktur die Digitalisierung von Rechnungen erheblich, während gleichzeitig die steuerlichen Verpflichtungen eingehalten werden.

Die wichtigsten Funktionen eines PDPs

Eine PDP erfüllt mehrere kritische Aufgaben im Prozess der elektronischen Rechnungsstellung. Er konvertiert Ihre Rechnungen in das erforderliche strukturierte Format (Factur-X, UBL oder CII). Durch diese automatische Konvertierung müssen Sie Ihre Rechnungs- und Honorarprozesse nicht mehr manuell ändern.

Der PDP prüft auch die Konformität jeder Rechnung vor der Übermittlung. Er prüft das Vorhandensein der obligatorischen Angaben, die Kohärenz der Daten und die Einhaltung der technischen Normen. Diese Funktion ist Teil eines umfassenden Ansatzes zur Steuerung von Risiken und Compliance in Ihrer Kanzlei. Im Falle einer Anomalie werden Sie sofort benachrichtigt, damit diese korrigiert werden kann.

Eine weitere wichtige Funktion ist, dass die PDP die Rechnungsdaten an die Steuerbehörden weiterleitet. Diese automatische Übermittlung, die die Transparenz des Handels gewährleistet, ersetzt schrittweise die manuellen Umsatzsteuererklärungen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit bei der Erfüllung Ihrer Meldepflichten.

Umsetzungszeitplan für Rechtsanwälte

Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung folgt einem schrittweisen Zeitplan, den man unbedingt verstehen muss. Es gibt zwei verschiedene Verpflichtungen: die Fähigkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen und die Verpflichtung, sieauszustellen.

Ab dem 1. September 2026 müssen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Verpflichtung betrifft also unmittelbar Ihre Kanzlei, auch wenn Sie ein Kleinstunternehmen sind. Sie müssen über eine technische Lösung verfügen, die es Ihnen ermöglicht, dematerialisierte Rechnungen von Ihren Lieferanten zu empfangen.

Die Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen erfolgt dann gestaffelt. Ab dem 1. September 2027 müssen große und mittelgroße Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischem Format ausstellen. Der gleiche Termin gilt auch für KMU und Kleinstunternehmen für die Ausstellung. Die meisten Anwaltskanzleien, die in der Regel als KMU oder Kleinstunternehmen eingestuft werden, werden daher von dieser Frist für die Ausstellung ihrer Ausgangsrechnungen betroffen sein.

Wenn Sie diese Fristen vorwegnehmen, können Sie Ihre Rechnungssoftware und Ihre internen Prozesse schrittweise anpassen. Es wird empfohlen, die offiziellen Mitteilungen der Steuerverwaltung regelmäßig zu verfolgen, um sich über mögliche Änderungen zu informieren.

Die Wahl der richtigen PDP für Ihre Kanzlei

Es gibt mehrere Möglichkeiten für die elektronische Rechnungsstellung: Sie können das kostenlose öffentliche Rechnungsportal (PPF) nutzen oder sich für ein privates PDP anmelden. Diese Entscheidung hängt von Ihren Bedürfnissen und Ihrem Geschäftsvolumen ab.

Das PPF ist die Basislösung, die von der Steuerverwaltung kostenlos angeboten wird. Es ermöglicht Ihnen, elektronische Rechnungen kostenlos auszustellen und zu empfangen. Die Funktionen sind jedoch begrenzt: keine Integration mit Ihrer Unternehmenssoftware, einfache Schnittstelle und keine erweiterten Dienste. Für eine kleine Kanzlei mit einem geringen Rechnungsvolumen kann diese Option ausreichend sein.

Private PDPs bieten umfangreiche Dienstleistungen an, die ihre Kosten rechtfertigen. Überprüfen Sie zunächst, ob die Plattform offiziell als Dematerialisierungsbetreiber (OD) bei der Steuerbehörde registriert ist. Überprüfen Sie die offizielle Liste der registrierten ODs auf der Website der DGFiP, um diesen Status zu bestätigen. Diese Registrierung garantiert die Konformität des Dienstes und seinen Fortbestand.

Bewerten Sie dann die Integration mit Ihrer aktuellen Verwaltungssoftware. Eine PDP, die mit Ihren Fakturierungstools kompatibel ist, vereinfacht den Übergang erheblich. Einige Lösungen integrieren sich direkt in Ihre Anwaltssoftware und automatisieren den gesamten Prozess. Mehrere Anbieter von Anwaltssoftware bieten jetzt integrierte PDP-Module an.

Vergleichen Sie auch die angebotenen Tarife. Die Abrechnungsmodelle sind unterschiedlich: monatliches Abonnement, Abrechnung nach Volumen oder Jahrespauschale. Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten auf der Grundlage Ihres monatlichen Rechnungsvolumens und vergleichen Sie diese mit den Einsparungen im Vergleich zur kostenlosen PPF.

Die Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten ist ein wesentliches Kriterium für Rechtsanwälte. Ihre PDP muss die Einhaltung des Berufsgeheimnisses und den Schutz der sensiblen Informationen Ihrer Mandanten gewährleisten. Überprüfen Sie die Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001), die Art des Datenhostings und die vertraglichen Verpflichtungen zur Vertraulichkeit.

Prüfen Sie schließlich, welche zusätzlichen Dienste angeboten werden. Einige PDPs bieten elektronische Archivierung, elektronische Signaturen oder automatische Mahnungen an. Diese Optionen können Ihr tägliches Geschäftsmanagement bereichern.

Auswirkungen auf die Verwaltung Ihrer Kanzlei

Die Einführung einer PDP ist Teil der digitalen Transformation der Kanzleien und wird Ihre Abrechnungspraxis grundlegend verändern. Die tatsächlichen Vorteile hängen jedoch vom Rechnungsvolumen Ihrer Kanzlei und Ihren Geschäftskunden ab. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Verpflichtung nur für B2B-Rechnungen (Geschäftskunden) gilt, während Rechnungen an Privatkunden nicht betroffen sind.

In finanzieller Hinsicht reduzieren Sie die Kosten für Druck, Porto und Papierarchivierung. Die Rückmeldungen der ersten Kanzleien, die diese Methode anwenden, zeigen erhebliche Einsparungen bei den Kosten für die Rechnungsbearbeitung, insbesondere bei Strukturen, die mehr als 50 Rechnungen pro Monat ausstellen. Diese Einsparungen müssen jedoch im Verhältnis zu den anfänglichen Kosten gesehen werden: Abonnement der PDP, Schulung der Teams und Zeit für die Einrichtung.

Die Zahlungsfrist wird durch die sofortige Übermittlung der Rechnungen verkürzt. Der Empfang und die Bearbeitung der Rechnungen durch Ihre Kunden werden beschleunigt, was Ihre Liquidität verbessert, ohne dass sich Ihre Zahlungsbedingungen ändern. Auch die Rückverfolgbarkeit wird verbessert: Sie können den Status jeder Rechnung (ausgestellt, übermittelt, empfangen, bezahlt) in Echtzeit verfolgen, was die Verfolgung von Zahlungsrückständen und das Mahnwesen erleichtert.

Ein oft übersehener Vorteil ist die administrative Vereinfachung. Die PDP übermittelt Ihre Rechnungsdaten automatisch an die Steuerbehörde, so dass Ihre Umsatzsteuererklärungen vorausgefüllt werden können. Diese Automatisierung reduziert das Risiko von Fehlern und verschafft Ihnen mehr Zeit für die Erfüllung Ihrer Meldepflichten. Die meisten Kanzleien rechnen mit einer Amortisationszeit von 6 bis 18 Monaten, abhängig vom Geschäftsvolumen.

Vorbereitung Ihres Übergangs zur PDP

Beginnen Sie mit der Prüfung Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse. Ermitteln Sie, welche Volumina verarbeitet werden, welche Formate verwendet werden und welche Empfänger betroffen sind. Diese Analyse wird Ihnen helfen, Ihre Lösung richtig zu dimensionieren.

Schulen Sie dann Ihre Teams in den neuen Werkzeugen und Verfahren. Der Erfolg der Umstellung hängt weitgehend von der Akzeptanz durch Ihre Mitarbeiter ab. Die Integration geeigneter Verwaltungssoftware wird diese Annahme erleichtern. Planen Sie praktische Schulungen und persönliche Betreuung.

Testen Sie Ihre Lösung unter realen Bedingungen, bevor sie vollständig eingeführt wird. Beginnen Sie mit einem kleinen Umfang: einige Pilotkunden oder eine bestimmte Art von Dienstleistung. Dieser schrittweise Ansatz verringert die Risiken und ermöglicht es Ihnen, Ihre Einstellungen anzupassen.

Kommunizieren Sie schließlich mit Ihren Kunden über diese Änderung. Erklären Sie ihnen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und die möglichen Änderungen beim Empfang Ihrer Rechnungen. Diese Transparenz erleichtert die Akzeptanz des neuen Verfahrens.

PDP oder PPF: Welche Lösung für Ihre Kanzlei?

Angesichts der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung haben Anwaltskanzleien zwei Hauptoptionen: die Nutzung eines kostenlosen öffentlichen Rechnungsportals (PPF), das vom Staat angeboten wird, oder die Nutzung einer kostenpflichtigen privaten Abgabestelle (PDP ).

Die beiden Lösungen haben unterschiedliche Merkmale:

• Das PPF bietet kostenlos die wichtigsten Funktionen: einfaches Senden, Empfangen und Archivieren von elektronischen Rechnungen. Diese Lösung ist ideal für Kanzleien mit einem geringen Rechnungsvolumen oder einem begrenzten Budget.
• Private PDPs sind zwar kostenpflichtig, bieten aber Mehrwertdienste wie die Integration in Ihre Unternehmenssoftware, die Automatisierung von Prozessen, ein Mahnwesen und fortschrittliche Reporting-Tools. Diese Plattformen werden für Unternehmen empfohlen, die ihren Rechnungsfluss optimieren wollen.

Ihre Wahl hängt hauptsächlich von Ihrem Rechnungsvolumen und den Anforderungen an die Integration mit Ihren bestehenden Tools ab. Die gute Nachricht ist, dass es durchaus möglich ist, die Lösung später zu wechseln, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern. Zum Beispiel könnten Sie mit der kostenlosen PPF beginnen und dann auf eine private PDP umsteigen, wenn Ihr Geschäft wächst.

Eine Reihe von Softwareherstellern, die sich auf Rechtsanwälte spezialisiert haben, bieten jetzt PDPs an, die direkt in ihre Managementlösungen integriert sind. Diese Option kann besonders interessant sein, da sie die Kompatibilität mit Ihren bestehenden Tools gewährleistet und den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erheblich vereinfacht.

Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis

Als Rechtsanwalt unterliegen Sie dem Berufsgeheimnis, einer grundlegenden ethischen Pflicht, die auch für die elektronische Rechnungsstellung gilt. In diesem digitalen Kontext erhält der Schutz vertraulicher Informationen eine neue Dimension.

Es ist wichtig zu beachten, dass nur die wesentlichen Steuerdaten über das PDP an die Steuerbehörden übermittelt werden: Beträge ohne Mehrwertsteuer, anwendbare Mehrwertsteuer und die Identität der Vertragspartner. Die genauen Einzelheiten der erbrachten Rechtsdienstleistungen sind von dieser obligatorischen Übermittlung nicht betroffen, so dass die Vertraulichkeit der Beziehung zwischen Anwalt und Mandant gewahrt bleibt.

Um diese Vertraulichkeit zu gewährleisten, sind mehrere Vorsichtsmaßnahmen erforderlich:

• Wählen Sie einen PDP mit robusten Sicherheitsgarantien: Datenverschlüsselung, sicheres Hosting und anerkannte Zertifizierungen (ISO 27001, HDS, etc.).
• Prüfen Sie sorgfältig die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters, insbesondere die Klauseln über Datenschutz und Vertraulichkeitsverpflichtungen.
• Erwägen Sie die Verwendung von allgemeinen Bezeichnungen auf Ihren Rechnungen (“Rechtsberatung”, “Erstellung einer Urkunde” usw.), die die steuerlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig die Offenlegung sensibler Informationen einschränken.

Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung darf in keinem Fall das Berufsgeheimnis gefährden, das den Eckpfeiler der Vertrauensbeziehung mit Ihren Mandanten bildet. Ein PDP, der auf die Besonderheiten des Anwaltsberufs zugeschnitten ist, kann die Einhaltung von Vorschriften und den Schutz vertraulicher Daten miteinander in Einklang bringen.