Datenschutzrichtlinie

LegalProd legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre. Aus diesem Grund haben wir in unserer Datenschutzrichtlinie gemeinsame Grundsätze festgelegt.
LegalProd SAS mit Sitz in 16-18 rue de Londres, 75009 Paris, ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Dieses Dokument soll Sie darüber informieren, wie wir Ihre persönlichen Daten verwenden und schützen und warum wir diese Daten verarbeiten.
Es gilt einheitlich für alle von LegalProd erbrachten Dienstleistungen, wobei Ihnen im Falle eines besonderen Auftrags zusätzliche Informationen zur Verfügung gestellt werden können.

I- WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITEN WIR?

Die Erhebung personenbezogener Daten beschränkt sich auf das absolut Notwendige (Grundsatz der Datenminimierung).
Wir erheben und verwenden nur die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit benötigen, um Ihnen personalisierte und qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können.

Wir können verschiedene Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen sammeln, darunter :

Identifizierungs- und Kontaktinformationen (Firma, Name, Vorname, Post- und E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Geschlecht, Abschluss, Funktion und Unterschrift) ;
Informationen, die für den Versand und die Verwaltung Ihrer Bestellungen erforderlich sind (Lieferadresse, Rechnungsadresse, innergemeinschaftliche MwSt.-Nr. …)
Daten zur Identifizierung und Authentifizierung insbesondere bei der Nutzung unserer Dienste (technische Logs, Computerspuren, Sicherheitsinformationen, IP-Adresse) ;
Daten über Interaktionen mit uns auf unseren Websites, in unseren Apps, auf unseren Seiten, in sozialen Netzwerken, bei Interviews und Gesprächen per Telefon oder Video und in E-Mails).

Wir sammeln keine sensiblen Daten.
Die Daten, die wir verwenden, können direkt von Ihnen gesammelt werden oder aus den folgenden Quellen stammen, um unsere Datenbanken zu überprüfen oder zu erweitern:

Veröffentlichungen/ Datenbanken, die von offiziellen Behörden zugänglich gemacht werden (Amtsblatt) ;
Dienstleister ;
Dritte wie Wirtschaftsauskunfteien in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen ;
Internetseiten/Verzeichnisse/Datenbanken/Seiten in sozialen Netzwerken, die Informationen enthalten, die Sie öffentlich zugänglich gemacht haben oder die von Dritten öffentlich zugänglich gemacht wurden.

Darüber hinaus gibt jedes Formular unter anderem an:

Zu welchen Zwecken werden diese Daten gesammelt (Zweckbestimmungen) ;
Ob diese Daten für die Bearbeitung Ihrer Anfrage obligatorisch oder optional sind ;
Wer davon Kenntnis nehmen kann (im Prinzip nur LegalProd, es sei denn, es wird im Formular angegeben, dass eine Weitergabe an Dritte zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist);
Ihre Computer- und Freiheitsrechte und wie Sie diese bei LegalProd ausüben können.

II. SONDERFÄLLE DER DATENERHEBUNG, INSBESONDERE INDIREKTE ERHEBUNG

LegalProd kann Informationen über Sie sammeln, obwohl Sie kein Kunde sind. Die folgende (nicht erschöpfende) Liste stellt Beispiele für Kategorien personenbezogener Daten dar, die LegalProd von Nicht-Kunden erhebt, wie z. B. :

Prospects,
Auftraggeber oder Empfänger bei Transaktionen, die in Verbindung mit einem Kunden getätigt werden ;
Angestellte unserer Auftragnehmer ;
Partnervertriebsnetz.

Anhänge zur Datenschutzrichtlinie – Spezifische Verarbeitungen

1. Umgang mit sensiblen Daten – Nylas-Integration (E-Mail, Kalender und Kontakte)

Als Teil unseres Service bieten wir eine Funktion zur Synchronisierung von E-Mails, Kalendern und Kontakten über die API unseres Partners Nylas. Diese Integration ermöglicht insbesondere die Automatisierung der Terminverwaltung, des E-Mail-Verkehrs, die Zentralisierung von Kontakten und die Verfolgung der damit verbundenen Aufgaben.

* Art der verarbeiteten Daten:*
– Inhalt der E-Mails (Betreff, Nachrichtentext, Anhänge)
– Kalenderinformationen (Titel, Beschreibung, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer)
– Zugehörige Metadaten (Absender, Empfänger, E-Mail-Adresse, etc.)
– *Kontakte aus dem E-Mail-Postfach* (Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Telefonnummer, etc.).

*
Die Kontakte werden zum Zeitpunkt der Synchronisation aus dem E-Mail-Postfach des Benutzers *gelesen*. Sie werden *in einer Datenbank gespeichert*, um in unserer Schnittstelle verwendet zu werden. *In der E-Mail-Box selbst werden keine Bearbeitungen, Änderungen oder Löschungen vorgenommen. Alle Verarbeitungen werden ausschließlich in unserer Datenbank durchgeführt.

* Zweck der Verarbeitung:*
Die Daten werden ausschließlich zur Anzeige und Synchronisierung in unserer Schnittstelle, zur Automatisierung von Aufgaben, zur Anreicherung der Kontaktdatenbank und zur Verbesserung der Produktivität des Benutzers verwendet.

*Rechtsgrundlage:*
– Erfüllung des Vertrags (Artikel 6.1.b DSGVO)
– Ausdrückliche Zustimmung des Nutzers

*Sicherheitsmaßnahmen und Vergabe von Unteraufträgen:*
Die Daten werden auf sichere Weise übertragen. Nylas handelt als Auftragsverarbeiter gemäß der DSGVO. Es besteht ein Vertrag mit einem Subunternehmer, der die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten gewährleistet.

*Speicherdauer:*
Die Daten werden nicht länger als unbedingt notwendig gespeichert. Wenn Sie sich abmelden, werden die synchronisierten Daten gelöscht.

*Rechte der Nutzer:*
Zugang, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerruf der Zustimmung.

2. Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI)

Zweck :

– Unterstützung beim Verfassen von Texten
– Aufgabenvorschläge und Antworten
– Datenanalyse und -extraktion
– Intelligente Klassifizierung

Datenverarbeitung :

Eingegebene Inhalte, Nutzungsmetadaten, pseudonymisierte Verläufe. Es werden keine Daten verwendet, um Modelle zu erstellen, die für Dritte zugänglich sind.

Keine automatisierten Entscheidungen :

Der Nutzer behält die volle Kontrolle. Keine rechtliche oder finanzielle Entscheidung wird ohne menschliche Zustimmung getroffen.

Rechtsgrundlage :

Berechtigtes Interesse (6.1.f), Erfüllung des Vertrags (6.1.b), Zustimmung für bestimmte Funktionen.

Rechte :

Information, Widerspruch, Rücknahme, menschliche Revision.

3. Integration der elektronischen Signatur – Yousign API

Verarbeitete Daten :

– Name, Vorname, E-Mail, Telefon, IP
– Inhalt der zu unterzeichnenden Dokumente
– Signaturnachweise und -zertifikate

Zweck :

– Verwaltung der elektronischen Signatur
– Bereitstellung von rechtlichen Beweisen

Outsourcing und Sicherheit :

Yousign ist ein zertifizierter Auftragsverarbeiter, Hosting in der EU, Verschlüsselung, eIDAS- und RGPD-Konformität.

Haltbarkeitsdauer :

Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Anforderungen (5 bis 10 Jahre).

Benutzerrechte :

Zugang, Kopieren, Löschen (vorbehaltlich der gesetzlichen Aufbewahrung), Widerspruch.

III. WARUM UND NACH WELCHEN VERARBEITUNGSGRUNDLAGEN VERWENDEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

A. UM UNSEREN GESETZLICHEN UND BEHÖRDLICHEN VERPFLICHTUNGEN NACHZUKOMMEN

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um verschiedenen gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen.

B. UM EINEN MIT IHNEN GESCHLOSSENEN VERTRAG ZU ERFÜLLEN ODER IHNEN VORVERTRAGLICHE INFORMATIONEN ZUKOMMEN ZU LASSEN

Wir verwenden Ihre persönlichen Daten, um unsere Leistungen abzuschließen und auszuführen, einschließlich für :

Ihnen Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen ;
Sie parallel zu Ihren Anträgen unterstützen .

Im Rahmen der Verwaltung der Kundenbeziehungen insbesondere :

Verwaltung und Ausführung von Produkten und Dienstleistungen.

IV. WELCHEN KATEGORIEN VON RECHTSTRÄGERN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN OFFENGELEGT WERDEN KÖNNEN?

Die im Rahmen der von LegalProd angebotenen Dienstleistungen gesammelten personenbezogenen Daten werden nach sicheren Protokollen verarbeitet und ermöglichen es LegalProd, die erhaltenen Daten in ihren IT-Anwendungen zu verwalten. Um die oben genannten Zwecke zu erfüllen, müssen wir Ihre persönlichen Daten ausschließlich an :

Dienstleister und Subunternehmer, die Leistungen in unserem Auftrag erbringen ;
Unabhängige Mandatsträger, Vermittler ;
Vertriebsnetz ;
Geschäftspartner ;
Finanzbehörden, Justizbehörden oder staatliche Agenturen, öffentliche Einrichtungen auf Anfrage und im Rahmen des gesetzlich Zulässigen ;
Bestimmte reglementierte Berufe wie Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und Gerichtsvollzieher.

V. WIE LANGE SPEICHERN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es für die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften erforderlich ist, oder für einen anderen Zeitraum unter Berücksichtigung der betrieblichen Zwänge. Die meisten Informationen über Kunden werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und 10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses aufbewahrt.
Die Informationen über potenzielle Kunden werden 3 Jahre nach ihrer Erfassung oder nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen aufbewahrt.

VI. WAS SIND IHRE RECHTE UND WIE KÖNNEN SIE SIE AUSÜBEN?

Gemäß den geltenden Vorschriften haben Sie verschiedene Rechte, nämlich :

Recht auf Zugang: Sie können Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser personenbezogenen Daten erhalten ;
Recht auf Berichtigung: Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie verlangen, dass diese personenbezogenen Daten entsprechend geändert werden ;
Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer persönlichen Daten im Rahmen des gesetzlich Zulässigen verlangen ;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen;
Widerspruchsrecht: Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. Sie haben das absolute Recht, sich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der kommerziellen Werbung, einschließlich des damit verbundenen Profiling, zu widersetzen ;
Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn dieses Recht anwendbar ist, haben Sie das Recht, dass die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, an Sie zurückgegeben oder, wenn technisch möglich, an einen Dritten übertragen werden ;
Das Recht, Richtlinien über die Aufbewahrung, Löschung oder Offenlegung Ihrer persönlichen Daten festzulegen, die nach Ihrem Tod gelten;
Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Um zu erfahren, wie Sie bei der Ausübung der oben aufgelisteten Rechte vorgehen müssen, besuchen Sie bitte unsere Seite “Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten”. Gemäß den geltenden Vorschriften haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde wie der CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) in Frankreich einzureichen.

VII. AUF WELCHE WEISE KÖNNEN SIE ÄNDERUNGEN AN DIESEM INFORMATIONSDOKUMENT ÜBER PERSONENBEZOGENE DATEN ZUR KENNTNIS NEHMEN?

In einer Welt, in der sich die Technologie ständig weiterentwickelt, werden wir dieses Informationsdokument regelmäßig aktualisieren. Wir laden Sie ein, die neueste Version dieses Dokuments auf unserer Website zu lesen und werden Sie über wesentliche Änderungen auf unseren Websites oder über unsere üblichen Kommunikationswege informieren.

VIII. WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN?

Wenn Sie Fragen zu der hierin genannten Verwendung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie uns über unsere E-Mail-Adresse contact@legalprod.com kontaktieren.