Registrazione delle ore, fatturazione: una sfida continua per gli studi legali

La registrazione accurata delle ore di lavoro e la relativa fatturazione sono fondamentali per la redditività di uno studio legale. In un ambiente competitivo, gli studi legali si trovano spesso a dover adottare metodi di fatturazione alternativi per soddisfare le esigenze e le aspettative dei clienti. Questi metodi alternativi, se da un lato sono vantaggiosi in termini di flessibilità, dall’altro comportano delle sfide in termini di gestione e monitoraggio.

Metodi di fatturazione alternativi: una panoramica

• Prezzo fisso/Budget: viene concordato in anticipo un importo fisso per un servizio specifico. Ciò offre al cliente una certa prevedibilità, ma lo studio deve garantire che il lavoro non superi il costo concordato.
• Cap Fee: simile al prezzo fisso, ma con un limite massimo alle commissioni che verranno addebitate.
• Tariffe basate sui risultati: le tariffe si basano sui risultati ottenuti. Se l’avvocato vince la causa, riceve una percentuale concordata del risarcimento.
• Tariffe orarie preferenziali: a determinati clienti vengono offerte tariffe ridotte, spesso in base alla durata del rapporto o al volume di lavoro.
• Abbonamenti: I clienti pagano un importo fisso su base regolare (mensile, annuale) per una serie di servizi.

Legaltech e pacchetti di offerte

Molte legaltech hanno adottato un modello di prodotto a pacchetto, offrendo servizi legali standardizzati a prezzo fisso. Questo risponde alla richiesta dei clienti di una maggiore trasparenza e prevedibilità dei costi. Tuttavia, se da un lato questo modello offre semplicità, dall’altro potrebbe non essere adatto ai casi più complessi che richiedono un’attenzione personalizzata.

Limiti della fatturazione oraria

La fatturazione a ore è stata a lungo la norma nel settore legale. Tuttavia, presenta una serie di svantaggi:

• Mancanza di prevedibilità: i clienti possono essere riluttanti a impegnarsi senza un’idea chiara del costo finale.
• Incentivo a lavorare lentamente: in alcuni casi, la fatturazione a ore può essere un incentivo a lavorare in modo meno efficiente per poter fatturare di più.
• Disallineamento degli interessi: il cliente vuole che il lavoro sia svolto in modo rapido ed efficiente, mentre l’avvocato può essere incoraggiato a dedicare più tempo per aumentare gli onorari.

Monitoraggio degli accordi di fatturazione

Con la diversità dei metodi di fatturazione, il monitoraggio diventa una sfida importante. Ogni accordo deve essere attentamente documentato, monitorato e rivisto per garantire che gli impegni siano rispettati da entrambe le parti. Senza un solido sistema di gestione, possono verificarsi errori di fatturazione, con conseguenti controversie e perdita di fiducia.

Differenziazione tra ore di produzione e ore lavorate : Analisi delle prestazioni

Nella gestione di uno studio legale, è essenziale distinguere tra due tipi di ore: le ore di produzione, che sono direttamente collegate agli importi fatturati e al margine dello studio, e le ore lavorate da un avvocato, che vengono utilizzate per valutare le sue prestazioni individuali.

Ore di produzione: rappresentano il tempo fatturato direttamente al cliente o il tempo assegnato a un pacchetto o a un altro metodo di fatturazione. Possono essere utilizzati per valutare la redditività di un progetto o di un servizio, confrontando il tempo effettivamente impiegato con l’importo fatturato. Analizzando queste ore, l’azienda può determinare il livello di margine effettivo e adeguare di conseguenza le tariffe o i metodi di lavoro.

Ore lavorate: anche se un avvocato lavora su base fissa, è fondamentale tenere traccia delle ore effettivamente lavorate. Queste ore vengono utilizzate per valutare le prestazioni individuali dell’avvocato, la sua efficienza e la sua capacità di gestire il tempo. Tracciando queste ore, lo studio può identificare le aree di miglioramento, offrire una formazione mirata e, soprattutto, pagare l’avvocato quanto vale. Un avvocato che supera regolarmente i propri obiettivi o che gestisce il proprio tempo in modo efficiente può essere premiato, il che rafforza la motivazione e l’impegno.

L’importanza del monitoraggio del tempo nei metodi di fatturazione alternativi

Anche se lo studio opta per metodi di fatturazione alternativi, come la fatturazione forfettaria, è comunque essenziale tenere traccia delle ore lavorate. Ci permette non solo di valutare la redditività dei casi, ma anche di misurare le prestazioni dei singoli avvocati. Senza questo monitoraggio, lo studio corre il rischio di sottovalutare o sovrastimare il valore apportato da ciascun avvocato, con conseguenti squilibri nella remunerazione e nel riconoscimento.

Con il software Legalprod, la gestione del tempo è automatizzata e la fatturazione è più semplice. Inoltre, migliora l’analisi dell’attività del team in tempo reale.