RGPD e studi legali: siete il calzolaio peggiore?

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati, un tema caldo per tutte le imprese dell'Unione Europea dal maggio 2018. Sotto la supervisione della CNIL, l'obiettivo di questo insieme di norme è quello di rafforzare e unificare la protezione dei dati personali. Per "dati personali" si intende "qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile" (articolo 4 del RGPD). Il RGPD si basa su 5 principi fondamentali:

• Il principio di finalità: i dati personali possono essere memorizzati e utilizzati solo se si può dimostrare che ciò avviene per uno scopo specifico, legale e legittimo.
• Il principio di proporzionalità e pertinenza: possono essere memorizzati solo i dati adeguati, pertinenti e necessari allo scopo per cui devono essere utilizzati.
• Il principio dei periodi di conservazione limitati: è necessario stabilire un periodo massimo di conservazione per gli archivi di dati, definito in base allo scopo per cui devono essere utilizzati.
• Il principio di sicurezza e riservatezza: dobbiamo essere in grado di garantire la riservatezza dei dati in nostro possesso. Nessuna persona non autorizzata a consultare queste informazioni deve avervi accesso.
• Rispetto dei diritti individuali.

È comprensibile che soddisfare questi requisiti possa essere un vero grattacapo. Esistono oggi diverse società specializzate in RGPD che aiutano le aziende a raggiungere la conformità e a produrre tutti i documenti necessari a tal fine. Alcuni avvocati hanno scelto di specializzarsi in questo settore e di offrire questo tipo di supporto ai loro clienti. Ma come possono gli stessi studi legali assicurarsi di essere conformi a questa normativa, in particolare in termini di protezione dei dati? Gli avvocati sono tenuti a registrare e archiviare una grande quantità di dati personali dei loro clienti, spesso sensibili. Oggi sappiamo che la professione legale sta diventando sempre più digitale, per cui è fondamentale che gli avvocati siano in grado di garantire la sicurezza delle informazioni memorizzate e scambiate attraverso i loro computer, soprattutto perché gli attacchi informatici sono in aumento e causano regolarmente danni che possono mettere a repentaglio la loro attività, in particolare per i piccoli studi che hanno poche o nessuna attrezzatura. Una soluzione semplice per conformarsi alla normativa: utilizzare uno strumento di gestione appropriato che sia conforme ai requisiti della Privacy by Design. Quando scegliete il vostro strumento di gestione, assicuratevi che abbia le seguenti caratteristiche e funzioni:

• Un'area di archiviazione sicura (EDM) con controllo dell'accesso ai documenti, un sistema di versioning, nonché tracciamento dei log e audit trail. L'obiettivo è quello di poter dire in qualsiasi momento chi ha fatto cosa su ogni file.
• Una connessione sicura con doppia autenticazione per evitare l'appropriazione di account personali.
• Messaggistica e videoconferenze criptate per garantire la riservatezza degli scambi con clienti e partner.
• Archiviazione limitata nel tempo in conformità alle normative.
• Gestione del ciclo di vita dei dati.
L'ultimo consiglio è quello di evitare di moltiplicare i software. Perché? Perché non tutti hanno lo stesso livello di sicurezza, quindi attenzione alle fughe di notizie... Per l'ultima parola, optate per il pacchetto all-in-one!