Die DSGVO beruht auf fünf Hauptprinzipien:
- Der Grundsatz der Zweckbindung: Man darf Daten von Personen nur dann speichern und verwenden, wenn man nachweisen kann, dass dies für einen ganz bestimmten, rechtmäßigen und legitimen Zweck geschehen muss.
- Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und der Relevanz: Es dürfen nur Daten gespeichert werden, die für den Zweck der Nutzung angemessen, relevant und notwendig sind.
- Der Grundsatz der begrenzten Speicherdauer: Es muss eine maximale Speicherdauer für die Datensammlungen festgelegt werden, die je nach Verwendungszweck definiert wird.
- Das Prinzip der Sicherheit und Vertraulichkeit: Man muss die Vertraulichkeit der Daten, über die man verfügt, garantieren können. Keine Person, die nicht zur Einsichtnahme berechtigt ist, darf Zugang zu diesen Informationen haben.
- Achtung der Rechte von Personen.
Es ist verständlich, dass die Einhaltung dieser Anforderungen Kopfzerbrechen bereiten kann. Es gibt heute viele auf DSGVO spezialisierte Firmen, die Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften und der Erstellung aller dafür notwendigen Dokumente unterstützen.
Einige Anwälte haben sich auch auf diesen Bereich spezialisiert und bieten ihren Mandanten diese Art der Begleitung an. Aber wie können Anwaltskanzleien selbst sicherstellen, dass sie diese Verordnung einhalten, insbesondere im Bereich des Datenschutzes?
Denn Anwälte müssen eine große Anzahl persönlicher Daten ihrer Mandanten aufzeichnen und archivieren, oftmals sensible Daten. Wir wissen heute, dass der Anwaltsberuf zunehmend digitalisiert wird. Folglich ist es für Anwälte von größter Bedeutung, die Sicherheit der über ihre Computer gespeicherten und ausgetauschten Informationen gewährleisten zu können, zumal sich Cyberattacken häufen und regelmäßig Schäden verursachen, die die Geschäftstätigkeit gefährden können, insbesondere bei kleinen, wenig oder schlecht ausgestatteten Strukturen.
Eine einfache Lösung, um die Verordnung einzuhalten, ist die Verwendung eines geeigneten Verwaltungstools, das den Anforderungen von Privacy by Design entspricht. Wenn Sie Ihr Verwaltungstool auswählen, achten Sie darauf, dass es die folgenden Funktionen und Merkmale aufweist:
- Ein sicherer Speicherplatz (DMS) mit Zugriffskontrolle auf die Dokumente, ein Versionierungssystem, aber auch Log-Tracking und Audit-Trail. Das Ziel ist es, jederzeit sagen zu können, wer was in jedem Fall getan hat.
- Eine sichere Verbindung mit doppelter Authentifizierung, um die Aneignung persönlicher Konten zu verhindern.
- Verschlüsselte Nachrichten und Videokonferenzen, um die Vertraulichkeit Ihrer Kommunikation mit Ihren Kunden und Partnern zu gewährleisten.
- Eine zeitlich begrenzte und definierte Archivierung, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht.
- Ein Lebenszyklusmanagement für Daten.
Der letzte Tipp ist, dass Sie nicht zu viele Softwareprogramme verwenden sollten. Warum? Denn sie haben nicht unbedingt alle das gleiche Sicherheitsniveau, also Vorsicht vor Lecks…
Für das letzte Wort: Setzen Sie auf All-in-One!