Guide de gestion : départements, équipes, accès, clients & fichiers

Départements & équipes

Création

Pour créer et gérer vos départements et équipes :

Cliquez sur votre nom et photo de profil en bas du menu (à gauche).
Dans le menu qui s'ouvre, cliquez sur Cabinet (juste au-dessus de "Déconnexion").
Vous arriverez sur la page de gestion des départements.
Ici, vous pouvez ajouter de nouveaux départements et ensuite créer des équipes à l'intérieur de chacun.

Vous pouvez créer autant de départements et d'équipes que vous le souhaitez.
Les départements internes (Administration, Comptabilité, etc.) sont présents par défaut et ne peuvent être supprimés, mais leurs équipes peuvent être modifiées.

Ajouter une personne dans une équipe

Si une personne n'apparaît pas dans la liste pour être ajoutée à une équipe, c'est probablement parce qu'elle n'a pas été assignée au département dans son profil.

Allez dans Paramètres > Répertoire interne.
Cliquez sur la personne concernée.
Cliquez sur l'icône crayon pour ouvrir sa fiche.
Renseignez le champ « Département » puis sauvegardez.
Retournez dans les paramètres du Cabinet : la personne est désormais disponible et peut être ajoutée à une équipe de ce département.

Accès & autorisations

Administrateurs

Les associés sont administrateurs par défaut.
Un autre utilisateur doit appartenir à un département marqué comme "administrateur" pour avoir ces droits.
Seuls un associé ou un administrateur peuvent modifier les fiches du personnel, les informations du cabinet, etc.

Validation des temps

Pour un associé ou un administrateur : Il peut valider ses propres temps directement dans LegalDay. Le temps est alors immédiatement ajouté au tableau des temps et devient facturable.
Pour un collaborateur : Il doit soumettre ses heures depuis LegalDay. Un associé ou un administrateur doit ensuite valider ces temps pour qu'ils apparaissent dans le tableau des temps et puissent être inclus dans une facture.

Onglets visibles selon les profils

Fonctionnalité	Visible par…
Facturation	Associés, ou membres du département Comptabilité
Dossier client	Utilisateurs cochés comme Avocat ou Juriste

Importer vos clients

Vous avez deux manières principales d'importer vos contacts :

Depuis une boîte mail : Disponible uniquement pour les boîtes mail Microsoft.
Depuis un fichier CSV : La méthode universelle pour tous les autres cas.

Allez dans l’onglet Base de contacts > Contacts.
Cliquez sur Importer des contacts.
Choisissez votre méthode d'import (si CSV, importez le fichier).
Le système détecte automatiquement les colonnes (nom, prénom, société…).
Ajustez les correspondances si besoin avant de valider.

Gérer l’espace client

Voir l'interface client

Créez un client fictif avec une de vos adresses e-mail.
Vous recevrez ses identifiants de connexion.
Accédez à l’URL de l'espace client pour voir l'interface telle que vos clients la verront.

Tous les clients ont la même interface globale (évidemment, un client n'a pas accès aux dossiers des autres clients). Cela vous permet de vous rendre compte de l'expérience proposée.

Visibilité des dossiers côté client

Lorsque vous créez un dossier pour un client, vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez lui rendre visibles. Par défaut, pour des raisons de confidentialité, toutes les options sont décochées.

Description du dossier
Détails du budget
Liste des avocats affectés
Montant des provisions

Bibliothèque de fichiers

Pour importer des fichiers dans la bibliothèque, vous devez toujours commencer par créer un dossier.

Allez dans Bibliothèque.
Créez un sous-dossier (il est impossible de téléverser des fichiers directement à la racine).
Ouvrez ce sous-dossier, puis ajoutez vos fichiers via le bouton de téléversement ou par un simple glisser-déposer.

Migrer vos anciens dossiers

Les dossiers clients provenant d'un autre logiciel ne peuvent pas être importés dans l'onglet "Dossier client" de LegalProd, car la structure est différente. La méthode recommandée est d'utiliser la Bibliothèque pour archiver ces anciens dossiers.

Créez un dossier principal nommé, par exemple, « Archives Dossiers Clients » dans la Bibliothèque.
Ouvrez ce dossier.
Glissez-déposez ici l'ensemble de vos anciens dossiers et fichiers clients.