Letzte Woche bin ich zu meiner Bank gegangen, um einen Privatkredit aufzunehmen. Als neuer Chargée d’Affaires bin ich also gezwungen, mich zu vertreten. Ich erzähle ihr ziemlich stolz, dass ich Gründer von LegalProd bin, einem Startup-Unternehmen, das völlig innovative Verwaltungssoftware für Anwaltskanzleien entwickelt. Ich muss zugeben, dass ich einen kleinen Schlag ins Gesicht bekommen habe, als sie mir sagte: “Software für Anwälte? Aber die sind doch noch bei Papier und Diktiergerät! Aber was wollen Sie denn in diesem Schlamassel? (Sie hat wahrscheinlich im Urlaub die Fourberies de Scapin gelesen…)”.
Am Anfang wollte ich nicht argumentieren, sie denkt, was sie will, aber ich kenne mich mit Anwälten aus und meine Produkte verkaufen sich. Und dann, nach ein paar Sekunden, dachte ich, aber nein! Du musst ihm erklären, warum Innovation und Technologie durchaus ihren Platz in der Kanzlei haben – es geht um deinen Kredit!
Also ja, der Anwaltsberuf ist nicht der am stärksten digitalisierte, aber das Wichtigste ist, sobald man diese Tatsache und die berühmte Frage nach dem “Warum?” gestellt hat.
Weil die Anwälte zu alt sind? Nein, die Statistiken zeigen vielmehr eine immer jünger werdende Bevölkerung.
Weil sie bei der Nutzung von Technologien schnell den Überblick verlieren? Nein, im Gegenteil, hängen Sie in den Kanzleien herum und Sie werden alle Anwälte sehen, die ein Telefon am Ohr haben oder mit ihren Whatsapp-Kontakten chatten und einen Laptop unter dem Arm haben.
Weil die Technologie keinen Platz im Anwaltsberuf hat? Nein, ganz im Gegenteil! Die Technologie ist eine echte Quelle der Entwicklung für die Kanzleien.
Eine für Unternehmen entwickelte Software entspricht nicht unbedingt den Anforderungen einer Anwaltskanzlei. Die Aktenverwaltung, der Zugriff auf Informationen und der Austausch mit Mandanten erfordern maßgeschneiderte Funktionen. Die Eignung eines Tools lässt sich daher eher an diesen konkreten Anforderungen messen als allein an seinem Anspruch auf Modernität. Die verfügbaren Tools und die Arbeitsabläufe der Kanzlei müssen aufeinander abgestimmt sein, um die tägliche Arbeit zu erleichtern.
Was hat sich also heute geändert?
Seit einigen Jahren haben sich LegalTech-Unternehmen stark auf die tatsächlichen Bedürfnisse von Anwälten konzentriert, und zwar in allen Bereichen ihrer Tätigkeit: HRIS, Übersetzungen, Hilfe beim Verfassen von Texten, DMS, Aktenverwaltung, administrative Verwaltung der Kanzlei … und heute Künstliche Intelligenz
Die Anwaltskanzleien haben also vor etwa zehn Jahren damit begonnen, sich zu digitalisieren. Auch wenn sie noch immer recht unterausgestattet sind, haben sie den Nutzen, den es für sie hat, sich mit solchen Werkzeugen auszustatten, vollkommen verstanden. Ohne eine umfassende Studie über alles, was die Digitalisierung einer Kanzlei bringen kann, zu erstellen, können wir uns auf zwei Schlüsselelemente konzentrieren.
Den Mandanten wieder in den Mittelpunkt der Anwaltskanzleien stellen
Sie werden mir sicher sagen, dass die Technologie die Beziehungen zwischen den Menschen entmenschlicht, die Interaktionen weniger persönlich werden und die zwischenmenschlichen Beziehungen lockerer werden. Auch wenn sich diese Stereotypen hartnäckig halten, sieht die Realität ganz anders aus! Technologien und Innovationen sind in Wirklichkeit Katalysatoren für menschliche Beziehungen.
Seit nunmehr zwanzig Jahren steht der Verbraucher seinem Konsum nicht mehr passiv gegenüber, sondern wird heute zu einem aufmerksamen und zunehmend anspruchsvollen Akteur. Er möchte darüber informiert werden, was er kauft, welche Produkte im Produktionsprozess verwendet werden, woher seine Einkäufe stammen … Kurz gesagt, er wird immer anspruchsvoller und verlangt Transparenz. Der Konsum von Dienstleistungen bildet hier keine Ausnahme.
Die Unternehmen ihrerseits haben keine andere Wahl, als sich anzupassen, denn der Verbraucher verfügt heute über mächtige Waffen, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Bekanntheitsgrad zu machen oder zu zerstören. Im Internet bewertet und beurteilt der Käufer und nutzt soziale Netzwerke, um seine Unzufriedenheit zu äußern. Anwaltskanzleien müssen sich wie jedes Unternehmen mit diesem neuen Phänomen auseinandersetzen.
Ein weiterer Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, sind veränderte Konsummuster. Mit dem Internet entscheidet man online über seine Einkäufe, man bestellt online und verfolgt seine Akte online. Das Aufkommen der Telearbeit hat diese Entwicklung nur noch beschleunigt. Immer mehr Anwälte berichten mir, dass sie ihre Mandanten immer seltener sehen!
Anwaltskanzleien sind von diesen Entwicklungen stark betroffen und müssen sich damit auseinandersetzen. Hier wird die Technologie zum Rettungsanker.
Wenn ich es zusammenfasse, wollen die Klienten der Anwälte :
- Akteur in ihrem Dossier werden,
- In Echtzeit über die Entwicklungen und die Arbeit ihres Anwalts auf dem Laufenden gehalten werden,
- Einfach mit ihnen jederzeit und aus der Ferne kommunizieren.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, können sich Anwälte auf die Technologie verlassen, indem sie leicht einen Fernzugriff über ein Intranet ermöglichen oder z. B. ein sicheres Chat-System nutzen.
In diesen Beispielen verringert die Technologie die Entfernungen zwischen einem Anwalt und seinem Klienten.
Ein geeignetes E-Mail-System kann die Fernkommunikation zwischen dem Rechtsanwalt und seinem Mandanten erleichtern, doch die bloße Bezeichnung „sicher“ beseitigt nicht das Risiko einer Offenlegung. Die Kanzlei muss insbesondere die Konten schützen, die Empfänger überprüfen und den Zugriff auf die Akteninformationen regeln. Der Mandant kann eine Frage übermitteln, ohne persönlich vorstellig werden zu müssen, ohne dass dies eine sofortige Antwort seines Rechtsanwalts erfordert.
Über einen Kundenbereich lassen sich bestimmte Phasen des Vorgangs verfolgen und Unterlagen aus der Ferne übermitteln. Der Schutz dieses Datenaustauschs hängt insbesondere von der Authentifizierung der Nutzer, den erteilten Berechtigungen und den Sicherheitsmaßnahmen des Dokumentenbereichs ab; er ergibt sich nicht allein aus dem Vorhandensein eines digitalen „Tresors“.
Diese beiden Beispiele zeigen deutlich, dass die Technologie, wenn sie richtig eingesetzt wird, die Distanz zwischen einem Mandanten und seinem Anwalt verringert, mehr noch, sie stärkt den Begriff des Vertrauens, der für die Tätigkeit eines Anwalts von größter Bedeutung ist.
Der Einsatz solcher Instrumente rückt den Kunden in den Mittelpunkt der Beziehung, der sich nicht mehr als bloße Nummer betrachtet, sondern als einzigartige Person, der Aufmerksamkeit geschenkt wird. Und wissen Sie was? Das ist genau das, was diese neuen Verbraucher erwarten! Das ist Kundenbeziehung!
Synergien innerhalb der Praxis schaffen
Es muss nicht mehr gezeigt werden, dass die Wertschöpfung einer Gruppe die Summe der Werte der Einzelpersonen, die diese Gruppe bilden, übersteigen muss. Die Anwaltskanzleien haben das verstanden, zumindest fragen mich meine Klienten immer häufiger zu diesem Thema.
Durch die Erleichterung des Austauschs zwischen den Partnern kann eine Kanzlei Synergien fördern: Erfahrungsaustausch, das Erkennen ergänzender Kompetenzen oder die Koordinierung eines Mandats. Diese Vorteile hängen von der Organisation des Austauschs und der Beteiligung jedes Einzelnen ab; sie ergeben sich nicht automatisch aus einer Zunahme der Interaktionen. Technologie kann informelle Gespräche und Besprechungen ergänzen, indem sie einen Rahmen für den Informationsaustausch schafft.
Dabei sitzen Anwaltskanzleien auf einer noch wenig genutzten Goldmine: dem internen Netzwerk!
An diesem Netzwerk muss vorrangig gearbeitet werden, aber es nur zu sagen und zu wollen, reicht nicht aus. Wenn jeder es weiß und jeder damit einverstanden ist, warum wird es dann nicht umgesetzt? Denn es gibt Bremsen, die die Technologie relativ leicht lösen kann.
Das Haupthindernis entsteht durch Informationsasymmetrien “Wenn ich einem meiner Partner einen Kontakt gebe, wird er dasselbe tun?”, “Wie kann ich sicher sein, dass ich für einen Geschäftsbeitrag bezahlt werde?”, “Wenn ich einem Partner eine meiner Produktionen gebe, wie kann ich sie bewerten?”.
Diese Fragen sind berechtigt. Ein Tool kann die Nachverfolgung des Austauschs erleichtern, doch die Genehmigungen zur Weitergabe und etwaige Vergütungsmodalitäten unterliegen Regeln, die innerhalb der Kanzlei gesondert festgelegt werden.
Ein CRM-System kann dabei helfen, die Weitergabe von Kontaktdaten innerhalb einer Kanzlei zu organisieren, sofern die Zugriffsrechte rollenbasiert festgelegt werden. Das Ausblenden des Namens oder der Kontaktdaten gegenüber bestimmten Partnern stellt keine Anonymisierung dar, wenn die Person weiterhin identifizierbar ist oder wieder identifiziert werden kann. Die Wahl des Tools allein regelt noch nicht die Fragen der Freigabe zur Weitergabe oder der Vergütung im Zusammenhang mit einer Geschäftsvermittlung.
Wenn ich also weiß, dass mein Partner einen HR-Kontakt in einem bestimmten Unternehmen hat, ich aber nicht weiß, wer er ist, muss ich ihn um Erlaubnis bitten, um auf andere Informationen wie Name, Vorname, Telefon, Mail…. zuzugreifen.
Diese Vorgehensweise kann die Weitergabe von Kontakten übersichtlicher gestalten: Der Partner, der um einen Kontakt bittet, identifiziert seinen Ansprechpartner innerhalb der Kanzlei, und derjenige, der den Kontakt weitergibt, behält einen Nachweis über diesen Austausch. Dies kann die Zusammenarbeit fördern, ohne sie jedoch automatisch zu gestalten. Eine eventuelle Vergütung oder Zuweisung des Kontos hängt von den geltenden Vereinbarungen und Regeln ab; sie ergibt sich nicht allein aus der Nutzung des CRM-Systems.
Ein weiteres grundlegendes Werkzeug in einer Anwaltskanzlei ist ein DMS, das es der gesamten Kanzlei ermöglichen wird, Präzedenzfälle oder Produktionsmodelle zu finden. Aber Vorsicht! Noch einmal: Hier geht es darum, sich mit einem EDM auszustatten, das den Bedürfnissen der Anwälte entspricht!
Nehmen wir das Beispiel einer Dokumentvorlage, die von einem Partner erstellt und in einem anderen Fall wiederverwendet wird. Ein Dokumentenmanagementsystem kann die Suche und Anpassung dieser Vorlage erleichtern, vorbehaltlich der Zugriffsrechte und des Schutzes der Daten des ersten Mandanten. Das Dokument muss an den neuen Fall angepasst und erneut geprüft werden. Die möglicherweise erzielte Zeitersparnis hat keinen Einfluss auf die Vergütung zwischen den Partnern oder auf die dem Mandanten in Rechnung gestellten Honorare: Diese Fragen sind unabhängig von der Speicherung und Weitergabe des Dokuments.
Und ja! Sie haben verstanden, dass eine Zusammenarbeit nur dann möglich ist, wenn jede Partei einen Vorteil davon hat und Trittbrettfahrerverhalten verhindert wird.
Also nein, Anwälte sind nicht anti-techno! Ganz im Gegenteil: Der Rückstand bei der Digitalisierung, den die Kanzleien heute haben, ist nur den Softwareherstellern zuzuschreiben, die es nicht für nötig hielten, in diesen Markt zu investieren. Zum Glück ist diese Zeit vorbei! Legaltechs sind entstanden und entwickeln spezialisierte Produkte, die sich ausschließlich an Anwälte richten.
Beim Anblick dieser Erklärungen spürte ich, wie meine Geschäftsführerin sich aufheiterte! Ich denke, man kann sagen, dass ich die Arbeit erledigt habe, wie man so schön sagt. Ein paar Tage später kam die gute Nachricht, dass ich meinen Kredit bekommen habe!!!
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