Anwälte sind nicht technikaffin
Letzte Woche bin ich zu meiner Bank gegangen, um einen Privatkredit aufzunehmen. Als neuer Chargée d’Affaires bin ich also gezwungen, mich zu vertreten. Ich erzähle ihr ziemlich stolz, dass ich Gründer von LegalProd bin, einem Startup-Unternehmen, das völlig innovative Verwaltungssoftware für Anwaltskanzleien entwickelt. Ich muss zugeben, dass ich einen kleinen Schlag ins Gesicht bekommen habe, als sie mir sagte: „Software für Anwälte? Aber die sind doch noch bei Papier und Diktiergerät! Aber was wollen Sie denn in diesem Schlamassel? (Sie hat wahrscheinlich im Urlaub die Fourberies de Scapin gelesen…)“.
Am Anfang wollte ich nicht argumentieren, sie denkt, was sie will, aber ich kenne mich mit Anwälten aus und meine Produkte verkaufen sich. Und dann, nach ein paar Sekunden, dachte ich, aber nein! Du musst ihm erklären, warum Innovation und Technologie durchaus ihren Platz in der Kanzlei haben – es geht um deinen Kredit!
Also ja, der Anwaltsberuf ist nicht der am stärksten digitalisierte, aber das Wichtigste ist, sobald man diese Tatsache und die berühmte Frage nach dem „Warum?“ gestellt hat.
Weil die Anwälte zu alt sind? Nein, die Statistiken zeigen vielmehr eine immer jünger werdende Bevölkerung.
Weil sie bei der Nutzung von Technologien schnell den Überblick verlieren? Nein, im Gegenteil, hängen Sie in den Kanzleien herum und Sie werden alle Anwälte sehen, die ein Telefon am Ohr haben oder mit ihren Whatsapp-Kontakten chatten und einen Laptop unter dem Arm haben.
Weil die Technologie keinen Platz im Anwaltsberuf hat? Nein, ganz im Gegenteil! Die Technologie ist eine echte Quelle der Entwicklung für die Kanzleien.
Aber, warum dann? Die Antwort ist eigentlich recht einfach … es wurde nichts an sie gedacht! So elementar ist das. Jahrelang haben Softwarehersteller versucht, Tools zu verkaufen, die für Unternehmen gemacht sind, ohne die besonderen Bedürfnisse von Anwälten zu berücksichtigen (ich habe übrigens einen Artikel zu diesem Thema verfasst (Link zum Artikel setzen)). Das Spiel war also von vornherein entschieden.
Was hat sich also heute geändert?
Seit einigen Jahren haben sich LegalTech-Unternehmen stark auf die tatsächlichen Bedürfnisse von Anwälten konzentriert, und zwar in allen Bereichen ihrer Tätigkeit: HRIS, Übersetzungen, Hilfe beim Verfassen von Texten, DMS, Aktenverwaltung, administrative Verwaltung der Kanzlei … und heute Künstliche Intelligenz
Die Anwaltskanzleien haben also vor etwa zehn Jahren damit begonnen, sich zu digitalisieren. Auch wenn sie noch immer recht unterausgestattet sind, haben sie den Nutzen, den es für sie hat, sich mit solchen Werkzeugen auszustatten, vollkommen verstanden. Ohne eine umfassende Studie über alles, was die Digitalisierung einer Kanzlei bringen kann, zu erstellen, können wir uns auf zwei Schlüsselelemente konzentrieren.
Den Mandanten wieder in den Mittelpunkt der Anwaltskanzleien stellen
Sie werden mir sicher sagen, dass die Technologie die Beziehungen zwischen den Menschen entmenschlicht, die Interaktionen weniger persönlich werden und die zwischenmenschlichen Beziehungen lockerer werden. Auch wenn sich diese Stereotypen hartnäckig halten, sieht die Realität ganz anders aus! Technologien und Innovationen sind in Wirklichkeit Katalysatoren für menschliche Beziehungen.
Seit nunmehr zwanzig Jahren steht der Verbraucher seinem Konsum nicht mehr passiv gegenüber, sondern wird heute zu einem aufmerksamen und zunehmend anspruchsvollen Akteur. Er möchte darüber informiert werden, was er kauft, welche Produkte im Produktionsprozess verwendet werden, woher seine Einkäufe stammen … Kurz gesagt, er wird immer anspruchsvoller und verlangt Transparenz. Der Konsum von Dienstleistungen bildet hier keine Ausnahme.
Die Unternehmen ihrerseits haben keine andere Wahl, als sich anzupassen, denn der Verbraucher verfügt heute über mächtige Waffen, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Bekanntheitsgrad zu machen oder zu zerstören. Im Internet bewertet und beurteilt der Käufer und nutzt soziale Netzwerke, um seine Unzufriedenheit zu äußern. Anwaltskanzleien müssen sich wie jedes Unternehmen mit diesem neuen Phänomen auseinandersetzen.
Ein weiterer Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, sind veränderte Konsummuster. Mit dem Internet entscheidet man online über seine Einkäufe, man bestellt online und verfolgt seine Akte online. Das Aufkommen der Telearbeit hat diese Entwicklung nur noch beschleunigt. Immer mehr Anwälte berichten mir, dass sie ihre Mandanten immer seltener sehen!
Anwaltskanzleien sind von diesen Entwicklungen stark betroffen und müssen sich damit auseinandersetzen. Hier wird die Technologie zum Rettungsanker.
Wenn ich es zusammenfasse, wollen die Klienten der Anwälte :
- Akteur in ihrem Dossier werden,
- In Echtzeit über die Entwicklungen und die Arbeit ihres Anwalts auf dem Laufenden gehalten werden,
- Einfach mit ihnen jederzeit und aus der Ferne kommunizieren.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, können sich Anwälte auf die Technologie verlassen, indem sie leicht einen Fernzugriff über ein Intranet ermöglichen oder z. B. ein sicheres Chat-System nutzen.
In diesen Beispielen verringert die Technologie die Entfernungen zwischen einem Anwalt und seinem Klienten.
Der sichere Chat wird es ermöglichen, dass sich die beiden Parteien diskret austauschen können, als wären sie im selben Büro. Der Kunde muss nicht mehr befürchten, dass seine Informationen weitergegeben werden, und fühlt sich sicher. Außerdem kann er jederzeit eine Frage stellen, ohne darauf warten zu müssen, dass sein Anwalt verfügbar ist.
Ein gesicherter Intranet-Zugang ermöglicht es dem Mandanten, den Fortschritt seines Falles zu verfolgen und, wenn er über einen Safe verfügt, Dokumente so zu hinterlegen, als würden sie persönlich übergeben, ohne dass er vor Ort sein muss!
Diese beiden Beispiele zeigen deutlich, dass die Technologie, wenn sie richtig eingesetzt wird, die Distanz zwischen einem Mandanten und seinem Anwalt verringert, mehr noch, sie stärkt den Begriff des Vertrauens, der für die Tätigkeit eines Anwalts von größter Bedeutung ist.
Der Einsatz solcher Instrumente rückt den Kunden in den Mittelpunkt der Beziehung, der sich nicht mehr als bloße Nummer betrachtet, sondern als einzigartige Person, der Aufmerksamkeit geschenkt wird. Und wissen Sie was? Das ist genau das, was diese neuen Verbraucher erwarten! Das ist Kundenbeziehung!
Synergien innerhalb der Praxis schaffen
Es muss nicht mehr gezeigt werden, dass die Wertschöpfung einer Gruppe die Summe der Werte der Einzelpersonen, die diese Gruppe bilden, übersteigen muss. Die Anwaltskanzleien haben das verstanden, zumindest fragen mich meine Klienten immer häufiger zu diesem Thema.
Die Anwaltskanzleien haben perfekt verinnerlicht, dass sich durch mehr und leichtere Interaktionen zwischen den Partnern automatisch Synergien ergeben, die das gesamte Geschäft schnell verbessern werden. Also ja, Anwälte haben nicht auf die Technologie gewartet, um sich auszutauschen, aber dieser Austausch ist ziemlich begrenzt. Wenn ich mich mit meinen Kunden unterhalte, sagen sie mir, dass sie sich auf die Kaffeemaschine, die Mittagspause und ein paar Meetings im Jahr beschränken. Aber verstecken wir uns nicht hinter unserem kleinen Finger, diese Interaktionen sind immer noch recht gering und finden hauptsächlich im Rahmen von Freundschaften statt.
Dabei sitzen Anwaltskanzleien auf einer noch wenig genutzten Goldmine: dem internen Netzwerk!
An diesem Netzwerk muss vorrangig gearbeitet werden, aber es nur zu sagen und zu wollen, reicht nicht aus. Wenn jeder es weiß und jeder damit einverstanden ist, warum wird es dann nicht umgesetzt? Denn es gibt Bremsen, die die Technologie relativ leicht lösen kann.
Das Haupthindernis entsteht durch Informationsasymmetrien „Wenn ich einem meiner Partner einen Kontakt gebe, wird er dasselbe tun?“, „Wie kann ich sicher sein, dass ich für einen Geschäftsbeitrag bezahlt werde?“, „Wenn ich einem Partner eine meiner Produktionen gebe, wie kann ich sie bewerten?“.
Diese Fragen sind legitim und die Technologie beantwortet sie perfekt!
Durch die Verwendung eines CRM werden diese Hemmnisse weitgehend beseitigt. Aber Vorsicht, nicht irgendein CRM! Ein marktübliches CRM ist absolut ineffizient und beantwortet nicht die Fragen von Anwälten. Sie brauchen ein CRM, das speziell auf die Anwaltskanzlei zugeschnitten ist. Dieser muss in der Lage sein, Kontakte zu anonymisieren, d. h. die für die Kontaktaufnahme notwendigen Informationen vor anderen Gesellschaftern zu verbergen, aber bestimmte Informationen wie z. B. seine Funktion verfügbar zu lassen.
Wenn ich also weiß, dass mein Partner einen HR-Kontakt in einem bestimmten Unternehmen hat, ich aber nicht weiß, wer er ist, muss ich ihn um Erlaubnis bitten, um auf andere Informationen wie Name, Vorname, Telefon, Mail…. zuzugreifen.
Dieses System ist nicht nur transparent, sondern hat auch den Vorteil, dass es die Anwälte zur Zusammenarbeit zwingt, da alle Partner einen Vorteil daraus ziehen. Der Partner, der einen Kontakt anfordert, schafft sich eine Geschäftsmöglichkeit und der Partner, der einen Kontakt teilt, wird bezahlt und behält den Ursprung des Kontos!
Ein weiteres grundlegendes Werkzeug in einer Anwaltskanzlei ist ein DMS, das es der gesamten Kanzlei ermöglichen wird, Präzedenzfälle oder Produktionsmodelle zu finden. Aber Vorsicht! Noch einmal: Hier geht es darum, sich mit einem EDM auszustatten, das den Bedürfnissen der Anwälte entspricht!
Nehmen wir dieses Mal das Beispiel eines Partners, der fünf Stunden lang ein Dokument erstellt, es aber nur drei Stunden lang verkauft (dies ist in Kanzleien recht häufig der Fall). Ein DMS für Anwälte sollte in der Lage sein, dieses Dokument dem Rest der Kanzlei zur Verfügung zu stellen, damit es bei einem anderen Fall für zwei Stunden weiterverkauft werden kann. Auch hier profitieren alle: Der Partner, der das Dokument erstellt hat, vergütet seine gesamten Produktionsstunden und der Partner, der das bereits erstellte Dokument abgerufen hat, kann es ebenfalls monetarisieren.
Und ja! Sie haben verstanden, dass eine Zusammenarbeit nur dann möglich ist, wenn jede Partei einen Vorteil davon hat und Trittbrettfahrerverhalten verhindert wird.
Also nein, Anwälte sind nicht anti-techno! Ganz im Gegenteil: Der Rückstand bei der Digitalisierung, den die Kanzleien heute haben, ist nur den Softwareherstellern zuzuschreiben, die es nicht für nötig hielten, in diesen Markt zu investieren. Zum Glück ist diese Zeit vorbei! Legaltechs sind entstanden und entwickeln spezialisierte Produkte, die sich ausschließlich an Anwälte richten.
Beim Anblick dieser Erklärungen spürte ich, wie meine Geschäftsführerin sich aufheiterte! Ich denke, man kann sagen, dass ich die Arbeit erledigt habe, wie man so schön sagt. Ein paar Tage später kam die gute Nachricht, dass ich meinen Kredit bekommen habe!!!
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