La settimana scorsa sono andato dalla mia banca per un prestito personale. Le ho detto con orgoglio che ero il fondatore di LegalProd, una start-up che sviluppa software di gestione totalmente innovativi per gli studi legali. Ok, ammetto di aver preso un po’ di schiaffi in faccia quando ha detto “software per avvocati? Ma loro usano ancora carta e dittafono! (Deve aver letto Les Fourberies de Scapin durante le vacanze…)”.
All’inizio non volevo discutere, lei pensa quello che vuole, ma io conosco gli avvocati e i miei prodotti vendono. E poi, dopo qualche secondo, mi sono detto: no! Dovete spiegargli perché l’innovazione e la tecnologia hanno il loro giusto posto nell’azienda: è in gioco il vostro prestito!
Quindi sì, la professione legale non è la più digitalizzata, ma la cosa importante è che una volta stabilito questo fatto e posta la famosa domanda “Perché?
Perché gli avvocati sono troppo vecchi? No, le statistiche mostrano che la popolazione sta diventando più giovane.
Perché si perdono rapidamente quando usano la tecnologia? No, al contrario, andate a frequentare gli studi legali e vedrete tutti gli avvocati con il telefono all’orecchio o che chattano con i loro contatti su Whatsapp e con un computer portatile sotto il braccio.
Perché la tecnologia non ha posto nella professione legale? No, al contrario! La tecnologia è una vera e propria fonte di sviluppo per le aziende.
Un software pensato per le aziende non è detto che vada bene per uno studio legale. La gestione dei fascicoli, l’accesso alle informazioni e i contatti con i clienti richiedono funzioni su misura. L’idoneità di uno strumento va quindi valutata in base a queste esigenze concrete, piuttosto che solo alla sua promessa di modernità. Gli strumenti disponibili e le pratiche dello studio devono integrarsi per facilitare il lavoro quotidiano.
Cosa è cambiato oggi?
Negli ultimi anni, il LegalTech si è concentrato sulle reali esigenze degli avvocati in tutte le loro attività: HRIS, traduzione, assistenza alla redazione, EDM, gestione dei file, gestione amministrativa dello studio, ecc. e ora l’Intelligenza Artificiale.
Gli studi legali hanno iniziato a digitalizzarsi circa dieci anni fa e, sebbene siano ancora relativamente poco attrezzati, hanno compreso appieno i vantaggi di dotarsi di tali strumenti. Senza fare uno studio esaustivo di tutto ciò che la digitalizzazione di uno studio può portare, possiamo concentrarci su due elementi chiave.
Riportare il cliente al centro degli studi legali
Probabilmente mi direte che la tecnologia sta disumanizzando i rapporti tra le persone, che le interazioni stanno diventando meno personali e le relazioni umane sempre più distanti. Anche se questi stereotipi sono difficili da sfatare, la realtà è ben diversa! La tecnologia e l’innovazione sono infatti catalizzatori di relazioni umane.
Da circa vent’anni i consumatori non sono più consumatori passivi, ma sono diventati attori attenti e sempre più esigenti. Vogliono sapere cosa acquistano, quali prodotti vengono utilizzati nel processo produttivo, da dove provengono i loro acquisti… In breve, stanno diventando sempre più esigenti e chiedono trasparenza. Il consumo di servizi non fa eccezione a questa regola.
Le aziende, dal canto loro, non hanno altra scelta se non quella di adattarsi, dato che i consumatori hanno ora a disposizione armi potenti per far funzionare o distruggere un prodotto, un servizio o il nome di un marchio. Con Internet, gli acquirenti valutano, valutano e usano i social network per esprimere la loro insoddisfazione a chiunque voglia ascoltare. Gli studi legali, come qualsiasi altra azienda, devono affrontare questo nuovo fenomeno.
L’altro fattore da tenere in considerazione è il cambiamento dei modelli di consumo. Grazie a Internet, è possibile decidere cosa acquistare online, ordinare online e monitorare il proprio file online. L’avvento del telelavoro ha solo accelerato questa tendenza. Sempre più avvocati mi dicono che vedono sempre meno i loro clienti!
Gli studi legali sono duramente colpiti da questi sviluppi e devono farvi fronte. È qui che la tecnologia diventa un’ancora di salvezza.
In sintesi, i clienti degli avvocati vogliono :
- Coinvolgetevi nel loro caso,
- Essere informati in tempo reale sugli sviluppi e sul lavoro svolto dal proprio avvocato,
- Comunicare facilmente con loro in qualsiasi momento e a distanza.
Per soddisfare queste esigenze, gli avvocati possono affidarsi alla tecnologia per fornire un facile accesso remoto tramite una intranet o utilizzare un sistema di chat sicuro, ad esempio.
In questi esempi, la tecnologia riduce la distanza tra l’avvocato e il suo cliente.
Un sistema di messaggistica adeguato può facilitare le comunicazioni a distanza tra l’avvocato e il suo cliente, ma il semplice fatto che sia definito «sicuro» non elimina il rischio di divulgazione. Lo studio legale deve in particolare proteggere gli account, verificare i destinatari e definire gli accessi alle informazioni contenute nel fascicolo. Il cliente può inviare una domanda senza doversi spostare, senza che ciò implichi una risposta immediata da parte del suo avvocato.
Un’area clienti può permettere di seguire alcune fasi della pratica e di inviare documenti da remoto. La protezione di questi scambi dipende soprattutto dall’autenticazione degli utenti, dalle autorizzazioni concesse e dalle misure di sicurezza dell’archivio; non deriva solo dalla presenza di una “cassaforte” digitale.
Questi due esempi dimostrano chiaramente che la tecnologia, se usata correttamente, riduce la distanza tra il cliente e il suo avvocato e, ancor più, rafforza la nozione di fiducia, che è essenziale nel lavoro di un avvocato.
L’uso di questi strumenti rimette il cliente al centro della relazione, non vedendolo più come un semplice numero ma come un individuo unico a cui prestare attenzione. E sapete cosa? Questo è esattamente ciò che i nuovi consumatori stanno aspettando! Questo è il senso delle relazioni con i clienti!
Creare sinergie all’interno dell’azienda
Non è più necessario dimostrare che il valore aggiunto di un gruppo deve superare la somma del valore degli individui che lo compongono. Gli studi legali lo hanno capito, e almeno i miei clienti me lo chiedono sempre più spesso.
Facilitando gli scambi tra i soci, uno studio può favorire le sinergie: condividere esperienze, individuare competenze complementari o coordinare un intervento. Questi vantaggi dipendono da come sono organizzati gli scambi e dalla partecipazione di tutti; non derivano automaticamente dal semplice aumento delle interazioni. La tecnologia può integrare le discussioni informali e le riunioni, fornendo un quadro di riferimento per la condivisione delle informazioni.
Eppure gli studi legali sono seduti su una miniera d’oro ancora poco sfruttata: la rete interna!
È su questa rete che dobbiamo lavorare come priorità, ma non basta dirlo o volerlo fare. Se tutti lo sanno e tutti sono d’accordo, perché non viene attuato? Perché ci sono ostacoli che la tecnologia può superare abbastanza facilmente.
L’ostacolo principale deriva dalle asimmetrie informative: “Se do un contatto a uno dei miei partner, lui farà lo stesso?” “Come posso essere sicuro di essere pagato per un contributo aziendale?” “Se do una delle mie produzioni a un partner, come posso dargli un valore?
Sono domande legittime. Uno strumento può facilitare il monitoraggio degli scambi, ma le autorizzazioni alla condivisione e le eventuali modalità di remunerazione sono regolate da norme definite separatamente all’interno dello studio.
Un CRM può aiutarti a organizzare la condivisione dei contatti all’interno di uno studio, a patto di definire i diritti di accesso in base ai ruoli. Nascondere il nome o i recapiti ad alcuni soci non equivale a un’anonimizzazione se la persona rimane identificabile o può essere reidentificata. La scelta dello strumento, da sola, non risolve le questioni relative alle autorizzazioni alla condivisione o alla remunerazione legate all’apporto di affari.
Ad esempio, so che il mio associato ha un contatto per le risorse umane in tale o talaltra azienda, ma non so chi sia, quindi devo chiedergli l’autorizzazione per accedere ad altre informazioni come cognome, nome, numero di telefono e indirizzo e-mail…..
Questo sistema può rendere più chiara la condivisione dei contatti: il socio che richiede un contatto identifica il proprio interlocutore all’interno dello studio e chi lo condivide tiene traccia di questo scambio. Questo può favorire la collaborazione, senza però renderla automatica. Un’eventuale remunerazione o attribuzione del conto dipende dagli accordi e dalle regole applicabili; non deriva dal semplice utilizzo del CRM.
Un altro strumento fondamentale all’interno di uno studio legale è l’EDM, che consente a tutto lo studio di trovare precedenti o modelli di produzione. Ma ancora una volta, si tratta di dotarsi di un EDM che risponda alle esigenze degli avvocati!
Prendiamo l’esempio di un modello di documento preparato da un socio e riutilizzato in un altro fascicolo. Un sistema di gestione documentale (GED) può facilitare la ricerca e l’adattamento del documento, nel rispetto dei diritti di accesso e della protezione delle informazioni del primo cliente. Il documento va adattato al nuovo caso e riletto. L’eventuale risparmio di tempo non influisce né sulla remunerazione tra soci né sugli onorari fatturati al cliente: queste questioni restano separate dall’archiviazione e dalla condivisione del documento.
E sì! Come potete vedere, se vogliamo lavorare insieme, ogni parte deve avere un vantaggio nel farlo e dobbiamo prevenire i comportamenti clandestini.
Quindi no, gli avvocati non sono anti-techno! Al contrario, il ritardo nella digitalizzazione che gli studi legali stanno vivendo oggi è semplicemente dovuto agli editori di software che non hanno ritenuto necessario investire in questo mercato. Fortunatamente, quei giorni sono finiti! Le Legaltech sono emerse e stanno sviluppando prodotti specializzati rivolti esclusivamente agli avvocati.
Alla vista di queste spiegazioni, sentivo il mio business manager ridere! Credo sia giusto dire che ho fatto il mio lavoro, come si suol dire. Qualche giorno dopo arrivò la buona notizia: avevo ottenuto il prestito!
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