Os advogados não são tecnófilos

Na semana passada, fui falar com o meu banco sobre um empréstimo pessoal. Disse-lhe, com muito orgulho, que era o fundador da LegalProd, uma empresa em fase de arranque que desenvolve software de gestão totalmente inovador para escritórios de advogados. OK, admito que levei uma pequena bofetada na cara quando ela disse “software para advogados? Mas eles continuam a usar papel e ditafone! (Ela deve ter andado a ler Les Fourberies de Scapin durante as férias…)”.

No início, não queria discutir, ela pensa o que quer, mas eu conheço os advogados e os meus produtos vendem-se. E depois, passados alguns segundos, disse para mim próprio: não! É preciso explicar-lhe porque é que a inovação e a tecnologia têm o seu lugar de direito na empresa – é o seu empréstimo que está em jogo!

Portanto, sim, a profissão de advogado não é a mais digitalizada, mas o importante é que, uma vez constatado este facto e feita a famosa pergunta “Porquê?

Porque os advogados são demasiado velhos? Não, as estatísticas mostram que a população está a ficar mais jovem.

Porque se perdem rapidamente quando utilizam a tecnologia? Não, pelo contrário, vá aos escritórios de advogados e verá todos os advogados com o telefone ao ouvido ou a conversar com os seus contactos no Whatsapp e com um computador portátil debaixo do braço.

Porque a tecnologia não tem lugar na profissão de advogado? Não, pelo contrário! A tecnologia é uma verdadeira fonte de desenvolvimento para as empresas.

Mas porquê? A resposta é muito simples… nada foi concebido para eles! É tão simples quanto isso. Durante anos, os editores de software tentaram vender ferramentas destinadas a empresas sem ter em conta as necessidades específicas dos advogados (escrevi um artigo sobre o assunto (ligação para o artigo). Portanto, o jogo já estava a decorrer.

O que é que mudou hoje?

Nos últimos anos, a LegalTech centrou-se nas necessidades reais dos advogados em todas as suas actividades: HRIS, tradução, assistência à redação, EDM, gestão de ficheiros, gestão administrativa da empresa, etc. e agora a Inteligência Artificial.

Os escritórios de advogados começaram a digitalizar-se há cerca de dez anos e, embora ainda estejam relativamente mal equipados, compreenderam perfeitamente as vantagens de se dotarem de tais ferramentas. Sem fazer um estudo exaustivo de tudo o que a digitalização de uma prática pode trazer, podemos concentrar-nos em dois elementos-chave.

 

Colocar o cliente de novo no centro dos escritórios de advogados

 

Provavelmente vão dizer-me que a tecnologia está a desumanizar as relações entre as pessoas, que as interacções estão a tornar-se menos pessoais e que as relações humanas estão a tornar-se mais distantes. Mesmo que estes estereótipos sejam difíceis de dissipar, a realidade é bem diferente! A tecnologia e a inovação são, de facto, catalisadores das relações humanas.

Desde há cerca de vinte anos, os consumidores deixaram de ser consumidores passivos para se tornarem actores atentos e cada vez mais exigentes. Querem saber o que estão a comprar, que produtos são utilizados no processo de produção, de onde vêm as suas compras… Em suma, estão a tornar-se cada vez mais exigentes e pedem transparência. O consumo de serviços não é exceção a esta regra.

As empresas, por seu lado, não têm outra opção senão adaptar-se, uma vez que os consumidores têm agora à sua disposição armas poderosas para fazer ou desfazer um produto, um serviço ou uma marca. Com a Internet, os compradores classificam, avaliam e utilizam as redes sociais para exprimir a sua insatisfação a quem os quiser ouvir. Os escritórios de advogados, como qualquer outra empresa, têm de enfrentar este novo fenómeno.

O outro fator a ter em conta é a alteração dos padrões de consumo. Com a Internet, pode decidir o que comprar em linha, encomendar em linha e controlar o seu ficheiro em linha. O advento do teletrabalho só veio acelerar esta tendência. Cada vez mais advogados me dizem que vêem cada vez menos os seus clientes!

Os escritórios de advogados estão a ser duramente atingidos por estes desenvolvimentos e têm de lidar com eles. É aqui que a tecnologia se torna uma tábua de salvação.

Em suma, os clientes dos advogados querem :

  • Envolver-se no seu caso,
  • Ser informado em tempo real sobre a evolução da situação e sobre o trabalho efectuado pelo seu advogado,
  • Comunicar facilmente com eles em qualquer altura e à distância.

Para responder a estas necessidades, os advogados podem recorrer à tecnologia para facilitar o acesso remoto através de uma intranet ou utilizar um sistema de conversação seguro, por exemplo.

Nestes exemplos, a tecnologia reduz a distância entre um advogado e o seu cliente.

O chat seguro permite que as duas partes falem uma com a outra de forma tão discreta como se estivessem no mesmo escritório. Os clientes já não precisam de recear que as suas informações sejam divulgadas e podem sentir-se confiantes. Além disso, podem fazer uma pergunta em qualquer altura sem esperar que o seu advogado esteja disponível.

O acesso seguro à intranet permitirá aos clientes acompanhar o andamento do seu processo e, se o processo estiver equipado com um cofre, depositar documentos como se fossem entregues em mão, sem ter de se deslocar!

Estes dois exemplos mostram claramente que a tecnologia, quando utilizada corretamente, reduz a distância entre o cliente e o seu advogado e, mais ainda, reforça a noção de confiança, que é essencial no trabalho de um advogado.

A utilização de tais ferramentas coloca o cliente de novo no centro da relação, deixando de o ver como um mero número, mas como um indivíduo único a quem prestamos atenção. E sabem que mais? É exatamente disso que estes novos consumidores estão à espera! É para isso que servem as relações com os clientes!

 

Criar sinergias na empresa

 

Já não é necessário demonstrar que o valor acrescentado de um grupo deve exceder a soma do valor dos indivíduos que o compõem. Os escritórios de advogados compreenderam-no e, pelo menos os meus clientes, perguntam-me cada vez mais sobre o assunto.

As sociedades de advogados compreenderam perfeitamente que, ao aumentar e facilitar a interação entre parceiros, surgirão automaticamente sinergias que melhorarão rapidamente a empresa no seu conjunto. Portanto, sim, os advogados não esperaram pela tecnologia para começar a trocar informações, mas essas trocas são bastante limitadas. Quando falo com os meus clientes, eles dizem-me que se limitam à máquina de café, à pausa para o almoço e a algumas reuniões por ano. Mas não nos escondamos atrás do nosso dedo mindinho, estas interacções são ainda bastante fracas e baseiam-se principalmente na amizade.

No entanto, os escritórios de advogados estão sentados numa mina de ouro ainda pouco explorada: a rede interna!

É nesta rede que temos de trabalhar prioritariamente, mas não basta dizê-lo ou querer fazê-lo. Se toda a gente sabe isto e toda a gente concorda, porque é que não está a ser implementado? Porque há obstáculos que a tecnologia pode ultrapassar muito facilmente.

O principal obstáculo resulta das assimetrias de informação: “Se eu der um contacto a um dos meus parceiros, ele fará o mesmo?” “Como posso ter a certeza de que serei pago por uma contribuição comercial?” “Se eu der uma das minhas produções a um parceiro, como posso atribuir-lhe um valor?

Estas perguntas são legítimas e a tecnologia é a resposta perfeita!

A utilização de um CRM resolve em grande parte estes problemas. Mas não é um CRM qualquer! Um CRM de mercado não é de todo eficaz e não responde às questões dos advogados, pelo que é necessário um CRM especificamente dedicado aos escritórios de advogados. Deve ser capaz de tornar os contactos anónimos, ou seja, ocultar de outros associados as informações necessárias para estabelecer o contacto, mas disponibilizar certas informações, como o título profissional do associado.

Por exemplo, sei que o meu associado tem um contacto de RH em tal e tal empresa, mas não sei quem é, pelo que tenho de lhe pedir autorização para aceder a outras informações, como o apelido, o nome próprio, o número de telefone e o endereço de correio eletrónico…..

Para além de ser transparente, este sistema tem a vantagem de obrigar os advogados a trabalhar em conjunto, uma vez que todos os parceiros beneficiam. O associado que solicita um contacto cria uma oportunidade de negócio e o associado que partilha um contacto é pago e mantém a origem da conta!

Outra ferramenta fundamental num escritório de advogados é um EDM, que permitirá a todo o escritório encontrar precedentes ou modelos de produção. Mas, mais uma vez, é uma questão de se equipar com um EDM que responda às necessidades dos advogados!

Tomemos o exemplo de um sócio que produz um documento durante 5 horas, mas que só o vende durante 3 horas (esta situação é bastante comum nos escritórios de advogados). Um GED para advogados deve poder disponibilizar este documento ao resto da empresa para que possa ser revendido durante 2 horas noutro caso. Também neste caso, todos ganham: o parceiro que produziu o documento é pago por todas as suas horas de produção e o parceiro que recuperou o documento já produzido pode também rentabilizá-lo.

E sim! Como vêem, se queremos trabalhar em conjunto, cada uma das partes tem de ter uma vantagem para o fazer, e temos de evitar comportamentos clandestinos.

 

Portanto, não, os advogados não são anti-tecnologia! Pelo contrário, o atraso na digitalização que os escritórios de advogados registam atualmente deve-se simplesmente ao facto de os editores de software não terem considerado necessário investir neste mercado. Felizmente, esses dias acabaram! As Legaltechs surgiram para desenvolver produtos especializados destinados exclusivamente aos advogados.

Ao ver estas explicações, senti o meu gestor de negócios a rir-se à gargalhada! Penso que é justo dizer que fiz o meu trabalho, como se costuma dizer. Alguns dias mais tarde, chegou a boa notícia: tinha conseguido o meu empréstimo!

 

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