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Informativa sulla privacy

LegalProd attribuisce grande importanza alla protezione della privacy dell’utente. Per questo motivo abbiamo adottato principi comuni nella nostra politica di riservatezza.
LegalProd SAS, con sede legale in 16-18 rue de Londres, 75009 Parigi, è responsabile del trattamento dei vostri dati personali. Lo scopo di questo documento è quello di informarti su come utilizziamo e proteggiamo i tuoi dati personali e sui motivi per cui li trattiamo.
Si applica in modo uniforme a tutti i servizi forniti da LegalProd, fermo restando che ulteriori informazioni potranno esserti comunicate se necessario nel caso di un particolare ordine.

I- QUALI DATI PERSONALI TRATTIAMO?

La raccolta dei dati personali è limitata allo stretto necessario (principio della minimizzazione dei dati).
Raccogliamo e utilizziamo solo i dati personali di cui abbiamo bisogno per svolgere le nostre attività commerciali e per fornirvi prodotti e servizi personalizzati e di alta qualità.

Possiamo raccogliere diverse categorie di dati personali da voi, in particolare:

  • Informazioni di identificazione e contatto (azienda, cognome, nome, indirizzo postale e di posta elettronica, numero di telefono, numero di fax, sesso, diploma, posizione e firma);
  • Informazioni necessarie per la spedizione e la gestione degli ordini (indirizzo di consegna, indirizzo di fatturazione, numero di partita IVA intracomunitaria, ecc.)
  • Dati di identificazione e autenticazione, in particolare durante l’utilizzo dei nostri servizi (log tecnici, tracce del computer, informazioni sulla sicurezza, indirizzo IP);
  • Dati relativi alle interazioni con noi sui nostri siti web, sulle nostre applicazioni, sulle nostre pagine, sui social network, durante interviste e conversazioni telefoniche o video e nelle e-mail).

In nessun caso raccoglieremo dati sensibili.
I dati che utilizziamo possono essere raccolti direttamente da te o ottenuti dalle seguenti fonti, allo scopo di verificare o arricchire i nostri database:

  • Pubblicazioni/banche dati rese accessibili dalle autorità ufficiali (Gazzetta ufficiale) ;
  • Fornitori di servizi ;
  • Terze parti, come le organizzazioni di informazione commerciale, nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati;
  • Siti web/directory/database/pagine di social network contenenti informazioni che avete reso pubbliche o che sono state rese pubbliche da terzi.

Inoltre, ogni modulo indica :

  • Quali sono le finalità della raccolta di questi dati?
  • Se questi dati sono obbligatori o facoltativi per la gestione della vostra richiesta;
  • Chi potrà leggerlo (in linea di massima solo LegalProd, a meno che nel modulo non sia specificato che sarà trasmesso a terzi per gestire la vostra richiesta);
  • I vostri diritti in materia di protezione dei dati e come esercitarli con LegalProd.

II. CASI PARTICOLARI DI RACCOLTA DI DATI, IN PARTICOLARE LA RACCOLTA INDIRETTA DI DATI

LegalProd può raccogliere informazioni sull’utente anche se non è un cliente. Il seguente elenco (non esaustivo) è un esempio delle categorie di dati personali raccolti da LegalProd da non clienti, quali :

  • Prospettive,
  • Istruttoria di parti o beneficiari in operazioni effettuate in relazione a un cliente ;
  • Dipendenti dei nostri fornitori di servizi ;
  • Rete di distribuzione dei partner.

 

Allegati alla Privacy Policy – Specifiche operazioni di trattamento

 

1. Elaborazione di dati sensibili – Integrazione con Nylas (e-mail, calendario e contatti)

Come parte del nostro servizio, offriamo la sincronizzazione di e-mail, calendario e contatti tramite l’API del nostro partner Nylas. Questa integrazione ti permette di automatizzare la gestione degli appuntamenti, lo scambio di e-mail, la centralizzazione dei contatti e il monitoraggio delle attività associate.

*Natura dei dati trattati:*
– Contenuto dell’e-mail (oggetto, corpo del messaggio, allegati)
– Informazioni sul calendario (titolo, descrizione, data, ora, partecipanti)
– Metadati associati (mittente, destinatario, indirizzo e-mail, ecc.)
– *Contatti estratti dalla casella di posta elettronica* (nome, indirizzo e-mail, organizzazione, numero di telefono, ecc.)

*Nota sui contatti:*
I contatti vengono *letti dalla casella di posta elettronica dell’utente* al momento della sincronizzazione. Vengono *registrati nel database* per essere utilizzati nella nostra interfaccia. *Nessuna elaborazione, modifica o cancellazione viene effettuata nella casella e-mail stessa*. Tutte le elaborazioni vengono effettuate esclusivamente nel nostro database.

*Finalità del trattamento:*
I dati vengono utilizzati esclusivamente per la visualizzazione e la sincronizzazione nella nostra interfaccia, per automatizzare le attività, per arricchire il database dei contatti e per migliorare la produttività degli utenti.

*Basamento giuridico:*
– Esecuzione del contratto (articolo 6.1.b RGPD)
– Consenso esplicito dell’utente

*Misure di sicurezza e subappalto:*
I dati vengono trasmessi in modo sicuro. Nylas agisce come subappaltatore conforme al RGPD. Esiste un contratto di subappalto che garantisce la riservatezza e la sicurezza dei dati.

*I dati non vengono conservati oltre lo stretto necessario. La disconnessione comporta la cancellazione dei dati sincronizzati.

*Diritti degli utenti:*
Accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, limitazione, portabilità, ritiro del consenso.

2. Utilizzo dell’intelligenza artificiale (AI)

  • Scopo :

– Assistenza alla scrittura
– Suggerimenti e risposte ai compiti
– Analisi ed estrazione dei dati
– Classificazione intelligente

  • Elaborazione dei dati :

Contenuti inseriti, metadati di utilizzo, cronologia pseudonimizzata. Nessun dato viene utilizzato per generare modelli accessibili a terzi.

  • Nessuna decisione automatizzata:

L’utente mantiene il controllo totale. Nessuna decisione legale o finanziaria viene presa senza la convalida umana.

  • Base legale :

Legittimo interesse (6.1.f), esecuzione del contratto (6.1.b), consenso per determinate funzioni.

  • Diritti :

Informazione, opposizione, ritiro, revisione umana.

 

3. Integrazione della firma elettronica – API Yousign

  • Dati elaborati :

– Cognome, nome, email, telefono, IP
– Contenuto dei documenti da firmare
– Prova della firma e certificati di firma

  • Scopo :

– Gestione delle firme elettroniche
– Fornitura di prove legali

  • Subappalto e sicurezza :

Yousign è un subappaltatore certificato, con hosting nell’UE, crittografia, eIDAS e conformità al RGPD.

  • Durata di conservazione :

Conservazione in conformità ai requisiti di legge (da 5 a 10 anni).

  • Diritti dell’utente :

Accesso, copia, cancellazione (soggetta a conservazione legale), obiezione.

III. PERCHÉ E SU QUALI BASI UTILIZZIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?

A. PER ADEMPIERE AI NOSTRI OBBLIGHI LEGALI E NORMATIVI

Utilizziamo i vostri dati personali per adempiere a vari obblighi legali e normativi.

B. PER ESEGUIRE UN CONTRATTO CON VOI O PER FORNIRVI INFORMAZIONI PRECONTRATTUALI

Utilizziamo i vostri dati personali per concludere ed eseguire i nostri servizi, tra cui :

  • Per fornirvi informazioni sui nostri prodotti e servizi;
  • Assistervi nelle vostre richieste.

Nell’ambito della gestione delle relazioni con i clienti, in particolare :

  • Gestione e fornitura di prodotti e servizi.

IV. A QUALI CATEGORIE DI SOGGETTI POSSONO ESSERE COMUNICATI I VOSTRI DATI PERSONALI?

I dati personali raccolti nell’ambito dei servizi offerti da LegalProd sono trattati con protocolli sicuri e consentono a LegalProd di gestire i dati ricevuti nelle proprie applicazioni informatiche. Al fine di adempiere alle finalità di cui sopra, possiamo divulgare i vostri dati personali solo a :

  • Fornitori di servizi e subappaltatori che svolgono servizi per nostro conto;
  • Agenti e intermediari indipendenti ;
  • Rete di distribuzione ;
  • Partner commerciali ;
  • Autorità finanziarie, autorità giudiziarie o enti statali, enti pubblici su richiesta e nei limiti consentiti dalla normativa;
  • Alcune professioni regolamentate come avvocati, notai, revisori dei conti e ufficiali giudiziari.

V. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?

Conserviamo i vostri dati personali per il periodo più lungo necessario a rispettare le disposizioni legali e regolamentari applicabili, o per un altro periodo che tenga conto dei vincoli operativi. Nel caso dei clienti, la maggior parte delle informazioni viene conservata per la durata del rapporto contrattuale e per 10 anni dopo la fine del rapporto contrattuale.
Nel caso dei potenziali clienti, le informazioni vengono conservate per 3 anni dalla data in cui sono state raccolte o dall’ultimo contatto con te.

VI. QUALI SONO I VOSTRI DIRITTI E COME POTETE ESERCITARLI?

In base alla normativa vigente, avete una serie di diritti:

  • Diritto di accesso: è possibile ottenere informazioni sul trattamento dei propri dati personali e una copia di tali dati;
  • Diritto di rettifica: se ritenete che i vostri dati personali siano inesatti o incompleti, potete chiedere che vengano modificati di conseguenza;
  • Diritto alla cancellazione: l’utente può richiedere la cancellazione dei propri dati personali nella misura consentita dalla legge;
  • Diritto di limitare il trattamento: l’utente può chiedere che il trattamento dei suoi dati personali sia limitato;
  • Diritto di opposizione: potete opporvi al trattamento dei vostri dati personali per motivi legati alla vostra situazione particolare. L’utente ha il diritto assoluto di opporsi al trattamento dei suoi dati personali per scopi di ricerca commerciale, compresa la profilazione associata a tale ricerca;
  • Diritto alla portabilità dei dati, laddove questo diritto sia applicabile, avete il diritto di farvi restituire i dati personali che ci avete fornito o, laddove tecnicamente possibile, di trasferirli a una terza parte;
  • Il diritto di stabilire istruzioni per la conservazione, la cancellazione o la divulgazione dei vostri dati personali, applicabili dopo la vostra morte;
  • Diritto di ritirare il consenso: se avete dato il vostro consenso al trattamento dei vostri dati personali, avete il diritto di ritirarlo in qualsiasi momento.

Per sapere come esercitare i diritti sopra elencati, visitate la nostra pagina “Trattamento dei dati personali”. In conformità alla normativa vigente, l’utente ha il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo competente, come la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) in Francia.

VII. COME SI PUÒ VENIRE A CONOSCENZA DELLE MODIFICHE APPORTATE ALLA PRESENTE INFORMATIVA SUI DATI PERSONALI?

In un mondo in costante evoluzione tecnologica, aggiorneremo regolarmente questo documento informativo. Vi invitiamo a consultare l’ultima versione di questo documento sul nostro sito web e vi informeremo di eventuali modifiche sostanziali attraverso i nostri siti web o con i nostri abituali mezzi di comunicazione.

VIII. COME CONTATTARCI

In caso di domande sull’utilizzo dei vostri dati personali come descritto nel presente documento, potete contattarci al nostro indirizzo e-mail contact@legalprod.com.