Fatture duplicate, coordinate bancarie modificate senza verifica, registrazioni insolite: alcune discrepanze giustificano un controllo, pur non costituendo di per sé una prova di frode. Per le direzioni finanziarie, i responsabili della conformità e i giuristi, la sfida consiste nell’individuare queste anomalie, verificarne l’origine e documentare le conclusioni. Un metodo che combina controllo interno, analisi dei dati e verifica umana permette di indirizzare meglio le indagini.
Un’anomalia contabile non è per forza una frode
La frode presuppone l’intenzione di ingannare. Anche un errore di digitazione, un problema di importazione o uno sfasamento nella registrazione contabile possono causare incongruenze. Questa distinzione è contenuta nella norma di revisione NEP 240 pubblicata dall’Alta Autorità di revisione.
Le indagini possono riguardare una manipolazione dei conti, un’operazione fittizia o un’appropriazione indebita di beni. La domanda giusta non è quindi solo «questa registrazione è insolita?», ma «corrisponde a un’operazione reale, giustificata e correttamente autorizzata?». Bisogna anche distinguere le irregolarità contabili dai tentativi di appropriazione indebita, che richiedono ulteriori verifiche.
Cinque segnali da tenere d’occhio e i relativi controlli
1. Fatture simili o non sufficientemente giustificate
Due fatture con lo stesso fornitore, lo stesso importo e riferimenti simili meritano un controllo incrociato. Potrebbe trattarsi di un doppio addebito, di un acconto o di prestazioni ricorrenti perfettamente legittime. Confronta le fatture con gli ordini, i documenti di consegna o di prestazione effettuata e i pagamenti già effettuati. Una fattura isolata non basta a dimostrare che il servizio sia stato effettivamente prestato.
2. Una modifica delle coordinate bancarie legata a una richiesta urgente
Se le coordinate bancarie vengono modificate proprio prima di un pagamento, bisogna fare una verifica indipendente. L’e-mail potrebbe provenire da un account compromesso o da una terza parte che si spaccia per il fornitore. Bpifrance Création consiglia di richiamare il fornitore a un numero già noto, e non a quello indicato nel messaggio sospetto. Conserva poi traccia di questa verifica.
3. Registrazioni manuali insolite alla chiusura del bilancio
Una registrazione importante, una dicitura imprecisa o una correzione inserita in modo diverso dal solito potrebbero richiedere una verifica. Questi elementi, presi da soli, non provano nulla: anche le chiusure contabili prevedono normali rettifiche. Esamina la giustificazione economica, chi ha inserito i dati, i documenti correlati e il percorso di approvazione, poi confronta con i periodi precedenti.
4. Spese ricorrenti che aggirano le procedure di approvazione
Diversi pagamenti raggruppati a favore dello stesso beneficiario possono nascondere un’operazione complessiva che avrebbe dovuto essere esaminata a un altro livello. Il controllo deve raggruppare le spese per fornitore, periodo e voce, al di là del loro importo individuale. Bisogna poi verificare se la loro suddivisione corrisponde a prestazioni distinte o a un aggiramento delle regole interne.
5. Discrepanze persistenti tra i conti e i documenti giustificativi
Una discrepanza bancaria senza spiegazione, conti provvisori che restano aperti o saldi fornitori incoerenti giustificano un’analisi. Ricostruisci il percorso dell’operazione, dal documento iniziale fino al suo pagamento. Il ripetersi delle anomalie e la mancanza di una spiegazione fondata contano più di un importo insolito preso singolarmente.
Automatizzare i controlli mantenendo comunque un’analisi umana
Quando le registrazioni provengono da più entità o software, bisogna prima verificare la qualità dei dati: periodi coperti, completezza delle esportazioni, valute e corrispondenza dei conti. Un controllo automatizzato applicato a un database incompleto può dare un’impressione fuorviante di avere tutto sotto controllo.
Sixthfin offre, con Geoficiency, una piattaforma che combina l’individuazione di anomalie ed errori con il rilevamento dei rischi di frodi contabili. In particolare, permette di armonizzare i dati, impostare i controlli, individuare le registrazioni atipiche e centralizzare la documentazione delle indagini. Questo approccio aiuta i team finanziari, di audit e di conformità a concentrare le loro verifiche sulle operazioni che richiedono una spiegazione.
L’automazione e l’intelligenza artificiale possono facilitare l’individuazione delle anomalie. Da sole, però, non bastano a stabilire se ci sia un intento fraudolento. Ogni segnalazione deve poter essere spiegata, confrontata con i documenti giustificativi ed esaminata da una persona competente.
Cosa fare quando un’anomalia rimane inspiegabile?
Nomina un responsabile della verifica, conserva i documenti originali e tieni traccia delle verifiche effettuate: documenti consultati, risposte ottenute, decisioni e misure correttive. Coinvolgere i reparti finanziario, legale e di conformità permette di valutare le azioni più adeguate ai fatti, senza trasformare un sospetto in un’accusa.
La circolazione delle informazioni deve rimanere sotto controllo. Quando si ricorre a un sistema di segnalazione professionale, la CNIL ricorda che l’accesso ai dati deve essere strettamente limitato alle persone incaricate di gestire la segnalazione o di decidere come procedere.
Infine, risolvi la vulnerabilità che ha reso possibile l’anomalia: diritti di accesso troppo ampi, documenti giustificativi mancanti o una convalida non sufficientemente indipendente. I controlli contabili presentati dall’Agenzia francese anticorruzione dimostrano in particolare quanto sia importante verificare le autorizzazioni e i documenti giustificativi. Per ogni anomalia esaminata, l’azienda deve poter risalire a cosa è stato controllato, da chi e con quale risultato.