A faturação eletrónica torna-se progressivamente obrigatória em França e os escritórios de advogados devem preparar-se para ela. O Point de Dépôt et de Prise en Charge (PDP) é um elemento central deste novo sistema. Compreender o seu funcionamento ajudá-lo-á a antecipar esta transição e a garantir a conformidade regulamentar. Esta plataforma técnica facilita a transmissão de facturas electrónicas entre emissores e destinatários, garantindo a rastreabilidade. Utiliza mecanismos de segurança avançados, incluindo assinaturas electrónicas, para autenticar os documentos e garantir a sua integridade durante todo o processo de faturação eletrónica.

O que é a PDP para a faturação eletrónica?

O Point de Dépôt et de Prise en Charge (PDP) é uma plataforma privada de desmaterialização, registada junto das autoridades fiscais como Operador de Desmaterialização (OD). Trata-se de uma solução opcional que serve de intermediário técnico entre a sua empresa e os seus clientes para a troca de facturas electrónicas. Em termos práticos, o ORD recebe as suas facturas, verifica se estão em conformidade com o formato de fatura eletrónica exigido e transmite-as de acordo com os canais definidos. Importante: as sociedades de advogados podem também optar por utilizar diretamente o Portal Público de Faturação (PPF), uma alternativa gratuita disponibilizada pelo Estado, sem recorrer a uma PDP privada.

A operação baseia-se em circuitos de transmissão precisos. Todas as facturas devem passar pelo PPF para transmitir os dados fiscais à administração fiscal. Em seguida, são transmitidas ao seu cliente, quer diretamente através do PPF, quer de PDP para PDP, se o seu destinatário também utilizar um operador privado. Este sistema garante a segurança e a rastreabilidade das suas trocas graças a um processo de controlo automático. A PDP assegura igualmente o arquivo legal dos seus documentos durante o período legal. Para os escritórios de advogados, esta infraestrutura simplifica consideravelmente a desmaterialização das facturas, respeitando as obrigações fiscais.

As funções essenciais de um PDP

Uma PDP executa várias tarefas essenciais no processo de faturação eletrónica. Converte as suas facturas para o formato estruturado necessário (Factur-X, UBL ou CII). Esta conversão automática evita que tenhas de modificar manualmente os teus processos e taxas de faturação.

A PDP verifica igualmente a conformidade de cada fatura antes da sua transmissão. Verifica se as informações exigidas estão incluídas, se os dados são coerentes e se as normas técnicas são respeitadas. Esta função faz parte da abordagem global da sua empresa em matéria de gestão de riscos e de conformidade. Em caso de anomalia, alerta-o imediatamente para que a possa corrigir.

Outra função importante é a transmissão dos dados de faturação à administração fiscal pela PDP. Esta transmissão automática, que garante trocas transparentes, substitui progressivamente as declarações manuais de IVA. Assim, podes poupar tempo precioso nas tuas obrigações declarativas.

Calendário de aplicação para os advogados

A reforma da faturação eletrónica segue um calendário progressivo que é essencial compreender. Existem duas obrigações distintas: a obrigação de receber facturas electrónicas e a obrigação de asemitir.

A partir de 1 de setembro de 2026, todas as empresas, independentemente da sua dimensão, deverão poder receber facturas electrónicas. Esta obrigação aplica-se, portanto, imediatamente à tua empresa, mesmo que sejas uma microempresa. Necessitará de uma solução técnica que lhe permita receber facturas desmaterializadas dos seus fornecedores.

A obrigação de emissão de facturas será então introduzida gradualmente. A partir de 1 de setembro de 2027, as grandes e médias empresas terão de emitir as suas facturas em formato eletrónico. A mesma data aplica-se também às PME e às microempresas para a emissão de facturas. A maior parte das sociedades de advogados, geralmente classificadas como PME ou microempresas, será, portanto, afetada por este prazo para a emissão das facturas dos seus clientes.

Ao antecipar estes prazos, pode adaptar progressivamente o seu software de faturação e os seus processos internos. No entanto, este calendário pode estar sujeito a ajustamentos: recomendamos que acompanhes regularmente as comunicações oficiais das autoridades fiscais para te manteres a par de quaisquer alterações.

Escolher o PDP certo para a tua clínica

Tem várias opções para a faturação eletrónica: utilizar o Portal Público de Faturação (PPF) gratuito ou aderir a uma PDP privada. Esta decisão depende das tuas necessidades e do teu volume de negócios.

O PPF é a solução de base oferecida gratuitamente pela administração fiscal. Permite-te emitir e receber facturas electrónicas gratuitamente. No entanto, as suas funcionalidades continuam a ser limitadas: ausência de integração com o seu software comercial, interface básica e falta de serviços avançados. Para um pequeno consultório com um volume de faturação reduzido, esta opção pode ser suficiente.

As PDP privadas oferecem serviços alargados que justificam o seu custo. Em primeiro lugar, verifica se a plataforma está oficialmente registada como Operador de Desmaterialização (OPD) junto das autoridades fiscais. Consulta a lista oficial dos OPD registados no sítio Web da DGFiP para confirmar este estatuto. Este registo garante a conformidade do serviço e a sua durabilidade.

Em seguida, avalia a integração com o teu software de gestão atual. Um PDP que seja compatível com as suas ferramentas de faturação simplificará consideravelmente a transição. Algumas soluções integram-se diretamente no seu software para advogados, automatizando todo o processo. Vários editores de software empresarial para advogados oferecem atualmente módulos PDP integrados.

Deves também comparar os preços propostos. Os modelos de faturação variam: assinatura mensal, faturação por volume ou taxa fixa anual. Calcula o custo real com base no teu volume de faturação mensal e compara-o com as poupanças geradas em relação ao PPF gratuito.

A segurança e a confidencialidade dos dados são critérios essenciais para os advogados. O teu PDP deve garantir o respeito do segredo profissional e a proteção das informações sensíveis dos teus clientes. Verifica a existência de certificações de segurança (ISO 27001), de acordos de alojamento de dados e de compromissos contratuais de confidencialidade.

Por último, analisa os serviços adicionais oferecidos. Algumas PDP oferecem arquivo eletrónico, assinaturas electrónicas ou funções de lembrete automático. Estas opções podem melhorar a gestão diária da tua empresa.

Impacto na gestão da tua clínica

A adoção de uma PDP faz parte da transformação digital dos consultórios e modificará radicalmente as suas práticas de faturação. As vantagens reais dependem, no entanto, do volume de faturação da tua empresa e da tua clientela profissional. É importante notar que esta obrigação só se aplica às suas facturas B2B (clientes profissionais); as suas facturas a particulares não estão abrangidas.

Em termos financeiros, reduz os custos associados à impressão, aos portes de correio e ao arquivo de papel. As reacções dos primeiros utilizadores revelam poupanças significativas nos custos de processamento de facturas, especialmente para as organizações que emitem mais de 50 facturas por mês. No entanto, estas poupanças devem ser ponderadas em relação aos custos iniciais: subscrição da PDP, formação da equipa e tempo de instalação.

Os prazos de pagamento são reduzidos graças à transmissão instantânea das facturas. Os teus clientes recebem e processam as facturas mais rapidamente, melhorando o teu fluxo de caixa sem alterar as tuas condições de pagamento. A rastreabilidade também é melhorada: pode acompanhar o estado de cada fatura em tempo real (emitida, enviada, recebida, paga), facilitando o acompanhamento das facturas não pagas e o envio de avisos.

Uma vantagem que é frequentemente esquecida é a simplificação administrativa. A PDP transmite automaticamente os seus dados de faturação às autoridades fiscais, permitindo que as suas declarações de IVA sejam pré-preenchidas. Esta automatização reduz o risco de erro e liberta tempo para as suas obrigações de declaração. Para a maior parte das empresas, o retorno do investimento é de 6 a 18 meses, consoante o volume de negócios.

Preparar a tua transição para a PDP

Começa por auditar os teus processos de faturação actuais. Identifica os volumes processados, os formatos utilizados e os destinatários em causa. Esta análise ajudar-te-á a dimensionar corretamente a tua solução.

Depois, dá formação às tuas equipas sobre as novas ferramentas e processos. O êxito da transição depende, em grande medida, da apropriação por parte dos seus empregados. A integração de um software de gestão adequado facilitará esta adoção. Planeia sessões de formação prática e apoio personalizado.

Testa a tua solução em condições reais antes de a implementares totalmente. Começa com um âmbito limitado: alguns clientes-piloto ou um tipo de serviço específico. Esta abordagem gradual limita os riscos e permite-te ajustar as tuas definições.

Finalmente, comunica com os teus clientes sobre esta mudança. Explique-lhes as vantagens da faturação eletrónica e as eventuais alterações na forma como recebe as facturas. Esta transparência facilitará a aceitação do novo processo.

PDP ou PPF: Qual a solução para a tua clínica?

As sociedades de advogados têm duas opções principais para cumprir a obrigação de faturação eletrónica: utilizar um Portal Público de Faturação (PPF) gratuito oferecido pelo governo ou optar por um Ponto de Depósito e Aceitação (PDP) privado pago.

Estas duas soluções têm caraterísticas distintas:

• O PPF oferece gratuitamente as funções essenciais: emissão, receção e arquivo simples de facturas electrónicas. Esta solução é ideal para os consultórios com um baixo volume de faturação ou um orçamento limitado.
• As PDP privadas, embora não sejam gratuitas, oferecem serviços de valor acrescentado, como a integração com o seu software comercial, a automatização de processos, sistemas de lembretes aos clientes e ferramentas avançadas de elaboração de relatórios. Estas plataformas são recomendadas para as organizações que pretendem otimizar o seu fluxo de faturação.

A tua escolha dependerá principalmente do teu volume de faturação e da tua necessidade de integração com as tuas ferramentas existentes. A boa notícia é que é perfeitamente possível mudar a tua solução mais tarde, se as tuas necessidades mudarem. Por exemplo, podes começar com o PPF gratuito e depois mudar para um PDP privado à medida que o teu negócio cresce.

Vários editores de software especializados para advogados propõem atualmente PDPs integradas diretamente nas suas soluções de gestão. Esta opção pode ser particularmente interessante, pois garante uma perfeita compatibilidade com as ferramentas existentes e simplifica consideravelmente a transição para a faturação eletrónica.

Confidencialidade e sigilo profissional

Como advogado, estás vinculado ao segredo profissional, um dever ético fundamental que se aplica também à faturação eletrónica. Neste ambiente digital, a proteção das informações confidenciais assume uma nova dimensão.

É importante notar que apenas os dados fiscais essenciais são transmitidos às autoridades fiscais através da PDP: montantes sem IVA, IVA aplicável e identidade das partes contratantes. Os pormenores precisos dos serviços jurídicos prestados não são abrangidos por esta transmissão obrigatória, preservando assim a confidencialidade da relação advogado-cliente.

Para garantir esta confidencialidade, devem ser tomadas várias precauções:

• Escolhe uma PDP que ofereça garantias de segurança sólidas: encriptação de dados, alojamento seguro e certificações reconhecidas (ISO 27001, HDS, etc.).
• Examina atentamente as condições gerais do prestador de serviços, nomeadamente as cláusulas relativas à proteção de dados e à confidencialidade.
• Considera a possibilidade de utilizar um texto genérico nas suas facturas (“Aconselhamento jurídico”, “Redação de escrituras”, etc.) que cumpra as obrigações fiscais, limitando a divulgação de informações sensíveis.

A transição para a faturação eletrónica não deve, em caso algum, comprometer o sigilo profissional, que é a pedra angular da relação de confiança com os seus clientes. Um PDP adaptado às necessidades específicas da profissão de advogado permite conciliar a conformidade regulamentar com a proteção dos dados confidenciais.