A faturação eletrónica será obrigatória em França, de forma faseada, entre 2024 e 2027. A partir de setembro de 2024, todos os escritórios de advogados devem aceitar as facturas electrónicas dos seus fornecedores. A partir de setembro de 2026, a emissão de facturas electrónicas será obrigatória para as grandes empresas, seguindo-se setembro de 2027 para as PME e as PMI para todas as transacções B2B. Conhecer os formatos de fatura eletrónica disponíveis e as suas especificações técnicas ajudá-lo-á a otimizar a sua faturação e os seus honorários, respeitando esta obrigação regulamentar. Esta evolução digital está a transformar profundamente a gestão administrativa das sociedades de advogados, automatizando os processos e reduzindo os erros de introdução de dados.

O que é um formato de fatura eletrónica?

Um formato de fatura eletrónica refere-se à estrutura técnica e normalizada em que os dados da fatura são organizados e transmitidos sob a forma de dados estruturados que podem ser utilizados automaticamente. É essencial compreender que uma fatura eletrónica é fundamentalmente diferente de uma simples fatura digital: um PDF enviado por correio eletrónico, mesmo que seja digital, não constitui uma fatura eletrónica no sentido legal e regulamentar.

As facturas electrónicas baseiam-se em dados estruturados em formato XML (como UBL, CII ou Factur-X) que podem ser lidos e processados diretamente por software de faturação e contabilidade sem intervenção manual. Esta capacidade de processamento automatizado distingue radicalmente as facturas electrónicas dos PDF não estruturados, que exigem que a informação seja reintroduzida manualmente.

A automatização permitida pelos formatos estruturados reduz consideravelmente os erros de introdução de dados e acelera os processos de validação e de reconciliação contabilística. De acordo com a reforma francesa, apenas as facturas electrónicas estruturadas serão aceites nas transacções B2B, excluindo os simples PDF não estruturados.

Para as sociedades de advogados, a escolha do formato correto tem um impacto direto na eficiência da desmaterialização das facturas e na conformidade regulamentar. Os formatos híbridos, como o Factur-X, oferecem uma solução óptima, combinando um PDF legível por humanos com dados XML estruturados integrados, cumprindo assim os requisitos legais e preservando a legibilidade visual.

Os principais formatos de faturação eletrónica

O formato Factur-X (Híbrido)

O Factur-X combina um ficheiro PDF legível por humanos com dados XML estruturados integrados. Este formato híbrido oferece uma dupla leitura: visual para o destinatário e automatizada para os sistemas informáticos.

A grande vantagem do Factur-X é a sua compatibilidade universal. Os teus clientes podem visualizar a fatura como um PDF convencional, enquanto o seu software de contabilidade extrai automaticamente os dados estruturados. Esta automatização reduz consideravelmente os erros de introdução de dados e acelera o processamento.

Este formato está em conformidade com a norma europeia EN 16931 e está a tornar-se progressivamente a norma em França. Os escritórios de advogados adoptam-no em massa devido à sua facilidade de utilização.

O formato UBL (Universal Business Language)

A UBL é uma norma XML internacionalmente reconhecida, desenvolvida pela OASIS. Este formato puramente estruturado não contém qualquer representação visual, apenas dados legíveis por máquina.

As grandes empresas e as autoridades públicas escolhem frequentemente o UBL pelas suas capacidades de integração avançadas. Permite a automatização completa dos processos de faturação, desde a emissão até ao pagamento, e integra-se perfeitamente com o software jurídico moderno.

Para as empresas que lidam com clientes internacionais ou grandes organizações, o domínio da UBL é um ativo estratégico.

O formato CII (fatura interprofissional)

O CII é uma alternativa XML desenvolvida pela UN/CEFACT. Mais compacta do que a UBL, oferece, no entanto, uma gama comparável de funções para a faturação normal.

Este formato integra-se particularmente bem em ambientes EDI (Electronic Data Interchange). A sua estrutura simplificada facilita a implementação técnica, garantindo a conformidade regulamentar.

O formato Factur-X (Híbrido)

O Factur-X combina um ficheiro PDF legível por humanos com dados XML estruturados integrados. Este formato híbrido, baseado na norma alemã ZUGFeRD, oferece uma dupla leitura: visual para o destinatário e automatizada para os sistemas informáticos.

A grande vantagem do Factur-X é a sua compatibilidade universal. Os seus clientes podem visualizar a fatura como um PDF convencional, enquanto o seu software de contabilidade extrai automaticamente os dados estruturados. Compatível com 99% das ferramentas de faturação francesas, este formato facilita muito a integração técnica.

O Factur-X oferece seis perfis diferentes para responder a diferentes necessidades: Mínimo, Básico WL, Básico, EN 16931, Conforto e Alargado. O perfil Mínimo, que contém os dados obrigatórios para a conformidade legal, é suficiente para a maioria dos escritórios de advogados. Os perfis superiores oferecem níveis de detalhe crescentes para estruturas que requerem maior automatização.

Este formato está em conformidade com a norma europeia EN 16931 e está a tornar-se gradualmente a norma em França. Os escritórios de advogados estão a adoptá-lo em massa no âmbito da sua transformação digital devido à sua facilidade de utilização e flexibilidade.

O formato UBL (Universal Business Language)

A UBL é uma norma XML internacionalmente reconhecida, desenvolvida pela OASIS. Este formato puramente estruturado não contém qualquer representação visual, apenas dados legíveis por máquina.

As grandes empresas e as administrações públicas escolhem frequentemente o UBL pelas suas capacidades de integração avançadas. Permite a automatização completa dos processos de faturação, desde a emissão até ao pagamento.

Para as sociedades que lidam com clientes internacionais ou grandes organizações, o domínio da UBL é um ativo estratégico. Este conhecimento técnico reforça a capacidade das sociedades de advogados para responder às exigências dos seus clientes mais sofisticados.

O formato CII (fatura interprofissional)

A CII (Cross Industry Invoice) é uma alternativa XML desenvolvida pela UN/CEFACT, especificamente concebida para a faturação interprofissional. Mais compacta do que a UBL, oferece, no entanto, uma riqueza funcional comparável à da faturação normal, reduzindo a complexidade técnica. A sua estrutura simplificada facilita o processamento automático dos dados de faturação sem comprometer a conformidade com a norma europeia EN 16931.

Este formato integra-se particularmente bem nos ambientes EDI (Electronic Data Interchange) existentes. A sua estrutura simplificada facilita a implementação técnica, garantindo a conformidade regulamentar. Para os escritórios de advogados que trabalham com clientes equipados com sistemas EDI ou que preferem uma abordagem técnica optimizada, o CII é uma opção de alto desempenho que assegura a interoperabilidade com as plataformas de desmaterialização dos parceiros.

Obrigações legais e plataforma de desmaterialização do parceiro

A reforma da faturação eletrónica impõe um calendário progressivo de implantação a todas as empresas sujeitas a IVA em França. Esta obrigação abrange igualmente os escritórios de advogados e distingue dois canais distintos: B2B através das plataformas de desmaterialização de parceiros (PDP) e B2G através do Chorus Pro para as facturas enviadas ao sector público.

O calendário de aplicação divide-se em duas partes. Todas as empresas terão de poder aceitar facturas electrónicas a partir de 1 de setembro de 2026. No que diz respeito à emissão de facturas, a implantação será feita em duas fases: as grandes empresas e as ETI terão de emitir as suas facturas eletronicamente a partir de 1 de setembro de 2026, enquanto as PME e as microempresas terão um período adicional até 1 de setembro de 2027.

As PDP, que devem estar registadas junto da administração fiscal, garantem a autenticidade, a integridade e a legibilidade das facturas electrónicas. Assegura igualmente a transmissão segura ao portal público de faturação e aos destinatários. Estas plataformas desempenham um papel central no ecossistema da faturação B2B.

Para as relações com o sector público, o Chorus Pro é o portal obrigatório desde 2020. As sociedades de advogados que facturam ao Estado, autarquias locais ou instituições públicas já devem utilizar esta plataforma para todas as suas transacções.

O seu software de gestão empresarial deve, por conseguinte, ser compatível com estas plataformas para garantir a conformidade da sua faturação. O incumprimento destas obrigações expõe as empresas a sanções administrativas e fiscais, incluindo a rejeição de facturas pelos destinatários e sanções por não transmissão de dados de faturação às autoridades.

Critérios de seleção de formatos para a tua clínica

Compatibilidade com o teu ecossistema de clientes

Analisa os formatos aceites pelos teus principais clientes. As grandes empresas impõem frequentemente formatos específicos, como o UBL, enquanto as PME preferem geralmente o Factur-X pela sua simplicidade.

A diversidade da sua carteira de clientes pode exigir uma solução multiformato. Neste caso, o seu software jurídico tem de suportar várias normas em simultâneo. Um bom conhecimento das relações com os seus clientes facilita a escolha do formato mais adequado às suas necessidades.

Capacidades de integração técnica

Avalia a compatibilidade do formato escolhido com a tua infraestrutura de TI existente. Deve haver uma integração perfeita com o teu software de contabilidade e o teu sistema de gestão de clínicas.

Os formatos híbridos, como o Factur-X, oferecem geralmente uma transição mais suave, uma vez que permanecem legíveis mesmo sem integração total. Os formatos puramente estruturados requerem uma infraestrutura técnica mais robusta e podem beneficiar de uma automatização avançada dos processos.

Conformidade regulamentar e sustentabilidade

Escolhe formatos conformes à norma europeia EN 16931. Esta conformidade garante que as tuas facturas serão aceites por todos os agentes económicos europeus e simplifica as tuas obrigações administrativas desmaterializadas.

A sustentabilidade do formato é também um critério essencial. A Factur-X, apoiada pelas autoridades francesas e alemãs, oferece sólidas garantias de desenvolvimento e manutenção a longo prazo.

Compatibilidade com o teu ecossistema de clientes

Analisa os formatos aceites pelos seus principais clientes em função do seu sector de atividade. O sector público exige a utilização do Chorus Pro, que aceita os formatos UBL e CII para todas as facturas enviadas às administrações e autarquias locais.

As grandes empresas privadas preferem geralmente o UBL ou o Factur-X Extended devido às suas capacidades avançadas de automatização. Estes formatos permitem uma integração total com os seus sistemas sofisticados de gestão financeira. Em contrapartida, as PME estão geralmente satisfeitas com o Factur-X Minimum, que responde às suas necessidades de faturação sem exigir uma infraestrutura técnica complexa.

A grande vantagem do Factur-X é a sua legibilidade universal: mesmo sem um sistema informático sofisticado, os seus clientes podem consultar a fatura como se fosse um PDF convencional. Esta versatilidade explica porque é que mais de 70% das empresas francesas optam por este formato híbrido.

A diversidade da tua carteira de clientes pode exigir uma solução multiformato. Neste caso, o seu sistema de gestão da prática deve suportar várias normas em simultâneo para garantir a compatibilidade com todos os seus contactos profissionais.

Capacidades de integração técnica

Avalia a compatibilidade do formato escolhido com a tua infraestrutura de TI existente. Deve haver uma integração perfeita com o seu software de contabilidade, o seu sistema de gestão da prática e as suas ferramentas de cálculo de honorários. Uma interoperabilidade óptima garante a transmissão automática dos dados de faturação sem reintrodução manual.

Os formatos híbridos, como o Factur-X, oferecem geralmente uma transição mais suave, uma vez que permanecem legíveis mesmo sem integração total. Os formatos puramente estruturados requerem uma infraestrutura técnica mais robusta. A tecnologia moderna facilita esta integração, oferecendo conectores normalizados e API dedicados à faturação eletrónica.

Conformidade regulamentar e sustentabilidade

Escolhe formatos que estejam em conformidade com a norma europeia EN 16931. Esta conformidade garante que as suas facturas serão aceites por todos os agentes económicos europeus e faz parte de uma abordagem global à conformidade legal do software.

A sustentabilidade do formato é também um critério essencial. O Factur-X, apoiado pelas autoridades francesas e alemãs, oferece sólidas garantias de desenvolvimento e manutenção a longo prazo.

Implementação prática na tua prática

A adoção de um formato de faturação eletrónica requer uma preparação metódica e um planeamento orçamental realista. Começa por auditar os teus processos de faturação actuais e identificar potenciais áreas de melhoria. O tempo necessário para a implementação varia geralmente de 2 a 6 meses, dependendo da complexidade da sua clínica e do volume de facturas processadas.

O custo da conformidade varia consideravelmente em função da solução escolhida. Alguns softwares de gestão incorporam a faturação eletrónica sem custos adicionais, enquanto as soluções dedicadas podem representar um investimento de vários milhares de euros. No entanto, o retorno do investimento é significativo: as empresas referem uma redução de 30 a 50% nos custos de processamento das facturas graças à automatização.

Dá formação à tua equipa sobre as caraterísticas específicas do formato escolhido, prevendo 2 a 4 horas de formação por utilizador. O êxito da transição depende, em grande medida, da adesão do pessoal que emite e gere diariamente as facturas. Não hesites em recorrer a prestadores de serviços especializados ou em contactar os organismos profissionais que oferecem um apoio específico aos escritórios de advogados.

Testa o novo sistema com um grupo restrito de clientes antes de o implementar em toda a empresa. Esta abordagem gradual limita os riscos e permite-lhe ajustar os parâmetros à medida que vai ganhando experiência. Identifica as competências técnicas necessárias internamente ou considera a possibilidade de recorrer a um consultor para facilitar a integração com as ferramentas existentes.

Certifica-te de que a tua solução cumpre os requisitos de retenção de facturas electrónicas. O arquivo deve garantir a acessibilidade e a integridade dos documentos durante o período de retenção legal. Deves também informar-se sobre os esquemas de assistência e apoio oferecidos pelos organismos profissionais para facilitar esta transição digital.

Optimiza a tua faturação com o formato eletrónico correto

A escolha do formato da fatura eletrónica tem um impacto direto na eficácia administrativa da sua empresa. O Factur-X é o modelo preferido pela maioria dos escritórios de advogados franceses, graças ao seu equilíbrio entre simplicidade e funcionalidade.

A antecipação das obrigações regulamentares coloca-o numa posição competitiva forte. As empresas que já dominam a faturação eletrónica beneficiam de uma economia de tempo substancial e de uma redução dos custos administrativos.

Investir numa solução adaptada às suas necessidades específicas é uma forma de modernizar as suas práticas comerciais. A faturação eletrónica não é apenas uma obrigação regulamentar, mas também uma oportunidade para otimizar os seus processos internos, nomeadamente em termos de gestão de documentos legais e de rastreabilidade financeira.