A escolha das instalações é uma decisão estratégica importante em termos de domiciliação e de gestão aquando da criação de um escritório de advogados. A localização, a dimensão e a disposição dos escritórios têm um impacto direto na imagem profissional, na domiciliação, na gestão, na acessibilidade dos clientes e na eficácia operacional. Este guia acompanha-te no processo crucial de instalação e gestão dos teus escritórios, para que possas criar bases sólidas para a tua atividade jurídica.

O que são instalações para um escritório de advogados?

As instalações de uma sociedade de advogados são o espaço profissional imobiliário e de domiciliação dedicado ao exercício da profissão de advogado. Consoante o imóvel e o modelo de negócio escolhido, pode tratar-se de um escritório individual, de um escritório de grupo ou de uma sociedade de advogados que agrupa vários profissionais. Em França, cerca de 65% dos advogados exercem a sua atividade em imóveis e práticas profissionais individuais, enquanto 35% optam por estruturas colectivas.

Estas instalações incluem, em geral, gabinetes individuais, uma sala de reuniões, uma área de receção (10 a 15 m² para uma sala de espera funcional) e locais seguros para guardar os processos. As instalações devem respeitar as exigências deontológicas da profissão, nomeadamente o segredo profissional, que exige uma insonorização entre gabinetes, e garantir a independência doadvogado no exercício das suas funções.

O espaço profissional deve igualmente integrar as necessidades tecnológicas modernas do edifício e respeitar as normas de acessibilidade para os deficientes. A superfície do escritório varia em função da dimensão do edifício: é necessário um mínimo de 15 m² por advogado para uma disposição funcional que inclua um escritório, um espaço de arrumação e as circulações necessárias.

Critérios de localização estratégica

A localização do teu escritório determina em grande parte a tua visibilidade e acessibilidade num edifício, tendo um impacto de até 30% nas tuas vendas, de acordo com estudos sectoriais. Escolhe os bairros comerciais ou os centros das cidades onde se concentram as empresas e as instituições. A proximidade do tribunal de negócios é uma vantagem considerável: idealmente situado num raio de 500 metros a 1 quilómetro, optimiza as suas deslocações profissionais, reforçando a sua credibilidade junto dos clientes.

Os transportes públicos e o estacionamento na empresa e no edifício têm um impacto direto na satisfação do cliente. Um escritório jurídico que seja facilmente acessível de carro e de transportes públicos alargará a sua área de influência. Verifica também a existência de sinalização legal autorizada e a visibilidade do escritório a partir da rua, ambos cruciais para a tua reputação local. Analisa a concorrência local e as possíveis sinergias com outras profissões jurídicas baseadas em escritórios, em especial as oportunidades de colaboração entre colegas de arrendamento.

A reputação da zona e o seu desenvolvimento futuro têm um impacto na imagem do teu consultório e no arrendamento da tua clínica. Avalia o horário de funcionamento do bairro do teu consultório e a sua animação à noite, pois são factores determinantes para a localização e a flexibilidade das consultas dos clientes. Para as zonas em desenvolvimento, analisa os planos de urbanização do teu consultório, o crescimento demográfico e as previsões de criação de empresas nos próximos 5 anos antes de investires no teu arrendamento, mesmo que os custos iniciais possam ser mais elevados.

Aspectos regulamentares e normas a respeitar

O teu escritório arrendado deve respeitar as regras de acessibilidade para as pessoas com deficiência, que são obrigatórias para todos os estabelecimentos abertos ao público. Esta obrigação aplica-se aos acessos, à circulação interna e às instalações sanitárias dos escritórios arrendados. As obras de adaptação de um escritório arrendado a estas normas representam um investimento entre 5.000 e 15.000 euros, consoante a superfície e o equipamento necessários. Em caso de incumprimento, podes incorrer em multas que podem ir até 45 000 euros para uma pessoa colectiva envolvida no sistema judicial, bem como em encerramento administrativo temporário.

As normas de segurança contra incêndios são aplicáveis em função da classificação do teu escritório alugado. Verifica as exigências em matéria de saídas de emergência, iluminação de emergência e sistemas de alarme junto da comissão local de segurança para escritórios de advogados. O respeito pelo sigilo profissional impõe igualmente restrições em matéria de insonorização entre os escritórios de advogados existentes. Paralelamente, é necessário inscrever-se na prefeitura e confirmar a sua inscrição na Ordem dos Advogados. Estas formalidades demoram geralmente 2 a 4 semanas, consoante a jurisdição, para os advogados da sua zona.

O planeamento comercial pode restringir o estabelecimento de escritórios de advogados em determinadas praças e zonas. Os centros comerciais, as zonas residenciais restritas e certas zonas protegidas proíbem frequentemente a atividade dos advogados e as suas instalações. É essencial que consultes o plano urbanístico local para advogados e que solicites um certificado urbanístico antes de assinares um contrato de arrendamento, para evitar surpresas regulamentares desagradáveis. As inspecções municipais podem ser efectuadas em resposta a relatórios de advogados e podem resultar em notificações formais com prazos para a tomada de medidas corretivas.

Arranjo e equipamento do teu estabelecimento comercial

A disposição do teu escritório de advogados reflecte o teu profissionalismo enquanto advogados e influencia a confiança dos teus clientes. Proporciona uma área de receção acolhedora para os advogados, com um balcão de receção discreto para garantir a confidencialidade. Os gabinetes individuais devem garantir a privacidade para as reuniões com os clientes e proporcionar um ambiente de trabalho ótimo, com conhecimentos especializados e disposição.

A existênciade infra-estruturas e equipamentos tecnológicos modernos é essencial para a eficiência operacional das competências. Tem em conta a necessidade de cablagem informática, telefonia e sistemas de segurança desde a fase de conceção. Um software de gestão de escritórios de advogados de elevado desempenho requer uma infraestrutura de rede adequada, tal como as soluções de faturação profissional, com conhecimentos especializados e layout.

A sala de reuniões é um ponto central de conhecimento e anúncio para negociações e reuniões importantes com clientes. Equipa-a com um conjunto de sistemas de videoconferência e ferramentas modernas de apresentação em png. O armazenamento seguro de ficheiros, físicos ou digitais, requer uma atenção especial em termos de perícia e de comunicação para garantir a confidencialidade.

Para tirar o máximo partido dos teus conhecimentos em matéria de conceção de escritórios de advogados, escolhe mobiliário profissional de qualidade e uma iluminação adequada a uma leitura prolongada no teu anúncio.

Orçamento e financiamento do teu estabelecimento comercial

O custo das instalações representa geralmente 15 a 25% do volume de negócios de uma sociedade de advogados (publicidade) (peritagem), variando esta proporção em função da dimensão da sociedade e da sua fase de desenvolvimento. Os jovens escritórios de advogados podem gastar até 30% na fase de arranque (publicidade) (peritagem), enquanto as estruturas estabelecidas optimizam esta relação. Na região parisiense, deve esperar pagar entre 400 e 800 euros por m² por ano, consoante o sector (publicidade) (escritórios). Nas províncias, as tarifas variam entre 150 e 400 euros por m² por ano (anúncio) (escritórios).

Para além da renda, deves também ter em conta os custos de aluguer, de equipamento e de equipamento tecnológico. No caso dos escritórios, deves também ter em conta os custos acessórios que muitas vezes não são tidos em conta: seguro profissional das instalações, despesas de gestão, impostos prediais e recolha de resíduos domésticos. O equipamento dos advogados representa um investimento inicial entre 3 000 e 8 000 euros por posto de trabalho, em função das necessidades do escritório e da suite. Os trabalhos de adaptação custam, em média, 200 a 500 euros por m², dependendo do nível de acabamento exigido para os escritórios e a suite.

As soluções de financiamento para a profissão de advogado incluem empréstimos comerciais, locação financeira de equipamento e aluguer de bens. Algumas autarquias oferecem bolsas de arranque para jovens advogados em zonas desfavorecidas. Para reduzir os custos, considera a possibilidade de partilhar instalações com outros profissionais do direito ou espaços especializados de coworking jurídico. Prevê um depósito de 3 a 6 meses de renda, dependendo das negociações.

Negoceia cuidadosamente as cláusulas contratuais do arrendamento comercial, nomeadamente o prazo, as condições de renovação e a atribuição de obras. Um contrato de 9 anos com direito a rescisão de três em três anos dá-te a flexibilidade necessária para adaptares o teu espaço à evolução da tua atividade. Presta especial atenção às cláusulas de indexação da renda e às condições de revisão da avença.