Política de privacidade

LegalProd atribui grande importância à proteção da sua privacidade. É por isso que adoptámos princípios comuns na nossa política de confidencialidade.
LegalProd SAS, com sede social em 16-18 rue de Londres, 75009 Paris, é responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais. O presente documento tem por objetivo informar-te sobre a forma como utilizamos e protegemos os teus dados pessoais, bem como as razões pelas quais tratamos esses dados.
Aplica-se uniformemente a todos os serviços prestados pela LegalProd, especificando-se que te podem ser comunicadas informações adicionais, se necessário, no caso de uma encomenda específica.

I- QUE DADOS PESSOAIS TRATAMOS?

A recolha de dados pessoais é limitada ao estritamente necessário (princípio da minimização dos dados).
Recolhemos e utilizamos apenas os dados pessoais de que necessitamos para levar a cabo as nossas actividades comerciais e para lhe fornecer produtos e serviços personalizados e de elevada qualidade.

Podemos recolher várias categorias de dados pessoais do utilizador, em particular:

• Dados de identificação e de contacto (empresa, apelido, nome próprio, endereço postal e eletrónico, número de telefone, número de fax, sexo, diploma, cargo e assinatura);
• Informações necessárias à expedição e gestão das suas encomendas (endereço de entrega, endereço de faturação, número de IVA intracomunitário, etc.).
• Dados de identificação e de autenticação, nomeadamente aquando da utilização dos nossos serviços (registos técnicos, traços informáticos, informações de segurança, endereço IP);
• Dados relativos às interacções connosco nos nossos sítios Web, nas nossas aplicações, nas nossas páginas, nas redes sociais, durante entrevistas e conversas telefónicas ou em vídeo e em mensagens de correio eletrónico).

Em caso algum recolheremos dados sensíveis.
Os dados que utilizamos podem ser recolhidos diretamente de ti ou obtidos a partir das seguintes fontes, com o objetivo de verificar ou enriquecer as nossas bases de dados:

• Publicações/bases de dados acessíveis pelas autoridades oficiais (Jornal Oficial) ;
• Prestadores de serviços ;
• Terceiros, tais como organizações de informação comercial, em conformidade com os regulamentos de proteção de dados;
• Sítios Web/directórios/bases de dados/páginas de redes sociais que contenham informações que o utilizador tenha tornado públicas ou que tenham sido tornadas públicas por terceiros.

Além disso, cada formulário indica :

• Quais são os objectivos da recolha destes dados?
• Se estes dados são obrigatórios ou facultativos para a gestão do seu pedido;
• Quem o poderá ler (em princípio, apenas a LegalProd, exceto se estiver especificado no formulário que será transmitido a terceiros para gerir o seu pedido);
• Os seus direitos em matéria de proteção de dados e a forma de os exercer junto da LegalProd.

II. CASOS ESPECIAIS DE RECOLHA DE DADOS, EM PARTICULAR A RECOLHA INDIRECTA DE DADOS

LegalProd pode recolher informações sobre o utilizador mesmo que este não seja um cliente. A lista seguinte (não exaustiva) é um exemplo das categorias de dados pessoais recolhidos pela LegalProd junto de não clientes, tais como :

• Perspectivas,
• Instruir as partes ou beneficiários nas transacções efectuadas em relação a um cliente ;
• Funcionários dos nossos prestadores de serviços ;
• Rede de distribuição de parceiros.

 

Anexos à Política de Privacidade – Operações de tratamento específicas

 

1. Tratamento de dados sensíveis – Integração do Nylas (correio eletrónico, calendário e contactos)

Como parte do nosso serviço, oferecemos uma função de sincronização de e-mails, calendários e contactos através da API do nosso parceiro Nylas. Esta integração permite-lhe automatizar a gestão dos compromissos, as trocas de e-mail, a centralização dos contactos e o acompanhamento das tarefas associadas.

*Natureza dos dados tratados:*
– Conteúdo do correio eletrónico (assunto, corpo da mensagem, anexos)
– Informações do calendário (título, descrição, data, hora, participantes)
– Metadados associados (remetente, destinatário, endereço de correio eletrónico, etc.)
– *Contactos extraídos da caixa de entrada do correio eletrónico* (nome, endereço de correio eletrónico, organização, número de telefone, etc.)

*Nota sobre os contactos:*
Os contactos são *lidos da caixa de correio eletrónico do utilizador* no momento da sincronização. São *registados na base de dados* para serem utilizados na nossa interface. *Não é efectuado qualquer tratamento, alteração ou eliminação na própria caixa de correio eletrónico. Todo o tratamento é efectuado exclusivamente na nossa base de dados.

*Finalidade do tratamento:*
Os dados são utilizados exclusivamente para visualização e sincronização na nossa interface, automatizando tarefas, enriquecendo a base de dados de contactos e melhorando a produtividade do utilizador.

*Base legal:*
– Execução do contrato (artigo 6.1.b RGPD)
– Consentimento explícito do utilizador

*Medidas de segurança e subcontratação:*
Os dados são transmitidos de forma segura. A Nylas actua como um subcontratante em conformidade com o RGPD. Existe um contrato de subcontratação que garante a confidencialidade e a segurança dos dados.

*Duração do armazenamento:*
Os dados não são armazenados para além do estritamente necessário. A desconexão tem como consequência a eliminação dos dados sincronizados.

*Direitos dos utilizadores:*
Acesso, retificação, apagamento, oposição, limitação, portabilidade, retirada do consentimento.

2. Utilização da inteligência artificial (IA)

• Objetivo :

– Assistência à escrita
– Sugestões de tarefas e respostas
– Análise e extração de dados
– Classificação inteligente

• Processamento de dados :

Conteúdo introduzido, metadados de utilização, histórico sob pseudónimo. Nenhum dado é utilizado para gerar modelos acessíveis a terceiros.

• Não tomas decisões automatizadas :

O utilizador mantém o controlo total. Nenhuma decisão jurídica ou financeira é tomada sem validação humana.

• Base jurídica :

Interesse legítimo (6.1.f), execução do contrato (6.1.b), consentimento para determinadas funções.

• Direitos :

Informação, oposição, retirada, revisão humana.

 

3. Integração da assinatura eletrónica – API do Yousign

• Dados tratados :

– Apelido, nome próprio, e-mail, telefone, IP
– Conteúdo dos documentos a assinar
– Prova de assinatura e certificados de assinatura

• Objetivo :

– Gestão de assinaturas electrónicas
– Fornecimento de provas legais

• Subcontratação e segurança :

A Yousign é um subcontratante certificado, com alojamento na UE, encriptação, eIDAS e conformidade com o RGPD.

• Duração :

Conservação de acordo com os requisitos legais (5 a 10 anos).

• Direitos do utilizador :

Acesso, cópia, apagamento (sujeito a retenção legal), objeção.

III. PORQUÊ E COM QUE FUNDAMENTO UTILIZAMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS?

A. PARA CUMPRIR AS NOSSAS OBRIGAÇÕES LEGAIS E REGULAMENTARES

Utilizamos os seus dados pessoais para cumprir várias obrigações legais e regulamentares.

B. PARA EXECUTAR UM CONTRATO COM O UTILIZADOR OU PARA LHE FORNECER INFORMAÇÕES PRÉ-CONTRATUAIS

Utilizamos os seus dados pessoais para concluir e executar os nossos serviços, incluindo :

• Para lhe fornecer informações sobre os nossos produtos e serviços;
• Acompanhá-lo nos seus pedidos.

No âmbito da gestão das relações com os clientes, em particular :

• Gestão e fornecimento de produtos e serviços.

IV. A QUE CATEGORIAS DE ENTIDADES PODEM SER DIVULGADOS OS SEUS DADOS PESSOAIS?

Os dados pessoais recolhidos no âmbito dos serviços oferecidos pela LegalProd são tratados através de protocolos seguros e permitem à LegalProd gerir os dados recebidos nas suas aplicações informáticas. Para cumprir os objectivos acima mencionados, podemos divulgar os seus dados pessoais apenas a :

• Prestadores de serviços e subcontratantes que prestam serviços em nosso nome;
• Agentes independentes e intermediários ;
• Rede de distribuição ;
• Parceiros comerciais ;
• Autoridades financeiras, autoridades judiciais ou organismos estatais, organismos públicos, a pedido e dentro dos limites permitidos pela regulamentação;
• Algumas profissões regulamentadas, como advogados, notários, auditores e oficiais de justiça.

V. DURANTE QUANTO TEMPO CONSERVAMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS?

Conservamos os seus dados pessoais durante o período mais longo necessário para cumprir as disposições legais e regulamentares aplicáveis, ou durante outro período, tendo em conta as restrições operacionais. No caso dos clientes, a maioria das informações é conservada durante a vigência da relação contratual e durante 10 anos após o termo da relação contratual.
No caso dos potenciais clientes, as informações são conservadas durante 3 anos a partir da data em que foram recolhidas ou do nosso último contacto consigo.

VI. QUAIS SÃO OS SEUS DIREITOS E COMO OS PODE EXERCER?

Em conformidade com a regulamentação aplicável, o utilizador dispõe de um certo número de direitos:

• Direito de acesso: pode obter informações sobre o tratamento dos seus dados pessoais e uma cópia dos mesmos;
• Direito de retificação: se considerar que os seus dados pessoais são inexactos ou incompletos, pode solicitar que sejam alterados em conformidade;
• Direito ao apagamento: o utilizador pode solicitar o apagamento dos seus dados pessoais na medida do permitido por lei;
• Direito de restringir o tratamento: o utilizador pode solicitar que o tratamento dos seus dados pessoais seja restringido;
• Direito de oposição: pode opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais por motivos relacionados com a sua situação particular. O utilizador tem o direito absoluto de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais para efeitos de prospeção comercial, incluindo a definição de perfis associada a essa prospeção;
• Direito à portabilidade dos seus dados, quando este direito for aplicável, tem o direito de obter a devolução dos dados pessoais que nos forneceu ou, quando tecnicamente possível, a sua transferência para terceiros;
• O direito de definir instruções para a conservação, o apagamento ou a divulgação dos seus dados pessoais, aplicável após a sua morte;
• Direito de retirar o seu consentimento: se tiver dado o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais, tem o direito de o retirar em qualquer altura.

Para saber como exercer os direitos acima referidos, visite a nossa página “Tratamento dos seus dados pessoais”. Em conformidade com a regulamentação aplicável, o utilizador tem o direito de apresentar uma queixa junto da autoridade de controlo competente, como a CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) em França.

VII. COMO PODE FICAR A SABER DAS ALTERAÇÕES A ESTE DOCUMENTO DE INFORMAÇÃO SOBRE DADOS PESSOAIS?

Num mundo em constante evolução tecnológica, actualizaremos regularmente este documento informativo. Convidamo-lo a consultar a versão mais recente do presente documento no nosso sítio Web e informá-lo-emos de quaisquer alterações substanciais através dos nossos sítios Web ou dos nossos meios de comunicação habituais.

VIII. COMO CONTACTAR-NOS

Se tiver alguma dúvida sobre a utilização dos seus dados pessoais, tal como descrito no presente documento, pode contactar-nos através do nosso endereço de correio eletrónico contact@legalprod.com.