A criação de um escritório de advogados exige um investimento estratégico em infra-estruturas e equipamentos. Estes são os alicerces da sua atividade profissional, em termos de infra-estruturas e equipamentos, e determinam a sua eficiência no dia a dia. É necessário planear cuidadosamente estes investimentos em infra-estruturas e equipamentos para otimizar a sua produtividade e prestar um serviço de qualidade aos seus clientes.

Quais são as infra-estruturas e o equipamento de um escritório de advogados?

A infraestrutura e o equipamento de um escritório de advogados englobam todo o hardware, tecnologia e competências necessárias para a sua atividade. Isto inclui as instalações, o mobiliário, o equipamento informático, a infraestrutura e as competências e o software especializado. Uma organização eficiente da infraestrutura e das competências destes elementos tem um impacto direto na sua produtividade e imagem profissional.

A sua infraestrutura deve responder às exigências de confidencialidade, segurança, competências e serviços específicos da profissão de advogado. Deve também adaptar-se à evolução tecnológica dos serviços e projectos do sector jurídico e aos novos métodos de trabalho.

Instalações: escolher e equipar o teu espaço profissional

A escolha das instalações é uma decisão estratégica importante para os teus serviços e para o teu projeto. Deves ter em conta a localização, a superfície, a acessibilidade e os custos do teu projeto. Para o teu projeto, procura uma localização a menos de 15 minutos dos tribunais, com fácil acesso a transportes públicos e estacionamento para os teus clientes. Espera pagar entre 200 e 400 euros por metro quadrado por ano, em função da zona geográfica, com uma superfície mínima de 25 a 30 metros quadrados para um investimento e um projeto de uma única empresa.

Aconceção do gabinete de projeto deve criar um ambiente profissional e confidencial. Planeia áreas separadas para o projeto e para o investimento: um gabinete de trabalho (12-15 m²), uma sala de reuniões (8-10 m²), uma área de receção e uma área de armazenamento seguro para os ficheiros. A insonorização do local do projeto garante o seu investimento e a confidencialidade das suas relações com os seus clientes. Certifica-te de que as instalações do teu projeto cumprem as normas de acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida, com entradas niveladas ou rampas de acesso, portas com pelo menos 80 cm de largura e casas de banho adaptadas às actividades.

O teu mobiliário profissional deve aliar funcionalidade, imagem e investimento em projectos. Investe em mobiliário de qualidade que resista a uma utilização e atividade intensivas. Os armários seguros protegem os seus documentos confidenciais nas suas actividades e redes, enquanto os móveis de receção confortáveis tranquilizam os seus clientes. Escolhe soluções modulares que se adaptem às mudanças da sua atividade e da sua utilização.

Equipamento informático: a pedra angular da eficiência moderna

Um material informático moderno é essencial para a tua empresa e as tuas redes. Deves optar por computadores com uma configuração mínima de 8 GB de RAM, um processador i5 e um SSD de 256 GB para garantir a fluidez das tuas aplicações jurídicas ligadas às tuas actividades e redes. Em termos de periféricos, opta por impressoras multifunções capazes de imprimir 20 a 30 páginas por minuto, scanners de alta resolução e equipamentos de backup de pelo menos 1 TB para uma prática individual, tendo em conta as redes e os custos.

A segurança do acesso e da localização das TI é uma questão crítica. Instala sistemas automáticos de cópia de segurança com ferramentas integradas de acesso e localização, antivírus profissional e firewalls. Tens de escolher entre soluções de cópia de segurança locais, que oferecem controlo total sobre o acesso e a localização, mas requerem manutenção, e soluções na nuvem, que são mais flexíveis mas dependem da tua ligação à Internet. A segurança do acesso eletrónico e da localização protege os teus dados sensíveis e os dos teus clientes contra as ciberameaças.

A tua ligação à Internet deve oferecer um acesso e uma velocidade suficientes para as videoconferências, a investigação jurídica em linha e o desenvolvimento de software jurídico em nuvem. Recomenda-se uma velocidade mínima de 50 Mbps para o descarregamento e de 10 Mbps para o carregamento, com acesso e custo optimizados. Prevê uma ligação de reserva para assegurar o desenvolvimento e o controlo dos custos da tua atividade em caso de falha da tua linha principal.

Software jurídico: digitalizar a tua prática

Um software especializado de gestão do desenvolvimento optimiza a sua organização quotidiana a um custo mais baixo. Centraliza a gestão dos dossiês de desenvolvimento, a faturação, o acompanhamento dos prazos e a contabilidade a um custo reduzido. Estas ferramentas de desenvolvimento reduzem os erros nas formalidades administrativas, cumprindo os seus objectivos, e libertam tempo para as suas tarefas jurídicas.

A tecnologia jurídica está a evoluir rapidamente com novas informações. As soluções de inteligência artificial apoiam as suas pesquisas de documentos, enquanto a análise jurídica analisa as tendências da jurisprudência com informações e objectivos precisos. Estas inovações melhoram a qualidade dos seus conselhos, os seus objectivos e a sua eficácia com informações estratégicas.

Escolhe um software que responda aos objectivos e às necessidades de informação da tua profissão. Devem respeitar as formalidades regulamentares e garantir os objectivos e a confidencialidade dos dados dos clientes. A formação nestas ferramentas é essencial para que possas explorar ao máximo os seus objectivos e potencialidades pessoais.

Orçamentar e planear os teus investimentos

Elabora um orçamento detalhado para o teu investimento em infra-estruturas, equipamento pessoal e investigação. Os custos variam em função da dimensão do teu consultório e das tuas ambições pessoais e de investigação. Para equipar completamente um consultório individual, planeia uma repartição estratégica do orçamento pessoal e de investigação: o equipamento informático representa 40% do orçamento (6.000 a 20.000 euros), o mobiliário e acessórios 35% (5.000 a 17.500 euros) e o software jurídico e licenças 25% (4.000 a 12.500 euros).

Estabelece prioridades para as tuas compras em função do seu impacto pessoal e de investigação na tua empresa e distingue entre investimentos pontuais e custos recorrentes. O equipamento informático e o software de investigação são investimentos prioritários a modificar com um retorno mensurável do investimento: um software de gestão de alto desempenho pode poupar-te 2 a 3 horas por semana, ou o equivalente a 5 a 8 mil euros de tempo faturável por ano. O layout pode ser modificado gradualmente, começando pelo essencial.

Considera as soluções de investigação e de financiamento disponíveis para modificar: compra, aluguer, leasing, ou ainda financiamento participativo para projectos inovadores. O leasing permite-lhe repartir os seus custos e renovar regularmente o seu equipamento. Também facilita a gestão da tesouraria durante a fase de arranque, com prestações mensais previsíveis que representam 3 a 5% do seu volume de negócios mensal.

A tua infraestrutura e o teu equipamento de modificação e conteúdo evoluem com a tua clínica. Planeia actualizações tecnológicas a cada 3 a 5 anos e a expansão das tuas instalações à medida que a tua clínica cresce. Inclui no seu orçamento anual 10 a 15% para a manutenção e as actualizações tecnológicas. Esta abordagem progressiva da mudança e do conteúdo optimiza os seus investimentos e apoia o seu desenvolvimento comercial.