Registo do tempo e faturação – um desafio permanente para as sociedades de advogados

O registo exato das horas de trabalho e a respectiva faturação são cruciais para a rentabilidade de um escritório de advogados. Num ambiente competitivo, as sociedades de advogados são frequentemente confrontadas com a necessidade de adotar métodos de faturação alternativos para satisfazer as necessidades e expectativas dos seus clientes. Estes métodos alternativos, embora benéficos em termos de flexibilidade, colocam também os seus próprios desafios em termos de gestão e de controlo.

Métodos de faturação alternativos: uma visão geral

• Preço fixo/orçamento: É acordado antecipadamente um montante fixo para um serviço específico. Isto oferece previsibilidade ao cliente, mas a empresa deve garantir que o trabalho não excede o custo acordado.
• Taxa máxima: semelhante ao preço fixo, mas com um limite máximo para as taxas que serão cobradas.
• Honorários baseados nos resultados: Os honorários são baseados nos resultados obtidos. Se o advogado ganhar o caso, recebe uma percentagem acordada do acordo.
• Tarifas horárias preferenciais: São oferecidas tarifas reduzidas a determinados clientes, muitas vezes com base na duração da relação ou no volume de trabalho.
• Assinaturas: Os clientes pagam um montante fixo numa base regular (mensal, anual) por uma série de serviços.

Legaltech e pacotes de serviços

Muitas legaltechs adoptaram um modelo de produtos embalados, oferecendo serviços jurídicos normalizados a um preço fixo. Isto responde à procura dos clientes de uma maior transparência e previsibilidade dos custos. No entanto, embora este modelo ofereça simplicidade, pode não ser adequado para casos mais complexos que exijam uma atenção personalizada.

Limites da faturação horária

A faturação à hora é, desde há muito, a norma no sector jurídico. No entanto, tem alguns inconvenientes:

• Falta de previsibilidade: Os clientes podem ter relutância em comprometer-se sem uma ideia clara do custo final.
• Incentivo para trabalhar mais devagar: Em alguns casos, a faturação à hora pode ser um incentivo para trabalhar de forma menos eficiente, a fim de cobrar mais.
• Desalinhamento de interesses: O cliente pretende que o trabalho seja efectuado de forma rápida e eficiente, enquanto o advogado pode ser encorajado a despender mais tempo para aumentar os honorários.

Acompanhamento dos acordos de faturação

Com a diversidade de métodos de faturação, o acompanhamento torna-se um grande desafio. Cada acordo deve ser cuidadosamente documentado, monitorizado e revisto para garantir que os compromissos são cumpridos por ambas as partes. Sem um sistema de gestão robusto, podem ocorrer erros de faturação, o que conduz a litígios e a uma perda de confiança.

Diferenciação entre horas de produção e horas trabalhadas : Análise de desempenho

Na gestão de um escritório de advogados, é essencial distinguir dois tipos de horas: as horas de produção, que estão diretamente ligadas aos montantes facturados e à margem do escritório, e as horas trabalhadas por um advogado, que são utilizadas para avaliar o seu desempenho individual.

Horas de produção: Representam o tempo facturado diretamente ao cliente ou o tempo atribuído a um pacote ou outro método de faturação. Podem ser utilizados para avaliar a rentabilidade de um projeto ou serviço, comparando o tempo efetivamente gasto com o montante facturado. Ao analisar estas horas, a empresa pode determinar o nível real da margem e ajustar as suas tarifas ou métodos de trabalho em conformidade.

Horas trabalhadas: Mesmo que um advogado trabalhe numa base de honorários fixos, é crucial manter um registo das horas efetivamente trabalhadas. Estas horas são utilizadas para avaliar o desempenho individual do advogado, a sua eficácia e a sua capacidade de gestão do tempo. Ao registar estas horas, a empresa pode identificar áreas a melhorar, oferecer formação específica e, acima de tudo, pagar ao advogado o que ele ou ela vale. Um advogado que excede regularmente os seus objectivos ou que gere o seu tempo de forma eficiente pode ser recompensado, o que reforça a motivação e o empenho.

A importância do controlo do tempo nos métodos de faturação alternativos

Mesmo que uma clínica opte por métodos de faturação alternativos, como a faturação a uma taxa fixa, continua a ser essencial manter um registo das horas trabalhadas. Permite-nos não só avaliar a rendibilidade dos processos, mas também medir o desempenho de cada advogado. Sem este controlo, a sociedade corre o risco de subestimar ou sobrestimar o valor contribuído por cada advogado, o que pode conduzir a desequilíbrios na remuneração e no reconhecimento.

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