Na semana passada, fui falar com o meu banco sobre um empréstimo pessoal. Disse-lhe, com muito orgulho, que era o fundador da LegalProd, uma empresa em fase de arranque que desenvolve software de gestão totalmente inovador para escritórios de advogados. OK, admito que levei uma pequena bofetada na cara quando ela disse “software para advogados? Mas eles continuam a usar papel e ditafone! (Ela deve ter andado a ler Les Fourberies de Scapin durante as férias…)”.
No início, não queria discutir, ela pensa o que quer, mas eu conheço os advogados e os meus produtos vendem-se. E depois, passados alguns segundos, disse para mim próprio: não! É preciso explicar-lhe porque é que a inovação e a tecnologia têm o seu lugar de direito na empresa – é o seu empréstimo que está em jogo!
Portanto, sim, a profissão de advogado não é a mais digitalizada, mas o importante é que, uma vez constatado este facto e feita a famosa pergunta “Porquê?
Porque os advogados são demasiado velhos? Não, as estatísticas mostram que a população está a ficar mais jovem.
Porque se perdem rapidamente quando utilizam a tecnologia? Não, pelo contrário, vá aos escritórios de advogados e verá todos os advogados com o telefone ao ouvido ou a conversar com os seus contactos no Whatsapp e com um computador portátil debaixo do braço.
Porque a tecnologia não tem lugar na profissão de advogado? Não, pelo contrário! A tecnologia é uma verdadeira fonte de desenvolvimento para as empresas.
Um software concebido para empresas não responde necessariamente às necessidades de um escritório de advogados. A gestão de processos, o acesso à informação e a comunicação com os clientes exigem funcionalidades adaptadas. A adequação de uma ferramenta avalia-se, portanto, com base nessas necessidades concretas, e não apenas na sua promessa de modernidade. As ferramentas disponíveis e as práticas do escritório têm de se complementar para facilitar o trabalho do dia a dia.
O que é que mudou hoje?
Nos últimos anos, a LegalTech centrou-se nas necessidades reais dos advogados em todas as suas actividades: HRIS, tradução, assistência à redação, EDM, gestão de ficheiros, gestão administrativa da empresa, etc. e agora a Inteligência Artificial.
Os escritórios de advogados começaram a digitalizar-se há cerca de dez anos e, embora ainda estejam relativamente mal equipados, compreenderam perfeitamente as vantagens de se dotarem de tais ferramentas. Sem fazer um estudo exaustivo de tudo o que a digitalização de uma prática pode trazer, podemos concentrar-nos em dois elementos-chave.
Colocar o cliente de novo no centro dos escritórios de advogados
Provavelmente vão dizer-me que a tecnologia está a desumanizar as relações entre as pessoas, que as interacções estão a tornar-se menos pessoais e que as relações humanas estão a tornar-se mais distantes. Mesmo que estes estereótipos sejam difíceis de dissipar, a realidade é bem diferente! A tecnologia e a inovação são, de facto, catalisadores das relações humanas.
Desde há cerca de vinte anos, os consumidores deixaram de ser consumidores passivos para se tornarem actores atentos e cada vez mais exigentes. Querem saber o que estão a comprar, que produtos são utilizados no processo de produção, de onde vêm as suas compras… Em suma, estão a tornar-se cada vez mais exigentes e pedem transparência. O consumo de serviços não é exceção a esta regra.
As empresas, por seu lado, não têm outra opção senão adaptar-se, uma vez que os consumidores têm agora à sua disposição armas poderosas para fazer ou desfazer um produto, um serviço ou uma marca. Com a Internet, os compradores classificam, avaliam e utilizam as redes sociais para exprimir a sua insatisfação a quem os quiser ouvir. Os escritórios de advogados, como qualquer outra empresa, têm de enfrentar este novo fenómeno.
O outro fator a ter em conta é a alteração dos padrões de consumo. Com a Internet, pode decidir o que comprar em linha, encomendar em linha e controlar o seu ficheiro em linha. O advento do teletrabalho só veio acelerar esta tendência. Cada vez mais advogados me dizem que vêem cada vez menos os seus clientes!
Os escritórios de advogados estão a ser duramente atingidos por estes desenvolvimentos e têm de lidar com eles. É aqui que a tecnologia se torna uma tábua de salvação.
Em suma, os clientes dos advogados querem :
- Envolver-se no seu caso,
- Ser informado em tempo real sobre a evolução da situação e sobre o trabalho efectuado pelo seu advogado,
- Comunicar facilmente com eles em qualquer altura e à distância.
Para responder a estas necessidades, os advogados podem recorrer à tecnologia para facilitar o acesso remoto através de uma intranet ou utilizar um sistema de conversação seguro, por exemplo.
Nestes exemplos, a tecnologia reduz a distância entre um advogado e o seu cliente.
Um serviço de mensagens adequado pode facilitar a comunicação à distância entre o advogado e o seu cliente, mas o simples facto de ser chamado de «seguro» não elimina o risco de divulgação. O escritório tem, nomeadamente, de proteger as contas, verificar os destinatários e definir o acesso às informações do processo. O cliente pode enviar uma pergunta sem ter de se deslocar, sem que isso implique uma resposta imediata do seu advogado.
Uma área de cliente pode permitir acompanhar certas etapas do processo e enviar documentos à distância. A proteção destas trocas depende, nomeadamente, da autenticação dos utilizadores, das autorizações concedidas e das medidas de segurança do espaço documental; não decorre apenas da existência de um «cofre» digital.
Estes dois exemplos mostram claramente que a tecnologia, quando utilizada corretamente, reduz a distância entre o cliente e o seu advogado e, mais ainda, reforça a noção de confiança, que é essencial no trabalho de um advogado.
A utilização de tais ferramentas coloca o cliente de novo no centro da relação, deixando de o ver como um mero número, mas como um indivíduo único a quem prestamos atenção. E sabem que mais? É exatamente disso que estes novos consumidores estão à espera! É para isso que servem as relações com os clientes!
Criar sinergias na empresa
Já não é necessário demonstrar que o valor acrescentado de um grupo deve exceder a soma do valor dos indivíduos que o compõem. Os escritórios de advogados compreenderam-no e, pelo menos os meus clientes, perguntam-me cada vez mais sobre o assunto.
Ao facilitar a troca de ideias entre sócios, um escritório pode promover sinergias: partilhar experiências, identificar competências complementares ou coordenar um projeto. Esses benefícios dependem da forma como a troca de ideias é organizada e da participação de cada um; não resultam automaticamente do aumento das interações. A tecnologia pode complementar as conversas informais e as reuniões, proporcionando um enquadramento para a partilha de informações.
No entanto, os escritórios de advogados estão sentados numa mina de ouro ainda pouco explorada: a rede interna!
É nesta rede que temos de trabalhar prioritariamente, mas não basta dizê-lo ou querer fazê-lo. Se toda a gente sabe isto e toda a gente concorda, porque é que não está a ser implementado? Porque há obstáculos que a tecnologia pode ultrapassar muito facilmente.
O principal obstáculo resulta das assimetrias de informação: “Se eu der um contacto a um dos meus parceiros, ele fará o mesmo?” “Como posso ter a certeza de que serei pago por uma contribuição comercial?” “Se eu der uma das minhas produções a um parceiro, como posso atribuir-lhe um valor?
Essas questões são legítimas. Uma ferramenta pode facilitar o acompanhamento das trocas, mas as autorizações de partilha e as eventuais modalidades de remuneração são regidas por regras definidas separadamente no seio do escritório.
Um CRM pode ajudar a organizar a partilha de contactos dentro de um escritório, desde que se definam os direitos de acesso de acordo com as funções. Ocultar o nome ou os dados de contacto a certos sócios não constitui uma anonimização se a pessoa continuar a ser identificável ou puder ser reidentificada. A escolha da ferramenta, por si só, não resolve as questões relacionadas com a autorização de partilha ou com a remuneração associadas à angariação de negócios.
Por exemplo, sei que o meu associado tem um contacto de RH em tal e tal empresa, mas não sei quem é, pelo que tenho de lhe pedir autorização para aceder a outras informações, como o apelido, o nome próprio, o número de telefone e o endereço de correio eletrónico…..
Este funcionamento pode tornar a partilha de contactos mais clara: o sócio que pede um contacto identifica o seu interlocutor dentro do escritório e quem o partilha fica com um registo dessa troca. Isto pode promover a cooperação, sem a tornar automática. Uma eventual remuneração ou atribuição da conta depende dos acordos e das regras aplicáveis; não decorre da simples utilização do CRM.
Outra ferramenta fundamental num escritório de advogados é um EDM, que permitirá a todo o escritório encontrar precedentes ou modelos de produção. Mas, mais uma vez, é uma questão de se equipar com um EDM que responda às necessidades dos advogados!
Vamos dar o exemplo de um modelo de documento preparado por um sócio e reutilizado noutro processo. Um sistema de gestão eletrónica de documentos (GED) pode facilitar a sua pesquisa e adaptação, desde que se respeitem os direitos de acesso e a proteção das informações do primeiro cliente. O documento tem de ser adaptado ao novo processo e revisto. A eventual poupança de tempo não determina nem a remuneração entre sócios nem os honorários cobrados ao cliente: estas questões são distintas do armazenamento e da partilha do documento.
E sim! Como vêem, se queremos trabalhar em conjunto, cada uma das partes tem de ter uma vantagem para o fazer, e temos de evitar comportamentos clandestinos.
Portanto, não, os advogados não são anti-tecnologia! Pelo contrário, o atraso na digitalização que os escritórios de advogados registam atualmente deve-se simplesmente ao facto de os editores de software não terem considerado necessário investir neste mercado. Felizmente, esses dias acabaram! As Legaltechs surgiram para desenvolver produtos especializados destinados exclusivamente aos advogados.
Ao ver estas explicações, senti o meu gestor de negócios a rir-se à gargalhada! Penso que é justo dizer que fiz o meu trabalho, como se costuma dizer. Alguns dias mais tarde, chegou a boa notícia: tinha conseguido o meu empréstimo!
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