La semaine dernière je suis allé voir ma banque pour un prêt personnel. Nouvelle Chargée d’Affaires, je suis donc obligé de me représenter, je lui dis assez fièrement que je suis fondateur de LegalProd, une startup qui développe des logiciels de gestion totalement innovants pour les cabinets d’avocats. Bon, j’avoue que j’ai pris une petite claque quand elle m’a dit « des logiciels pour les avocats ? Mais ils en sont encore au papier et au dictaphone ! Mais qu’aller vous faire dans cette galère (Elle a surement dû lire les Fourberies de Scapin pendant ses vacances…) »
Au début, je ne voulais pas argumenter, elle pense bien ce qu’elle veut, mais moi, je connais les avocats et mes produits se vendent. Et puis au bout de quelques secondes, je me suis dit mais non ! Il faut que tu lui expliques pourquoi l’innovation et la technologie ont tout à fait leur place au sein des cabinets, c’est ton prêt qui est en jeu !
Alors oui, la profession d’avocat n’est pas la plus digitalisée, mais l’important une fois qu’on a posé ce fait et la fameuse question du « Pourquoi ? ».
Parce que les avocats sont trop vieux ? Non, les statistiques montrent plutôt une population qui rajeunie.
Parce qu’ils sont rapidement perdus quand ils utilisent des technologies ? Non, au contraire, allez traîner dans les cabinets et vous verrez tous les avocats, téléphone à l’oreille ou discutant avec leurs contacts sur Whatsapp et avec un PC portable sous le bras.
Parce la technologie n’a pas sa place dans le métier d’avocat ? Non bien au contraire ! La technologie est une réelle source de développement pour les cabinets.
Un logiciel conçu pour des entreprises ne répond pas nécessairement aux usages d’un cabinet d’avocats. La gestion des dossiers, les accès aux informations et les échanges avec les clients appellent des fonctions adaptées. L’adéquation d’un outil se juge donc sur ces besoins concrets, plutôt que sur sa seule promesse de modernité. Les outils disponibles et les pratiques du cabinet doivent pouvoir s’articuler pour faciliter le travail quotidien.
Alors qu’est ce qui a changé aujourd’hui ?
Depuis quelques années des LegalTech se sont fortement concentrées sur les besoins réels des avocats et ce dans l’ensemble de leurs activités : SIRH, Traduction, aide à la rédaction, GED, gestion des dossiers, gestion administrative du cabinet… et aujourd’hui Intelligence Artificielle
Les cabinets d’avocats ont donc commencé depuis une dizaine d’années à se digitaliser, même s’ils restent encore assez sous équipés, ils ont parfaitement compris l’intérêt qu’il y avait pour eux de s’équiper de tels outils. Sans faire une étude exhaustive de tout ce que peut apporter la digitalisation d’un cabinet, nous pouvons faire un focus sur deux éléments clés.
Replacer le client au centre des cabinets d’avocats
Vous allez sûrement me dire, que la technologie déshumanise les relations entre les personnes, les interactions deviennent moins personnelles et les rapports humains sont plus distendus. Même si ces stéréotypes ont la vie dure, la réalité est toute autre ! Les technologies et les innovations sont en réalité des catalyseurs de relations humaines.
Depuis maintenant une vingtaine d’années le consommateur n’est plus passif face à sa consommation mais devient aujourd’hui un acteur attentif de plus en plus exigeant. Il tient à être à être informé de ce qu’il achète, des produits utilisés lors du processus de production, de la provenance de ses achats… Bref, il devient de plus en plus exigeant et demande de la transparence. La consommation de services n’échappe pas à cette règle.
Les entreprises quant à elles, n’ont pas d’autres choix que de s’adapter car le consommateur dispose maintenant d’armes puissantes pour faire ou défaire un produit, un service ou une notoriété. Avec Internet, l’acheteur note, évalue, et utilise les réseaux sociaux pour clamer à qui veut le lire son mécontentement. Les cabinets d’avocats comme n’importe quelle entreprise doit faire face à ce nouveau phénomène.
L’autre facteur à prendre en compte est la modification des modes de consommation. Avec Internet, on décide de ses achats en ligne, on commande en ligne on suit son dossier en ligne. L’avènement du télétravail n’a fait qu’accélérer les choses. De plus en plus d’avocats me disent voir de moins en moins leurs clients !
Les cabinets d’avocats sont touchés de plein fouet par ces évolutions et doivent y faire face. C’est ici que la technologie devient une planche de salut.
Si je résume les clients des avocats veulent :
- Devenir acteur de leur dossier,
- Être tenu au courant en temps réel des évolutions et du travail fait par leur avocat,
- Communiquer facilement avec eux à tout moment et à distance.
Pour répondre à ces besoins les avocats peuvent compter sur la technologie en donnant facilement un accès à distance via un Intranet ou utiliser un système de chat sécurisé par exemple.
Dans ces exemples, la technologie réduit les distances entre un avocat et son client.
Une messagerie adaptée peut faciliter les échanges à distance entre l’avocat et son client, mais sa seule appellation « sécurisée » ne supprime pas le risque de divulgation. Le cabinet doit notamment protéger les comptes, vérifier les destinataires et définir les accès aux informations du dossier. Le client peut transmettre une question sans se déplacer, sans que cela implique une réponse immédiate de son avocat.
Un espace client peut permettre de suivre certaines étapes du dossier et de transmettre des pièces à distance. La protection de ces échanges dépend notamment de l’authentification des utilisateurs, des habilitations accordées et des mesures de sécurité de l’espace documentaire; elle ne découle pas de la seule présence d’un « coffre-fort » numérique.
Ces deux exemples montrent bien que la technologie, quand elle est bien utilisée, réduit la distance entre un client et son avocat, plus encore elle renforce la notion de confiance qui est primordiale dans l’activité d’un avocat.
La mise en œuvre de tels outils replace le client au centre de la relation, qui ne se considère plus comme un simple numéro mais comme une personne singulière à qui ont fait attention. Et vous savez quoi ? C’est exactement ce qu’attendent ces nouveaux consommateurs ! C’est ça la relation client !
Créer des synergies à l’intérieur du cabinet
Il n’est plus à montrer que la valeur ajoutée d’un groupe doit dépasser la somme de la valeur des individus qui compose ce groupe. Les cabinets d’avocats l’ont bien compris, en tout cas mes clients m’interrogent de plus en plus sur le sujet.
En facilitant les échanges entre associés, un cabinet peut favoriser des synergies : partager un retour d’expérience, repérer une compétence complémentaire ou coordonner une intervention. Ces bénéfices dépendent de l’organisation des échanges et de la participation de chacun ; ils ne découlent pas automatiquement de la multiplication des interactions. La technologie peut compléter les discussions informelles et les réunions en donnant un cadre au partage d’informations.
Pourtant les cabinets d’avocats sont assis sur une mine d’or encore mal exploitée : le réseau interne !
C’est ce réseau qu’il faut travailler en priorité mais le dire et le vouloir ne suffit pas. Si tout le monde le sait et si tout le monde est d’accord pourquoi n’est-ce pas mis en application ? Car il existe des freins que la technologie peut lever assez facilement.
Le frein principal provient d’asymétries d’informations « si je donne un contact à un de mes associés en fera-t-il de même ? », « Comment être certain d’être rémunéré pour un apport d’affaires ? », « si je donne une de mes productions à un associé, comment la valoriser ? »
Ces questions sont légitimes. Un outil peut faciliter le suivi des échanges, mais les autorisations de partage et les modalités éventuelles de rémunération relèvent de règles définies séparément au sein du cabinet.
Un CRM peut aider à organiser le partage de contacts au sein d’un cabinet, à condition de définir les droits d’accès selon les rôles. Masquer le nom ou les coordonnées à certains associés ne constitue pas une anonymisation si la personne reste identifiable ou peut être réidentifiée. Le choix de l’outil ne règle pas, à lui seul, les questions d’autorisation de partage ou de rémunération liées à un apport d’affaires.
Ainsi, je sais que mon Associé à un contact DRH dans telle société mais je ne sais pas qui il est, je dois alors lui demander l’autorisation pour accéder aux autres informations comme le nom, prénom, téléphone, mail….
Ce fonctionnement peut rendre le partage de contacts plus lisible : l’associé qui sollicite un contact identifie son interlocuteur au sein du cabinet et celui qui le partage conserve la trace de cet échange. Cela peut favoriser la coopération, sans la rendre automatique. Une éventuelle rémunération ou attribution du compte dépend des accords et des règles applicables ; elle ne découle pas de la simple utilisation du CRM.
Un autre outil fondamental au sein d’un cabinet d’avocats est une GED qui va permettre à l’ensemble du cabinet de pouvoir trouver des précédents ou des modèles de production. Mais attention ! encore une fois, il s’agit ici de s’équiper d’une GED qui correspond aux besoins des avocats !
Prenons l’exemple d’un modèle de document préparé par un associé et réutilisé dans un autre dossier. Une GED peut faciliter sa recherche et son adaptation, sous réserve des droits d’accès et de la protection des informations du premier client. Le document doit être adapté au nouveau dossier et relu. Le gain de temps éventuel ne détermine ni la rémunération entre associés ni les honoraires facturés au client : ces questions restent distinctes du stockage et du partage du document.
Et oui ! Vous l’avez compris pour collaborer, il faut que chaque partie ait un avantage à le faire et empêcher les comportements de passager clandestin.
Donc non, les avocats ne sont pas anti-techno ! Bien au contraire, le retard de digitalisation que connaissent aujourd’hui les cabinets est juste dû aux éditeurs de logiciels qui n’ont pas jugé nécessaire d’investir sur ce marché. Heureusement, cette époque est révolue ! Les Legaltech ont vu le jour et développent des produits spécialisés qui s’adressent exclusivement aux avocats.
A la vue de ces explications, j’ai senti ma chargée d’affaires se dérider ! Je crois qu’on peut dire que j’ai fait le taff comme on dit. Quelques jours après, la bonne nouvelle est tombée, j’ai eu mon prêt !!
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